BIOFOS vereinheitlicht und vereinfacht mit Omnia

Das dänschische Abwasseraufbereitungs- und Energieversorgungsunternehmen BIOFOS verbessert und verfeinert seine digitalen Arbeitsplätze mit einem neuen, Omnia-basierten Intranet. Die Lösung ermöglicht es BIOFOS Organisation zu vereinheitlichen und das Engagement der Mitarbeitenden, die interne Zusammenarbeit und die Kommunikation auf allen Ebenen zu verbessern. Die Omnia Plattform hilft darüber hinaus die Kommunikation wesentlich zielgerichteter und persönlicher zu gestalten.

- Unser neuer, verbesserter digitaler Arbeitsplatz gibt unseren Anwendern die Möglichkeit alle Neuigkeiten, interne Diskussionen, Trainings-Programme und Werkzeuge konsolidiert auf einen Blick und über einen einzigen Zugangsweg zuzugreifen. Omnia verschafft außerdem unseren Außendienstmitarbeitenden einen individuellen und personalisierten Zugriff über ihre Smartphones. Das macht es ihnen einfacher, die relevanten und richtigen Informationen schnell zu finden. Darüber hinaus wird es uns helfen, die gesamte Organisation zu erreichen und einzubinden. Die neue Lösung vereinfacht unsere Kommunikation und verbessert gleichzeitig die Zusammenarbeit und den Dialog zwischen unseren verschiedenen Unternehmensbereichen. Alles in allem wird uns das zu einem noch einheitlicheren Unternehmen machen, sagt Stig Dalum, Communication Manager bei BIOFOS.

Gesucht wurde eine leicht administrierbare Standardplattform

BIOFOS ist Dänemarks größte Wasseraufbereitungsgesellschaft. Mit den drei Betriebsstätten in Lynetten, Avedore und Damhusaen klärt die Gesellschaft das Abwasser der mehr als 1,2 Millionen Einwohner von Kopenhagen. Die Rückstände des Reinigungsprozesses werden verwendet, um klimafreundliche Elektrizität, Biogas und Fernwärme zu produzieren. BIOFOS hat einen Jahresumsatz von etwa einer halben Milliarde Dänischen Kronen (ca. 67 Mio. Euro) und beschäftigt knapp 170 Menschen.

Bisher hatte die Gesellschaft ein custom-made SharePoint-basiertes im Einsatz, aber es wurde schwierig und teuer, dieses aktuell zu halten und an die ständig wechselnden Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Außerdem wollte BIOFOS die zuvor voll integrierte Management-Anwendung vom Intranet trennen und als alleinstehende SharePoint Applikation mit dem neuen Intranet verbinden. Im Mai 2020 begann eine Arbeitsgruppe den Intranet Markt nach einer SharePoint-basierten Standardplattform zu durchsuchen, welche eine nahtlose Integration mit Microsoft 365 bietet und leicht zu managen und anzupassen ist. Die Wahl fiel auf Omnia und die Implementierung startete im August desselben Jahres.

- Wir mussten von der Individuallösung weg, bei der wir für jede kleine Änderung, Erweiterung, Konfiguration oder Governance-Anpassung Hilfe von Spezialisten und Entwicklern benötigten. Was wir stattdessen wollten, war eine Plattform, die wir selbst verwalten und anpassen konnten. Als Precio Fishbone Omnia präsentierte, passte alles genau. Die Plattform ist modern, einfach zu administrieren, anpassbar und hat einen großen Funktionsumfang. Darüber hinaus waren Omnias Oberflächen und die visuellen Gestaltungsmöglichkeiten überzeugende Vorteile, sagt Mia Schultze, Manager Intranet Task Force bei BIOFOS.

Die Einbindung der Mitarbeitenden war Schlüssel zum Erfolg

Mia erläutert, dass es sehr viel Zeit gebraucht hat, die richtigen Entscheider und Key-User für das Implementierungsprojekt zu finden. Das war aber wichtig, um ein Team zusammenzustellen, das die Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens möglichst akkurat repräsentiert. Ein anderer entscheidender und zeitaufwändiger Teil des Projekts war, die Informationen die in die neue Plattform übernommen werden sollten auszuwählen, zu kategorisieren und ggfs. auszusortieren. Beim filtern der relevanten Informationen wurde ständig hinterfragt, was die Mitarbeitenden wissen müssen und welche Informationen „nice-to-know“ sind, wobei letztere nachträglich über alternative Kanäle verteilt wurden.

- Wir hatten im Projektverlauf viele hochkompetente und einflussreiche Mitarbeitende daran beteiligt, die Anforderungen unserer Anwender, die funktionellen Bedürfnisse und unsere Arbeitsprozesse zu analysieren. Im Nachhinein hat sich aber zweifelsfrei bestätigt, dass das die richtige Strategie war, denn die endgültige Lösung deckt sehr erfolgreich die Anforderungen unseres Unternehmens in allen Abteilungen und Anwendergruppen. Wir haben außerdem eine Menge an Zeit und Aufwand in die Filterung, Verfeinerung, Klassifizierung und Zieloptimierung unserer Inhalte gesteckt. Das hat es für die Anwender viel leichter gemacht, relevante Informationen, Werkzeige, Arbeitsgruppen und andere Ressourcen zu finden, stellt Mia heraus.

Engere Zusammenarbeit fördert das Engagement

Das neue Intranet wurde im Dezember eingeführt, nur wenige Monate nach Beginn des Implementierungsprojekts. Nun können Anwender zum Beispiel Kollegen und Manager, Medien und Firmen-News im Intranet finden. Mit dem Prozess-Management-Modul von Omnia hat BIOFOS eine verlinkte und visuelle Darstellung der Organisationsstruktur geschaffen. Diese erlaubt es den Usern, Entscheider und ihre Kontaktinformationen direkt im Organigramm zu finden. Das Event-Management-Modul von Omnia wird genutzt, um soziale und weiterbildende Aktivitäten zu erstellen, Einladungen zu versenden und diese Events zu verwalten. Im weiteren Projektverlauf ist BIOFOS nun dabei, die Integration zwischen Omnia und Teams einzuführen. Eine weitere Funktion, nämlich Events und Trainings die im Intranet erstellt werden in Teams verfügbar zu machen wird im Sommer 2021 installiert.

- Das neue Intranet wurde von der gesamten Organisation sehr positiv aufgenommen. Wir haben festgestellt, dass die Aktivitäten auf der Plattform sich deutlich vergrößert haben und wir mehr Kommentare und Diskussionen bezogen auf News und andere Interessensgebiete bekommen. Es ist offensichtlich, dass unsere Mitarbeitenden sehr glücklich damit sind, dass sie per Benachrichtigung über alles was in der Firma passiert informiert werden und dass die Kommunikation zwischen den verschiedenen Bereichen so viel einfacher geworden ist. Wir sind davon überzeugt, dass das die BIOFOS Gemeinschaft enger zusammenrückt und das Engagement für unsere gemeinsamen Ziele und Visionen extrem steigern wird, prophezeit Stig Dalum.