Mehr Zeit für die Pflege und Betreuung dank Omnia

Durch die Implementierung eines neuen Intranets und Dokumentenmanagementsystems auf Basis von Omnia konnte die Behörde für Volksgesundheit und medizinische Versorgung von Åland ihre interne Kommunikation maßgeblich verbessern. Die neue Lösung hat für Mitarbeiter die Suche nach erheblichen Informationen und Dokumenten wesentlich vereinfacht, wodurch dem Personal in der gesamten Organisation nun mehr Zeit für andere Dinge bleibt.

- Dank der neuen Lösung hat sich unsere interne Kommunikation verbessert und unsere Prozesse sind nun effizienter. Außerdem sind unsere Dokumente besser organisiert, was auf die schlankere, optimierte Struktur zurückzuführen ist. Aber wir haben noch mehr Arbeit vor uns, bevor die Lösung ganzheitlich implementiert ist. In der nahen Zukunft, wenn alles umgesetzt und die Schulung abgeschlossen ist, werden unsere Mitarbeiter die erheblichen Informationen, Tools und sonstigen Ressourcen wesentlich schneller finden. Dies wird ihnen wiederum mehr Zeit für die Betreuung und Versorgung unserer Patienten verschaffen, meint Ann Riis, die Kommunikationskoordinatorin von Åland Health and Medical Care.

Einheitliche digitale Arbeitsumgebung für Ålands Gesundheitsversorgung

Åland Health and Medical Care (ÅHS) ist für die Gesundheits- und medizinische Versorgung auf der gesamten Insel von Åland verantwortlich. Die Organisation, welche ihre Leistungen für die Bewohner von Åland sowie die Besucher der Insel erbringt, bietet ein umfassendes Programm von der präventiven Gesundheitsversorgung zu fachmedizinischen Dienstleistungen. Neben dem Betrieb von Gesundheitszentren, medizinischen Einrichtungen und häuslichen Pflegediensten auf der Insel betreibt das Unternehmen auch Facharzt- und Zahnarztkliniken gemeinsam mit Reha-Kliniken, Pflegeheimen, Diabetes- und Lifestyle-Zentren.

In der Vergangenheit nutzte ÅHS ein eigenständig entwickeltes Intranet, dessen Navigation und Support sich schwer gestalteten und dass sich zu einem undurchdringlichen Netz entwickelt hatte. Es fiel auch schwer, mit den Anforderungen der Benutzer und den neuen technologischen Entwicklungen Schritt zu halten. Die Organisation musste dringend ihre interne Kommunikation und die Zugänglichkeit zu den Informationen verbessern. Ferner benötigte sie ein sichereres und effizienteres Dokumentenmanagement. Daher entschied sich ÅHS für die Implementierung einer neuen, standardisierten, Cloud-basierten Intranetplattform und eines Dokumentenmanagementsystems. Die Wahl fiel auf Omnia. Ann Riis erklärt warum:

- Wir waren auf der Suche nach einer modernen digitalen Arbeitsumgebung, wobei alle Informationen, Ressourcen, Office-Produktivitäts- und -Collaboration-Tools über eine einzige Benutzeroberfläche zugänglich sein sollten. Daher entschieden wir uns zeitgleich mit der Implementierung der neuen Intranetplattform für die Migration zu Office 365. Da Omnia Dokumentensupport sowie eine reibungs- und nahtlose Integration mit Office 365 bietet, war es die Lösung, die unsere Bedürfnisse am besten erfüllte.

ÅHS entschied sich für Precio Fishbone als Implementierungspartner. Projektstart war Herbst 2017, wobei das neue Intranet und Office 365 im darauffolgenden Jahr in der gesamten Organisation installiert wurden. Ann fasst zusammen:

- Unsere neue digitale Arbeitsumgebung richtet sich an die gesamte Organisation mit ihren rund eintausend Benutzern. Unter ihnen finden sich alle Arten von Fachkräften, angefangen vom Pflegepersonal und den Ärzten über das Verwaltungspersonal hin zu den Reinigungskräften.

Klinisch rein dank Omnia

Ohne angemessenes Dokumentenmanagementsystem fiel es ÅHS schwer, den Überblick über die verschiedenen Dokumentenversionen zu behalten sowie die Verwendung der breiten Palette von Dokumentenvorlagen und -arten zu verwalten und zu kontrollieren. Die Dokumentenmenge war einfach überwältigend und es gab unzählige Duplikate sowie veraltete und fehlerhafte Dokumente. Ann und ihr Team begannen mit einer „gründlichen Reinigung“ der Dokumentenordner und -struktur.

- Wir kategorisierten alle Dokumente nach Inhalt und Verfasser. Daraufhin ersuchten wir die Verfasser, all ihre Dokumente durchzugehen und uns wissen zu lassen, welche nach wie vor relevant sind. Sie mussten uns vor einem bestimmten Stichtag Bescheid geben und alle Dokumente, die auf ein Jahr vor 2013 datiert waren und die der Verfasser nicht speichern wollte, wurden einfach nicht in das neue System übernommen. Diese Methode war für die Aussortierung unnötiger Dokumente äußerst effizient und zugleich konnte dadurch die Gesamtmenge von Dokumenten vermindert werden, erklärt Ann.

Die restlichen Dokumente wurden in Omnia mit einer klar organisierten Struktur und Funktionen für die Dokumentenkontrolle neu veröffentlicht. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Verfasser die richtigen Vorlagen, Dokumentenarten und Benennungsverfahren verwenden. Das neue Dokumentenmanagementsystem wird für Prozesse im Bereich der Gesundheits- und medizinischen Versorgung, Behandlungsanweisungen, Dosierungen, rechtliche Verpflichtungen, zu beachtende Bestimmungen usw. verwendet. Der nächste Schritt ist die Migration anderer Dokumentenarten in das System.

- Das neue Dokumentenmanagementsystem hat zu wesentlich effizienteren Prozessen geführt. Unser Personal ist nun in der Lage, wichtige Informationen für die Behandlung eines Patienten wesentlich schneller als in der Vergangenheit zu finden. Durch das in das System integrierte Versionsmanagement gemeinsam mit den Genehmigungs-, Nachverfolgungs- und Erinnerungsfunktionen können wir nun darauf vertrauen, dass die Informationen zuverlässig sind und mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen im Einklang stehen. Die Dokumenteneigentümer werden regelmäßig automatisch an die Überprüfung und Überarbeitung ihrer Dokumente erinnert, betont Ann.

Die digitale Arbeitsumgebung steht nun allen offen

Rund die Hälfte der Mitarbeiter von ÅHS ist ständig auf den Beinen und hat am Arbeitsplatz keinen Zugang zu einem Computer. Daher war ihr Zugang zu internen Informationen und Kommunikationskanälen in der Vergangenheit auf E-Mails, Meetings und Anschlagtafeln beschränkt. Durch die Einführung von Omnia wurde ihrer digitalen Entfremdung ein Ende gesetzt.

- Aufgrund von Omnia und insbesondere seiner mobilen App haben nun alle Mitarbeiter über unsere digitale Arbeitsumgebung Zugang zu Nachrichtenfeeds, Diskussionen, Dokumenten sowie Produktivitäts- und Collaboration-Tools. Dies trägt zur Effizienz und Transparenz unserer internen Zusammenarbeit und Kommunikation bei, erklärt Ann abschießend und fügt hinzu:

- Vor kurzem erzählte mir ein Kollege, dass die digitale Arbeitsumgebung eines der wichtigsten Tools ist, das wir besitzen.