Was ist ein digitaler Arbeitsplatz, und warum ist er wichtig?

Heutzutage machen sich Unternehmen die Vorstellung zu eigen, dass Arbeit nicht unbedingt an einen bestimmten Ort gebunden ist.
Stattdessen kann die Arbeit überall stattfinden, wenn die richtigen Werkzeuge, die richtige Kultur und die richtige Technologie zur Verfügung stehen.

Der digitale Arbeitsplatz, im weitesten Sinne, ist Teil dieses Rahmens. Er umfasst alles, was Mitarbeiter Dazu gehören Kommunikationssysteme,
Tools für die Zusammenarbeit, Dokumentenmanagement, Instant-Messaging-Anwendungen und interne soziale Netzwerke.

Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?

Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine Reihe von Softwareanwendungen und Tools, die Mitarbeiter zur Erledigung von Aufgaben und Aktivitäten nutzen. Ein digitaler Arbeitsplatz bietet personalisierte, rollenbasierte Dienste und Tools für die Zusammenarbeit, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit optimal erledigen können - überall, jederzeit und mit verschiedenen Geräten.

Warum brauchen Sie einen digitalen Arbeitsplatz?

  • Talente anziehen und binden. Wissensarbeiter erwarten heute ein gewisses Maß an digitalem Engagement und lehnen Arbeitsplätze ab, die kein flexibles und hybrides Arbeitsmodell bieten.
  • Effizienz und Produktivität steigern. Durch den leichteren Zugang zu Informationen können Unternehmensprozesse durch Automatisierung effizienter und flexibler durchgeführt werden.
  • Verbessern Sie den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit. Im Vergleich zum traditionellen Arbeitsplatzmodell können die Mitarbeiter mit Hilfe digitaler Tools ihr Wissen effizienter teilen und unternehmensweit zusammenarbeiten.

Was ist eine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz?

Um eine erfolgreiche Strategie für den digitalen Arbeitsplatz zu entwickeln, müssen Unternehmen zunächst herausfinden, wie die Mitarbeiter am liebsten arbeiten würden. Die Unternehmenskultur bestimmt letztlich, inwieweit die Mitarbeiter den digitalen Arbeitsplatz nutzen werden und wie er die Unternehmensleistung verbessert.

Eine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz sollte vier Bereiche abdecken:

  • Mitarbeiter. Der Aufbau eines digitalen Arbeitsplatzes sollte den Mitarbeitern helfen, effizienter zu arbeiten und mit weniger Aufwand zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Das Ziel ist es, die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern, ihnen beim Aufbau von Beziehungen zu helfen und einen besseren Wissensaustausch zu ermöglichen.

  • Technologie. Unternehmen nutzen bereits digitale Tools und Anwendungen wie E-Mail, Desktop-Anwendungen und vieles mehr. Diese Tools müssen die Art und Weise, wie die Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen, und ihr Bedürfnis nach Flexibilität am modernen Arbeitsplatz unterstützen.

  • Kontrollen. Unternehmensführung und Managementprozesse sind erforderlich, um den digitalen Arbeitsplatz auf dem neuesten Stand, robust, sicher und gesund zu halten. Der Informationsfluss muss außerdem mit den Richtlinien Ihres Unternehmens und den Branchenvorschriften übereinstimmen.

  • Zielsetzungen. Jede Unternehmensinvestition erfordert Ziele und Vorgaben. Ihre Vision des digitalen Arbeitsplatzes muss mit Ihren Geschäftszielen und den Bedürfnissen und Präferenzen des Unternehmens übereinstimmen. Holen Sie den Input und das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein, bevor Sie mit der Ausarbeitung Ihres Rahmens für den digitalen Arbeitsplatz beginnen.

Die wichtigsten Vorteile eines modernen digitalen Arbeitsplatzes

Ein digitaler Arbeitsplatz bringt einer Organisation eine Vielzahl von Vorteilen. Mit einem digitalen Arbeitsplatz können Sie:

  • Effizienz und Produktivität steigern. Viele Routine- oder anspruchsvollere Prozesse können automatisiert werden oder KI-Funktionen nutzen, um kostspielige, zeitaufwändige manuelle Arbeit zu vermeiden. Die Mitarbeiter erledigen ihre Arbeit schneller und mit weniger Fehlern.

  • Bessere Auffindbarkeit und Qualität von Informationen. Wenn Informationen und Dokumente an einem Ort verfügbar sind, verringert sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Suche nach Informationen. Management-Tools für Projekte und Prozesse verbessern die Qualitätskontrolle und die Produktivität. Digitalisierte Prozesse und Informationen reduzieren Fehler und verbessern gleichzeitig die Transparenz und den Wissensaustausch.

