Was ist ein Intranet
und wie kann es für Ihre
Organisation profitieren?

Der Begriff "Intranet" ist Ihnen wahrscheinlich vertraut, aber es gibt viel zu beachten.
Wir wollen die Welt der Intranets entmystifizieren, ihre Funktionsweise erklären und aufzeigen wie sie sich nahtlos
in Ihren Arbeitsplatz integrieren lassen und letztlich das Arbeitsumfeld für Ihre Mitarbeiter verbessern.

Intranet Definition, was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein privates internes Kommunikationsnetz, das Arbeitsprozesse, Zusammenarbeit, Kommunikation, Informationsspeicherung und Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern erleichtert. Moderne Intranets nutzen häufig Social-Media-Funktionen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, einfach und effizient zu bloggen, zu kommentieren, zu teilen, zu diskutieren und miteinander zu interagieren.

Gemeinsame Nutzung eines Intranets

Von kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zu großen Konzernen nutzen Unternehmen aller Art ein Intranet, um eine breite Palette von Anforderungen und Ergebnissen zu unterstützen. Hier sind einige gängige Anwendungen.

  • Verteilen von Unternehmensnachrichten und -informationen.
  • Vernetzung der Mitarbeiter und Unterstützung einer reibungslosen internen Kommunikation.
  • Erleichterung einer gut strukturierten Speicherung, Zugänglichkeit, Suche und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und anderen Dateien.
  • Erleichtert die Zusammenarbeit und macht sie produktiver.
  • Stärkung des organisatorischen Zusammenhalts und Förderung des Engagements der Mitarbeiter.

Was ist der geschäftliche Nutzen eines Intranets?

In den Anfängen der Intranets dienten sie vor allem der Top-Down-Kommunikation und der Speicherung von Dateien. Heutzutage fördern moderne Intranets sowohl die Top-down- als auch die Bottom-up-Kommunikation. Ein gut konzipiertes und genutztes Intranet hilft Organisationen dabei, sich an der Vision und Mission des Unternehmens auszurichten. Die besten Intranets fördern das echte Engagement der Mitarbeiter, erleichtern die natürliche Interaktion zwischen Management und Mitarbeitern und steigern die Produktivität.

Ein Intranet führt zu vielen wertsteigernden geschäftlichen Verbesserungen:

  • Einfacher Zugang zu internen Informationen und Dateien.
  • Effektive Einbindung der Mitarbeiter.
  • Verbesserte Produktivität.
  • Stärkerer organisatorischer Zusammenhalt und Engagement.
  • Bessere interne Kommunikation und reibungslosere interne Zusammenarbeit.
  • Konsolidierung von Informationen, Dateien, Tools und Kooperationen an einem Ort.
  • Effektiverer Austausch von Wissen und Fähigkeiten und bessere Innovation.

Optionen für die Intranet-Plattform.

Es gibt im Wesentlichen drei Möglichkeiten, ein Intranet aufzubauen:

1. Sie erstellen ein Intranet von Grund auf neu und hosten es auf Ihrem lokalen (internen) Server oder in der Cloud (Online-Hosting-Dienst).

2. Erstellung mit Standard-Intranetsoftware und Hosten auf einem lokalen Server oder in der Cloud. Software wie Microsoft SharePoint kann entweder für eine Vor-Ort-Installation oder eine Cloud-basierte Lösung lizenziert werden.

3. Erstellen Sie es mit einer Intranet-CMS-Plattform. Ein Intranet-CMS oder eine Intranet-a-box-Lösung ist ein Paket allgemeiner Intranet-Funktionen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Diese Plattformen werden in der Regel regelmäßig aktualisiert und weiterentwickelt.

INDUSTRIE REPORT

Omnia - sieben Jahre in Folge das bestplatzierte Intranet-Produkt

Omnia hat sechs Jahre in Folge den ClearBox Consulting Intranet Choice Award erhalten. Im Intranet and Employee Experience Platforms Report 2024 von ClearBox Consulting wurde Omnia in der Preis-/Leistungsanalyse auf Platz 1 gesetzt. Wenn Sie mehr erfahren möchten, laden Sie diesen kostenlosen, unabhängigen Report herunter.

