Dokumentenmanagement

Implementierung einer Lösung für die Dokumentenverwaltung, die auf bestehende Lebenszyklen und organisationsweit geltende Richtlinien abgestimmt ist. Dokumentenbedingte „Kopfschmerzen“ finden hier und jetzt ein Ende.

Das zielführende und effiziente Dokumentenhandling innerhalb von digitalen Arbeitsumgebungen kann uns vor echte Herausforderungen stellen. Die Dokumente sind einfach überall, liegen in unterschiedlichen Versionen vor, stützen sich auf eigenständig erstellte Vorlagen, sind nicht ausreichend rückverfolgbar und niemand zeichnet wirklich dafür verantwortlich. Dank Omnia können Sie nun jedoch eine Lösung für die Dokumentenverwaltung implementieren, die auf festgelegte Lebenszyklen und organisationsweit geltende Richtlinien abgestimmt ist.

Arten und Vorlagen

Omnia unterstützt Sie dabei, die Galerie von selbst erstellten Dokumentenvorlagen hinter sich zu lassen, die sich in zahlreichen Organisationen finden lässt. Das Produkt ermöglicht die zentrale Verwaltung von Dokumentenvorlagen sowie deren Verbreitung, sodass sie den Endbenutzern bei der Dokumentenerstellung zur Verfügung stehen. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass ausschließlich ein Satz an Dokumentenvorlagen in Ihrer Organisation verwendet wird - und zwar der Standardvorlagensatz.

Lebenszyklen

Mithilfe von Omnia können Sie sicherstellen, dass wichtige Dokumente in der gesamten Organisation langfristig richtig verwaltet und verarbeitet werden. Unser Produkt hilft Ihnen bei der Erstellung von Definitionen für wichtige Dokumentenarten durch Umsetzung kontrollierter Lebenszyklen mit Regeln in Bezug auf Merkmale, Genehmigungen, PDF-Konvertierung, Überprüfung, Archivierung und vielem mehr. Auf diese Weise wird den Benutzern in Zusammenhang mit wichtigen Dokumenten ein besser strukturiertes Erlebnis geboten.

Auffindbarkeit

Durch die Verwendung von Rollup-Komponenten sorgt Omnia dafür, dass überprüfte Dokumente leicht nach Art und Merkmalen zusammengefasst werden und den Endbenutzern vor dem richtigen Hintergrund präsentiert werden können. Außerdem wird die Funktion angeboten, gewisse Dokumente aufgrund der Merkmale zu abonnieren, sodass Sie jederzeit bei Updates oder Neufassungen benachrichtigt werden.

Omnia ermöglicht auch die individuelle Festlegung von Suchbereichen, sodass die Suche nach den richtigen unternehmenskritischen Dokumenten für die Endbenutzer noch einfacher wird.

Dokumentenerstellung

Omnia bietet auch einen Wizard, der Endbenutzer bei der Erstellung neuer Dokumente auf Grundlage von Standardvorlagen unterstützt. Endbenutzer können zwischen Vorlagen wählen, Metadaten eintragen und einen Speicherort für das Dokument bestimmen. Selbst wenn Sie unzählige Vorlagen und Merkmale haben, wird das Benutzererlebnis bei der Erstellung neuer Dokumente dank Omnia gestrafft und optimiert.

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