  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit, Flexibilität und Skalierbarkeit. Ein digitaler Arbeitsplatz bietet Mitarbeitern mehr Flexibilität, um dort zu arbeiten, wo und wann sie am produktivsten sind. Dies steigert häufig die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Außerdem bietet er einer Organisation mehr Flexibilität, um das Wachstum zu skalieren oder sich an unerwartete Geschäftsunterbrechungen anzupassen.

  • Größere Transparenz und Zusammenhalt. Wenn Informationen vereinheitlicht und leichter zugänglich sind, entsteht "eine einzige Version der Wahrheit". Unnötige Fehlinterpretationen und Fehlentscheidungen, die auf ungenauen Informationen beruhen, können vermieden werden. Der organisatorische Zusammenhalt wird gestärkt, wenn alle gleichzeitig Zugang zu denselben Informationen haben.

  • Talente anziehen. Ein digitaler Arbeitsplatz kann denjenigen Mitarbeitern helfen, die Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance, hybride Arbeitsformen oder Remote-Arbeitsmodelle legen. Die Mitarbeiter von heute sind mit Cloud Computing, sozialen Medien und anderen Anwendungen für die Online-Zusammenarbeit bestens vertraut. Unternehmen müssen moderne Tools für den digitalen Arbeitsplatz nutzen, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden und so einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten.

  • Reduzieren Sie Ihren Overhead. Mit einem vollständig virtuellen, digitalen Arbeitsplatz können Unternehmen Reisekosten, Büromiete und andere Kosten, die mit dem traditionellen Büromodell verbunden sind, einsparen.

  • Verbessern Sie Ihr Geschäftsergebnis. Ein Geschäftsmodell mit digitalem Arbeitsplatz führt zu verschiedenen Kosteneinsparungen. Außerdem kann ein Unternehmen dadurch Prozesse, Lernprozesse, Innovation und Entwicklung, den Vertrieb und die Markteinführungszeit verbessern. Infolgedessen kann die Gesamtgewinnleistung verbessert werden.

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Wie schafft man einen digitalen Arbeitsplatz?

Ein digitaler Arbeitsplatz umfasst im Wesentlichen drei Schlüsselelemente: Technologie, Prozesse und Kultur. Der Rahmen für den digitalen Arbeitsplatz muss alle diese Elemente umfassen. Ein Fahrplan für die Schaffung eines erfolgreichen digitalen Arbeitsplatzes könnte folgendermaßen aussehen:

Definieren Sie den aktuellen Zustand

Ermitteln Sie die aktuellen Prozesse, Tools und Arbeitsweisen des Unternehmens. Finden Sie heraus, wie die Mitarbeiter am liebsten arbeiten würden und wie der digitale Arbeitsplatz diese Bedürfnisse unterstützen kann.

Interne Interessengruppen einbeziehen

Stellen Sie das Projektteam für den digitalen Arbeitsplatz aus allen Kernbereichen des Unternehmens zusammen. Neben der IT-Abteilung wird auch die Personalabteilung eine wichtige Rolle spielen. Legen Sie fest, wie ein digitaler Arbeitsplatz den Kontakt mit Kunden und externen Parteien unterstützt.

Ausrichten auf Ihre Ziele

Entwickeln Sie eine Strategie mit klar definierten Zielen im Einklang mit der Vision Ihres Unternehmens. Ermitteln Sie, wie der digitale Arbeitsplatz die Unternehmenswerte unterstützt, die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert und vieles mehr.

Wählen Sie die richtige Plattform

Implementieren Sie die Plattform und die Tools, um eine einheitliche Benutzererfahrung zu schaffen, den organisatorischen Zusammenhalt zu stärken und Ihre Ziele und Anforderungen zu erfüllen.

Einen Katalysator für den Wandel finden

Es ist immer schwierig für die Menschen, ihre Arbeitsmethoden zu ändern und neue Technologien anzunehmen. Führen Sie Change-Management-Prozesse ein, um die Einführung einer neuen digitalen Erfahrung zu unterstützen.

Kontinuierliche Verbesserung

Führen Sie regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durch und erstellen Sie automatische Berichte über das Nutzerverhalten. Auf diese Weise können Sie die Akzeptanz des digitalen Arbeitsplatzes durch die Mitarbeiter bewerten und feststellen, wie er verbessert werden kann.

Was sind die Bestandteile eines digitalen Arbeitsplatzes?