 

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Welches sind die 3 besten Praktiken im Intranet?

Das beste Intranet ist eines, das die gesamte Organisation wirklich unterstützt und einbindet. Um dies zu erreichen, müssen Sie zuallererst eine Strategie entwerfen, bevor Sie das Implementierungsprojekt in Angriff nehmen. Lesen Sie den Blogbeitrag Aufbau eines erfolgreichen digitalen Arbeitsplatzes. Schritt 1: Eine Strategie entwickeln. Im Folgenden finden Sie drei bewährte Intranet-Verfahren, die Ihnen beim Aufbau eines erfolgreichen Intranets helfen werden:

1. Machen Sie das Intranet zum bevorzugten Kommunikationsmittel des Unternehmens.

Auch wenn Ihr Unternehmen über ein Intranet verfügt, verwenden die Mitarbeiter häufig weiterhin E-Mails, um Informationen zu übermitteln, die am besten über das Intranet gespeichert und weitergegeben werden. Machen Sie Ihr Intranet zur bevorzugten Anlaufstelle für die interne Kommunikation.

2. Füllen Sie das Intranet mit ansprechenden und relevanten Inhalten.

Fragen Sie die Mitarbeiter, welche Inhalte sie wünschen. Wenn Ihr Unternehmen groß und vielfältig ist, sollten Sie die Targeting-Funktionen der Intranet-Plattform nutzen, um die richtigen Inhalte mit Hilfe von Personalisierungstools an die richtigen Benutzer weiterzuleiten. Lesen Sie den Blogbeitrag Schaffung einer erfolgreichen digitalen Arbeitsplatzes. Schritt 2: Erstellen einer effizienten Struktur, um mehr über Targeting und Personalisierung zu erfahren.

3. Schaffen Sie eine gute Benutzererfahrung, Navigation und Informationsstruktur.

Eine einfache Navigation und effektive Suchergebnisse machen das Intranet zu einem Tool, mit dem die Mitarbeiter jeden Tag beginnen möchten. Zweitens wird es die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter fördern. Dies erfordert eine gut strukturierte Informationsarchitektur hinter den Kulissen.

Was sollte ein Intranet beinhalten?

Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Inhalten

Die Funktionen zur Veröffentlichung und Verwaltung unterstützen die Verwaltung des Lebenszyklus und gewährleisten, dass die Inhalte ständig aktualisiert werden und relevant sind. Dies trägt dazu bei, dass veraltete Inhalte automatisch archiviert oder von ihren Eigentümern überprüft werden. Es unterstützt auch Veröffentlichungs- und Bearbeitungsrechte.

Personalisierte Zeitleisten und Benachrichtigungen

Die Personalisierung hilft den Benutzern, relevante Informationen schnell zu finden. Dies fördert die Akzeptanz und das Engagement der Benutzer und verbessert die Produktivität. Dazu gehören eine personalisierte Startseite, ein abonnementbasiertes Benachrichtigungsfeld, meine Aufgaben und andere Inhalte für Benutzer und Gruppen.

Gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumentenmanagement

Integrieren Sie Ihr Intranet in bestehende Dateifreigabelösungen wie Microsoft OneDrive oder Dropbox, oder verwenden Sie eine eigene Dateispeicherlösung. Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Benutzer sehen, wann ein Dokument erstellt und bearbeitet wurde. Es beseitigt auch Duplikate und unterstützt die Versionsverwaltung.

Mitarbeiterprofil und -verzeichnis

Mit einem Mitarbeiterverzeichnis können Benutzer nach Kollegen und Kompetenzen im gesamten Unternehmen suchen. Dazu müssen die Mitarbeiter umfassende Benutzerprofile mit Ausbildung, Kompetenzen, Zertifizierungen, Erfahrungen, Zuständigkeiten und Rollen erstellen. Es ist also eine gute Idee, wichtige Profilfelder zur Pflicht zu machen.

