Marktführendes Versicherungsunternehmen RSA nutzt Omnia, um das Wissen seiner Mitarbeiter zu verbessern und die Kommunikation zu fördern

RSA Insurance hat die interne Kommunikation und den Zugang der Mitarbeiter zu relevanten und geschäftskritischen Informationen mit einem neuen Omnia-basierten Intranet und Wissensmanagementsystem verbessert.

"Unser neues Omnia-Intranet hat uns in Bezug auf Funktionalität, Tools und Benutzerfreundlichkeit von gut zu großartig gebracht. Nun ist es für unsere Redakteure viel einfacher, Inhalte zu erstellen, zu veröffentlichen, zu aktualisieren und zu verwalten", sagt Mark Allotey, Intranet Manager bei der RSA Insurance Group. "Die Fähigkeit von Omnia, sich in Microsoft 365-Anwendungen wie Stream, Teams und SharePoint zu integrieren, stellt sicher, dass unser Intranet an vorderster Front steht und alle Mitarbeiter leicht darauf zugreifen können. Die umfangreichen Funktionen und die einfache Bedienung haben es uns ermöglicht, ein attraktives Intranet mit zielführender Navigation und leistungsstarker Suche zu erstellen. Endlich können wir die Inhalte gezielt auf die Mitarbeiter abstimmen, je nachdem, wo sie im Unternehmen arbeiten.

Vollständig in Microsoft integriert - Wissen lebt jetzt in der Cloud

Seit mehr als 300 Jahren hilft die Royal & Sun Alliance (RSA) Insurance Menschen und Unternehmen, ihren Lebensunterhalt zu sichern. Mit Hauptsitz in London ist RSA heute ein multinationaler Versicherer für Privat- und Geschäftskunden, der in ganz Europa und im Nahen Osten tätig ist. RSA beschäftigt im Vereinigten Königreich und in Europa mehr als 5.500 Mitarbeiter und wurde 2021 eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des größten allgemeinen Versicherers in Kanada, der Intact Financial Corporation.

2019 entschied sich das britische Unternehmen RSA, Microsoft 365 zu implementieren und ein neues cloudbasiertes Wissensmanagementsystem für die gesamte Gruppe aufzubauen. Ihr bisheriges Intranet, eine maßgeschneiderte SharePoint 2013-basierte On-Premises-Lösung, war veraltet und nicht mit der Cloud kompatibel.

Nach einer Analyse der Geschäftsanforderungen und verschiedener technischer Lösungen kam RSA zu dem Schluss, dass das Intranet auf eine cloudbasierte Standardplattform aufgerüstet werden sollte, die für die Microsoft 365-Integration vorkonfiguriert und leicht anzupassen ist. Da eine der skandinavischen Tochtergesellschaften von RSA bereits Omnia installiert hatte und mit dem Ergebnis mehr als zufrieden war, entschied sich der globale Hauptsitz, Omnia auch für die britischen Aktivitäten zu übernehmen.

"Omnia bietet uns nicht nur ein sofort einsatzbereites Intranet, sondern hat sich auch als hervorragende Plattform für den Aufbau eines Wissensmanagementsystems erwiesen. Die leistungsstarken Tools und die intelligente Architektur machen es einfach, Inhalte zu erstellen und zu verwalten. Die Möglichkeit, Inhalte zu strukturieren und Seiten mit Hilfe der Omnia-Funktionalität für übergeordnete und untergeordnete Themen zu erstellen, spart uns eine Menge Zeit", so Marc Gooch, Knowledge Management Leader bei der RSA Insurance Group.

Vereinfachte Suche und Nachrichtenfunktionen bringen bahnbrechende Verbesserungen

"Während des Implementierungsprozesses investierten wir viel Zeit in die Verifizierung alter Inhalte, die Erstellung neuer Inhalte und die Neugestaltung unserer Informationsstruktur und Navigation. Sobald wir ein klares Bild davon hatten, wie das neue Intranet aufgebaut und bestückt werden sollte, verlief der eigentliche Migrationsprozess reibungslos und effizient", so Mark Allotey.

Das frühere Intranet von RSA vereinte alle Arten von Nachrichten in einem einzigen Kanal. Heute werden die Nachrichten über zwei getrennte Kanäle veröffentlicht: Unternehmensnachrichten und betriebliche Nachrichten. Laut Mark Allotey zeigt diese scheinbar kleine strukturelle Veränderung bereits Wirkung.

"Unsere Mitarbeiter finden die Nachrichten viel sichtbarer und relevanter als früher. Ich kann sehen, dass das Engagement um unsere Artikel dadurch gestiegen ist. Mit den Page Rollup-Funktionen von Omnia können wir sicherstellen, dass die richtigen Leute die richtigen Nachrichten sehen. Dies geschieht, indem wir unsere Nachrichtenartikel mit relevanten Schlüsselwörtern versehen und auf verschiedene Funktionen oder Standorte im Unternehmen ausrichten. Einige Sachbearbeiter können auch teamspezifische Schlüsselwörter abonnieren, so dass teamspezifische innerbetriebliche Nachrichten auf ihrer Startseite erscheinen. Das ist für die interne Kommunikation von entscheidender Bedeutung.

Insgesamt hat Omnia die interne Kommunikation bei RSA deutlich verbessert und das Wissen der Mitarbeiter mit diesen Schlüsselfunktionen und Vorteilen erhöht:

• Viele Faktoren des Intranets lassen sich leicht anpassen, so dass die Intranet-Redakteure die nötige Kontrolle und Kreativität haben, um ausgezeichnete Kommunikation und Orientierung zu bieten.
  
  
• Vereinfachte Suchfunktion und Mega-Menüs sorgen dafür, dass Versicherer und andere Mitarbeiter bei Bedarf immer die richtigen Informationen zur Hand haben.
  
  
• Die richtigen Nachrichten werden von den richtigen Leuten gesehen - Nachrichtenfunktionen und Page Rollups haben die interne Kommunikation entscheidend verbessert.