Der Werkzeugkasten für den Aufbau eines erfolgreichen digitalen Arbeitsplatzes kann in acht Kategorien unterteilt werden:

  • Produktivität: Anwendungen, die die Mitarbeiter bei der effizienten Ausführung ihrer Aufgaben unterstützen, z. B. Desktop-Anwendungen wie Microsoft Word, Excel, PowerPoint usw.

  • Geschäftsanwendungen: Online- oder Vor-Ort-Lösungen wie ERP, HR-Systeme, Management-Systeme und CRM.

  • Kommunikation: Anwendungen, die es dem Management und den Mitarbeitern ermöglichen, Informationen zu veröffentlichen, zu verteilen und gemeinsam zu nutzen, wie z. B. ein Intranet, E-Mail, Blogs und informationsbezogene Portale.

  • Kollaboration: Lösungen zur Unterstützung einer effizienten internen Zusammenarbeit, die einfach zu verwalten und zu bearbeiten sind und die gemeinsame Nutzung von Informationen, Plänen und Dateien ermöglichen. Zu diesen Lösungen gehören Communities, Team- und Kollaborationsbereiche, Online-Meetings, Wikis und Social-Media-Anwendungen für Unternehmen.

  • Nachrichtenübermittlung: Anwendungen, die eine schnelle Kommunikation ermöglichen, wie Chat-/Instant-Messaging-Plattformen, Mobile Messaging und Micro-Blogging.

  • Konnektivität: Lösungen, die den Mitarbeitern helfen, Experten und Kollegen im gesamten Unternehmen schnell zu finden und zu kontaktieren, z. B. Mitarbeiterverzeichnisse, persönliche Profile und Organigramme.

  • Wissen und Innovation: Lösungen, die es dem Unternehmen ermöglichen, Wissen zu sammeln und weiterzugeben sowie Feedback und Ideen von den Mitarbeitern einzuholen, um Verbesserungen und Innovationen voranzutreiben, wie z. B. Wissensdatenbanken und Communities, FAQs, Umfragen und Umfrageanwendungen.

  • Mobilität: Tools und Anwendungen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, überall zu arbeiten, wie Tablets, Smartphones, Laptops, Remote-Scanner, VPN-Netzwerke, responsive Intranets und Intranets, die über native mobile Apps zugänglich sind, usw.

 

Herausforderungen eines digitalen Arbeitsplatzes

Die Herausforderungen, die bei der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes auftreten, sind von Unternehmen oder
Organisation zu Organisation unterschiedlich. Sie hängen von der Branche und dem Arbeitsbereich ab,von der Größe
der Organisation und davon, ob sie über nationale Grenzen und Kulturen hinausgeht. Einige der häufigsten Herausforderungen sind:

Widerstand gegen den Wandel

Die Änderung von Verhaltensweisen ist schwierig. Es braucht Zeit, um neue Werkzeuge zu erlernen. Unternehmen müssen sich dem Wandel stellen und ihren Mitarbeitern zeigen, wie der digitale Arbeitsplatz mit intelligenten Werkzeugen ihnen helfen kann, alltägliche Aufgaben effizienter zu lösen.

Digitale Kompetenzlücken

Die erwarteten Ergebnisse werden ausbleiben, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie all die neuen Instrumente optimal nutzen können. Eine angemessene Schulung der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg des digitalen Arbeitsplatzes.

Migration von Altsystemen

Es ist oft schwierig, sich von Altsystemen zu lösen. Manche versuchen, die neue Plattform zu implementieren, ohne ihre bestehenden Prozesse zu ändern. Dies wird zu Verwirrung führen und höchstwahrscheinlich mehrere Datensilos schaffen.

Sicherheit

Die Einführung eines modernen digitalen Arbeitsplatzes bedeutet oft, dass mehr Daten in die Cloud verlagert werden. Folglich wird die Datensicherheit zu einem zentralen Thema. Die Implementierung einer standardisierten Plattform mit allen erforderlichen Sicherheitsfunktionen, Richtlinien und Prozessen ist der beste Weg, um diese Herausforderung zu meistern.

Informationsüberlastung

An einem digitalen Arbeitsplatz gibt es in der Regel mehr Informationen, Dokumente, Inhalte und Dateien, die mit der Zeit anschwellen. Um eine kontraproduktive Anhäufung von Informationen zu vermeiden, müssen Sie schlanke Routinen für das digitale Informationsmanagement einführen. Die Sicherstellung einer hohen Leistungsfähigkeit der Suchfunktionen ist eine Priorität.

Organisatorische Silos

Ein digitaler Arbeitsplatz kann eine positive Kraft sein, die das Unternehmen zusammenführt und näher zusammenrücken lässt. Um dies zu erreichen, müssen jedoch organisatorische Silos beseitigt werden. Dies kann auf Widerstand stoßen und die Mitarbeiter daran hindern, effizient zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Weitere häufig gestellte Fragen

Was bedeutet digitale Transformation am Arbeitsplatz?