Suche

Die Suchfunktion hilft den Benutzern, Informationen, Dateien, Nachrichten und sogar Diskussionen im Intranet zu finden. Das spart Zeit gegenüber der Navigation über Menüs und Scrollseiten. Suchfilter können den Nutzern helfen, Räume für die Zusammenarbeit, Unterhaltungen und Gemeinschaften zu finden.

Zusammenarbeit

Gut integrierte Intranets ermöglichen es den Nutzern, direkt an Dateien zu arbeiten und zusammenzuarbeiten, ohne das Intranet verlassen und eine externe Anwendung aufrufen zu müssen. Dazu gehört auch das direkte Arbeiten an Dateien und Anwendungen in Microsoft 365. Das macht die Zusammenarbeit effizienter. Viele Intranet-Plattformen bieten auch Vorlagen für die Zusammenarbeit in Anwendungen wie SharePoint, Planner, Teams, Yammer usw.

Formulare und Umfragen

Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen sind eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, was das Engagement fördert. Sie können Umfragen und Abstimmungen nutzen, um die Meinung der Organisation zu einem bestimmten Thema zu erfahren und die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter zu gewinnen. Nutzen Sie die Analyse von Umfragen und Abstimmungen, um Ergebnisse zu messen und Erkenntnisse zu gewinnen.

Kalender

Ein Veranstaltungskalender auf der Startseite ist ein Hygienefaktor. Damit können Sie wichtige interne und externe Veranstaltungen wie Produktkampagnen, Kick-off-Veranstaltungen, sportliche Aktivitäten und mehr bewerben.

Mobiler Zugang und Erfahrung

Die mobile Nutzung eines Intranets ist entscheidend für die Optimierung der internen Kommunikation. An vielen Arbeitsplätzen haben die Mitarbeiter nicht einmal einen Computer; ein Smartphone oder Tablet ist vielleicht das einzige verfügbare digitale Kommunikationsgerät. Das mobile Erlebnis ist ein Schlüsselmerkmal eines gut genutzten Intranets.

Kundenspezifisches Branding

Die von Ihnen gewählte Intranet-Plattform sollte es Ihnen natürlich ermöglichen, sie mit Ihren Farben, Themen, Schriftarten und natürlich Ihrem Logo zu versehen. Wenn das Intranet nach dem Look and Feel Ihrer Marke gestaltet ist, fühlen sich die Mitarbeiter wohler und verbundener.

Gemeinschaften und soziale Interaktion

Soziale Funktionen helfen den Mitarbeitern, miteinander zu interagieren, Kontakte zu knüpfen und sich an Gesprächen über geschäftliche Verbesserungen oder sogar an zwanglosem Small Talk zu beteiligen. Nutzen Sie Tools zum Erstellen und Verwalten von Communities und Social-Media-Funktionen wie Liken, Kommentieren und Teilen eines Blogs, von Nachrichten und anderen Inhalten. Setzen Sie Spiele ein, um das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und den Wissensaustausch zu fördern.

Analytik und Berichterstattung

Um das Intranet im Laufe der Zeit zu verbessern, benötigen Sie wertsteigernde Analysetools. Nutzen Sie die Analysetools, um Berichte über die Nutzung, veraltete oder zu wenig genutzte Inhalte, ausgecheckte Seiten, Nutzermuster usw. zu erstellen. Mit diesen Analysen können Sie das Engagement der Mitarbeiter auf breiter Ebene oder für einen bestimmten Blogbeitrag, eine Kampagne oder eine Ankündigung messen und bewerten.

Was ist ein modernes Intranet?

Ein modernes Intranet unterstützt flexibles/hybrides Arbeiten und ist für eine partizipative und integrative Kommunikation und Zusammenarbeit von unten nach oben konzipiert. Es verzichtet in der Regel auf Top-down-Kommunikation und hierarchische Informationsstrukturen. Stattdessen ist es auf eine personalisierte und gezielte Verteilung von Informationen und Nachrichten ausgerichtet, um die Relevanz der Inhalte für jeden Nutzer zu erhöhen. Ein modernes Intranet ist mehr oder weniger gleichbedeutend mit einem sozialen Intranet, da es entwickelt wurde, um die Organisation einzubinden und den Mitarbeitern zu helfen, Kontakte zu knüpfen und Beziehungen aufzubauen sowie Informationen und Wissen zu teilen.

Ein modernes Intranet fungiert in der Regel als Einstiegspunkt in den digitalen Arbeitsplatz eines Unternehmens und fasst alle Informationen, internen Kollaborationen, Tools und anderen digitalen Ressourcen an einem Ort zusammen. Dies hilft den Mitarbeitern, so gut wie alles schneller zu finden, was sie effizienter und produktiver macht.

Weitere häufig gestellte Fragen

Was ist der Zweck eines Intranets?

Der Hauptzweck eines Intranets besteht darin, eine effiziente, transparente, partizipative und integrative interne Unternehmenskommunikation zu ermöglichen. Ein Intranet erleichtert den Mitarbeitern die Zusammenarbeit, das Auffinden und den Austausch von Informationen, Ressourcen, internen Kompetenzen und Wissen. Letztlich kann ein Intranet, wenn es gut konzipiert und gepflegt wird, die Effizienz, die Flexibilität, den organisatorischen Zusammenhalt und die Produktivität steigern.

Was ist eine Intranet-Site?

Wahrscheinlich sind Sie mit Websites gut vertraut. Es handelt sich dabei um eine Sammlung von Webseiten und anderen verwandten Inhalten, die durch einen gemeinsamen Domänennamen zusammengehalten und auf einem Webserver veröffentlicht werden. Eine Internet-Website ist immer öffentlich in dem Sinne, dass jeder über das Internet zu ihr surfen kann.

Eine Intranet-Site ist eine Website, die in einem privaten Netz gehostet wird und nur für authentifizierte Benutzer zugänglich ist, zum Beispiel für die Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Organisation. Auf der Website können die Benutzer nach internen Informationen und Kollegen suchen, an Diskussionen teilnehmen, an Projekten mitarbeiten, ihre Gedanken und ihr Wissen mit der gesamten Organisation teilen, auf verschiedene Arbeitsinstrumente zugreifen und vieles mehr.

Warum ist ein Intranet wichtig?

Ein Intranet ist die effizienteste Plattform für die unternehmensweite Kommunikation und die gemeinsame Nutzung von Informationen, Tools, Kompetenzen und Wissen. In den meisten Unternehmen dient es auch als digitaler Knotenpunkt für die interne Zusammenarbeit und ermöglicht einen einfachen Zugang zu Kooperationsräumen, Tools, Teams, Dateien, Projektvorlagen usw. Durch die Bündelung aller Informationen, Dokumente, Mediendateien, Tools und anderer Ressourcen an einem einzigen Ort erleichtert ein Intranet den Nutzern den Zugriff und die Suche nach dem, was sie für die Ausführung ihrer Arbeitsaufgaben benötigen, erheblich. Wenn es effektiv genutzt wird, kann ein Intranet die "einzige Version der Wahrheit" eines Unternehmens werden. Dies stärkt die Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit der Informationen und verhindert unnötige Fehlinterpretationen und Fehlentscheidungen auf der Grundlage ungenauer Informationen.

Ohne ein Intranet besteht die interne Kommunikation oft aus einer Mischung aus E-Mails, Chat-Nachrichten in isolierten Bereichen für die Zusammenarbeit, SMS und mündlichen Ankündigungen in Ad-hoc- und regelmäßigen Gruppensitzungen. Es ist schwierig, die Informationen einheitlich und für alle gleichzeitig zugänglich zu halten. Mit einem Intranet können Sie jedoch alle ineffizienten Kanäle und Diskrepanzen bei der Informationsübermittlung beseitigen. Ein Intranet ist eine digitale Drehscheibe für Unternehmensinformationen, Dokumente, Mediendateien und andere Ressourcen und steigert so die Produktivität.