Die digitale Transformation am Arbeitsplatz ist definiert als die Integration digitaler Technologie in praktisch alle Bereiche der Prozesse eines Unternehmens, was sich grundlegend auf die Abläufe und die Wertschöpfung auswirkt. Die digitale Transformation ist auch eine Frage des kulturellen Wandels, denn sie verlangt von den Unternehmen, ihre Denk- und Arbeitsweise zu verändern. Sie stellt auch alte Gewohnheiten und seit langem bestehende Geschäftsprozesse in Frage und erforscht neue Praktiken, Ideen und Innovationen.

Was ist eine Digital Employee Experience (DEX)?

Ein relativ neues Akronym im Jargon der HR- und IT-Leute ist "DEX". Es ist die Abkürzung für "Digital Employee Experience" und beschreibt die Auswirkungen der Technologie eines Arbeitgebers auf die Mitarbeiter. Wenn die IT-Umgebung beispielsweise als schwierig zu navigieren empfunden wird, mit schwer zu bedienenden Tools überladen ist, schlechte Suchoptionen bietet und von einem unsichtbaren IT-Team unterstützt wird, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihr DEX nicht gut ist. Der DEX-Index ist jedoch wahrscheinlich sehr hoch, wenn die Mitarbeiter sich mit den bereitgestellten Tools wohlfühlen, Informationen oder andere Ressourcen leicht finden und nur selten Probleme mit der Technologie haben.

Wenn Sie den DEX-Index Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit messen und Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen, werden Sie einen Anstieg der Produktivität, der Zusammenarbeit, des Engagements, der Mitarbeiterzufriedenheit und der Mitarbeiterbindung feststellen.

Wie können Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz verbessern?

Die Entwicklung eines digitalen Arbeitsplatzes ist nie abgeschlossen. Wenn Sie einen neuen oder modernisierten digitalen Arbeitsplatz eingerichtet haben, können Sie nicht die Füße hochlegen. Sie sind erst in der nächsten Phase angelangt, der Phase der Governance und der kontinuierlichen Verbesserung.

Kontinuierliche Verbesserungen sind entscheidend für einen nachhaltigen und erfolgreichen digitalen Arbeitsplatz. Erstellen Sie Governance-Richtlinien und legen Sie Leistungskennzahlen fest, die mit Ihrer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz übereinstimmen, und verfolgen Sie diese. Führen Sie regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durch und erstellen Sie automatisierte Berichte über das Nutzerverhalten, um die Akzeptanz zu verstehen und zu ermitteln, was verbessert werden kann. Stellen Sie sicher, dass die für die Governance verantwortlichen Mitarbeiter aus allen Bereichen des Unternehmens kommen, um alle Aspekte der Nutzererfahrung abzudecken.

Warum sollten Sie Omnia zur Unterstützung Ihres digitalen Arbeitsplatzes wählen?

Omnia ist eine preisgekrönte Intranet-Plattform, die führende Leistung und eine intuitive, personalisierte und aufgabenorientierte Benutzererfahrung auf allen Geräten bietet. Seine voll ausgestatteten Intranet-Funktionen sind für einfache und komplexe Publishing-Szenarien geeignet und stellen sicher, dass die Inhalte stets aktuell und korrekt sind und die Benutzer auf dem neuesten Stand bleiben. Neben einer breiten Palette von Funktionen bietet Omnia auch Funktionalität und Unterstützung für Dokumentenmanagementsysteme sowie ein Prozessvisualisierungstool (Process Viewer).

Die umfangreichen sozialen Funktionen von Omnia, wie z. B. die intelligenten Vorlagen und Assistenten für die Erstellung von Communities, können ein Unternehmen dabei unterstützen, den Zusammenhalt am Arbeitsplatz zu stärken, den Wissensaustausch zu fördern und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern. Die Integrationsfunktionen von Omnia ermöglichen außerdem eine reibungslose Integration mit internen und externen Anwendungen, so dass die Benutzer ein einheitliches digitales Arbeitsplatzerlebnis erhalten.

Mit Omnia kann ein Unternehmen oder eine Organisation ihr gesamtes Informationsarchiv, ihre Dokumente, Prozesse, Kollaborationen und Tools an einem Ort konsolidieren und integrieren. Mit einem einzigen Einstiegspunkt erhalten Organisationen eine "einzige Version der Wahrheit" für ihre Dokumente. Dies steigert die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter.

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