Wie unterscheiden sich Intranets, das Internet und Extranets?

Ein Extranet ähnelt einem Intranet in dem Sinne, dass es ein kontrolliertes privates Netzwerk ist und normalerweise eine Teilmenge der Inhalte und Funktionen des Intranets einer Organisation darstellt. Während das Intranet die Mitarbeiter einer Organisation umfasst, erstreckt sich das Extranet nach außen und ermöglicht autorisierten Partnern, Lieferanten, Kunden und anderen externen Benutzern den Zugang.

Ein Intranet ist ein privates Netz, zu dem nur Mitarbeiter und andere mit der Organisation verbundene Personen Zugang haben. Ein Intranet kann auch als Software as a Service (SaaS) gekauft und implementiert werden.

Das Internet ist ein globales öffentliches Kommunikationsnetz, das für jedermann zugänglich ist. Das Internet gehört niemandem und wird von niemandem kontrolliert. Stattdessen arbeiten Regierungen, Unternehmen und Organisationen wie das Internet Governance Forum (IGF), die Internet Society (ISOC) und die Internet Corporation for Assigned Names and Numbers (ICANN) gemeinsam an der Internet-Verwaltungspolitik. Dazu gehören z. B. die Zuweisung von IP-Adressraum, die Zuweisung von Protokollparametern, die Verwaltung des Bereichsnamensystems (DNS) usw. All dies ist für den stabilen und sicheren Betrieb des Internets notwendig.

Wie funktionieren Intranets?

Die Vorsilbe "intra" in "Intranet" ist lateinisch für "innerhalb" oder "innerhalb". Da das Internet und ein Intranet mehr oder weniger gleich funktionieren, könnte man sagen, dass ein Intranet eine Miniaturversion des Internets innerhalb eines privaten Netzes ist. Ein Netzwerk, das auf eine Organisation, ein Unternehmen, eine Gemeinde, eine Stadt, eine Schule usw. beschränkt ist. Ein Intranet und das Internet verwenden den Kommunikationsstandard TCP/IP, um Hosts mit Benutzern in einem Netz zu verbinden. Sie verwenden auch Webseiten, um Texte, Bilder, Videos, Formulare und Dateien zum Herunterladen sowie Skripte zum Ausführen und Interagieren (wie Chatrooms) zu verbreiten und zu präsentieren. Eine Website im Internet wird auf einem Webserver gehostet und ist öffentlich zugänglich, d. h. jeder kann darauf zugreifen.

Ein Intranet kann entweder eine Vor-Ort-Lösung sein, die auf einem lokalen Webserver im Unternehmen/der Organisation installiert ist, oder eine Cloud-basierte Lösung. Beide Lösungen verfügen jedoch über einen eingeschränkten Benutzerzugang, der z. B. nur den Mitarbeitern eines Unternehmens gewährt wird. Ein Cloud-basiertes Intranet ist etwas leichter zugänglich, wenn man nicht im Büro ist, da es wie jede andere Website im Internet aufgerufen werden kann (allerdings muss man sich über verschiedene Sicherheits-/Authentifizierungslösungen bei der Website anmelden). Viele Organisationen und Unternehmen machen ihre lokalen Intranets den Nutzern auch über das Internet zugänglich, indem sie sogenannte VPN (Virtual Private Networks) nutzen.

Was ist ein soziales Intranet?

Intranets, die keine Interaktion zwischen den Mitarbeitern, keine Kommunikation von Nutzer zu Nutzer und kein Feedback ermöglichen, sind nicht sozial. Ihr Hauptzweck besteht darin, Informationen und Nachrichten von oben nach unten zu verbreiten und interne Informationen und Ressourcen leichter zugänglich zu machen. Ein soziales Intranet ermutigt die Mitarbeiter, sich an Diskussionen, Verbesserungsprojekten, Wissensaustausch- und Ideenfindungsprozessen usw. zu beteiligen und ihre Beziehungen innerhalb der Organisation zu erweitern und zu stärken. Lesen Sie den Blogbeitrag Ein soziales Intranet fördert das Engagement der Mitarbeiter, um mehr über die Funktionen und Vorteile eines sozialen Intranets zu erfahren.

Kann ein Intranet gehackt werden?

Praktisch jedes System kann gehackt werden. Intranets bilden da keine Ausnahme. Einige Unternehmen entscheiden sich genau aus diesem Grund dafür, das Intranet vor Ort zu hosten. Aber selbst wenn ein Intranet lokal gehostet wird und die Benutzer keinen Zugriff über das Internet haben, ist es anfällig für Hackerangriffe und bösartige Software. Ein bösartiger Code kann z. B. über einen USB-Stick in das Netz eingeschleust werden. Und da die Benutzer E-Mails verwenden und im Internet surfen, gibt es viele Gelegenheiten für Hacker, sie zu ködern, damit sie auf bösartige Links klicken oder infizierte Dateien herunterladen.

Aber es gibt keinen Grund zur Panik. Mit einem angemessenen Firewall- und Malwareschutz, einer soliden Kennwort- und Authentifizierungspolitik (vorzugsweise Mehrfaktor-Authentifizierung), strengen Regeln für die Nutzung der Computer und des Netzwerks durch die Benutzer und einer ständig aktualisierten Softwarepalette können Sie die meisten Hacker in Schach halten. Ein starkes Verteidigungssystem ist mehrschichtig aufgebaut, und je mehr wertvolle Werte Sie schützen wollen, desto mehr Sicherheitsebenen brauchen Sie um sie herum.

Warum sollten Sie sich für Omnia als Intranet-Lösung entscheiden?

Die preisgekrönte Intranet-Plattform Omnia bietet führende Leistung und eine intuitive, personalisierte und aufgabenorientierte Benutzererfahrung auf allen Geräten. Die umfassenden Intranet-Funktionen decken sowohl einfache als auch komplexe Veröffentlichungsszenarien ab und sorgen dafür, dass die Inhalte stets aktuell und korrekt sind und die Benutzer auf dem Laufenden bleiben. Die Plattform bietet Tools für eine gezielte interne Kommunikation, eine optimierte Zusammenarbeit und eine erweiterte Suche, die die Zeit, die die Benutzer für die Suche nach Informationen aufwenden müssen, reduzieren und ihnen helfen, effizienter zusammenzuarbeiten und ihre Arbeit zu erledigen. Die Plattform umfasst auch Funktionen und Unterstützung für Dokumenten- und Qualitätsmanagementsysteme sowie ein Prozessvisualisierungstool (Process Viewer).

Die umfangreichen sozialen Funktionen von Omnia, wie z. B. die intelligenten Vorlagen und Assistenten für die Erstellung von Communities, können ein Unternehmen dabei unterstützen, den Zusammenhalt am Arbeitsplatz zu stärken und den Wissensaustausch und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern. Die Integrationsfähigkeiten von Omnia ermöglichen außerdem eine reibungslose Integration mit internen und externen Anwendungen und bieten den Nutzern ein einheitliches digitales Arbeitsplatzerlebnis.

Mit Omnia kann ein Unternehmen oder eine Organisation sein gesamtes Informationsarchiv, seine Dokumente, Prozesse, Kollaborationen und Tools an einem Ort konsolidieren und integrieren. Dadurch wird jede Information oder andere interne Ressource über einen einzigen Zugangspunkt zugänglich gemacht und die Organisation erhält eine "einzige Version der Wahrheit". Alles in allem wird dies die Produktivität, das Engagement und die Fähigkeit der Organisation, eine bessere Zukunft für sich selbst zu schaffen, steigern. Die Plattform bietet außerdem einzigartige Möglichkeiten für künftige Anpassungen und Entwicklungen, die durch den Support von Precio Fishbone unterstützt werden, wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln.

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