Was ist ein
Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-Workflow ist der Prozess der Erstellung, Speicherung, Weiterleitung und Freigabe, Genehmigung, Löschung, Bearbeitung, Verwaltung und Kategorisierung von Dokumenten im Unternehmen. Der Prozess bietet Richtlinien für die Durchführung verschiedener Aufgaben während des Lebenszyklus eines Dokuments.

Der Workflow umfasst Aufgaben wie:

• Erstellung. Wie ein Dokument in dem angegebenen Arbeitsablauf erstellt wird.
• Suche. Wie man Dokumente findet und darauf zugreift und was zu tun ist, wenn ein Dokument versehentlich gelöscht wurde. Sind die Zugriffsrechte für bestimmte Arten von Dokumenten eingeschränkt? Für wen und in welchem Ausmaß?
• Editieren. Wie werden die Dokumente bearbeitet? Bietet das Dokumentenverwaltungssystem eine Versionskontrolle und können ausgewählte Änderungen rückgängig gemacht werden? Wie kann man zu einer früheren Version zurückkehren?
• Anträge und Genehmigungen. Muss ein neues Dokument von jemand anderem als dem Ersteller genehmigt werden? Welche Aktionen sind am Genehmigungsprozess beteiligt?
• Löschung. Wie werden Duplikate und andere redundante Dateien identifiziert und entfernt?
• Aktualisieren. Wie halten Sie die Dokumente auf dem neuesten Stand und relevant? Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, Prüfungserinnerungen für die Eigentümer der Dokumente festzulegen.
• Nachverfolgung und Reports. Um sicherzustellen, dass alle am Lebenszyklus der Dokumente beteiligten Prozesse ordnungsgemäß funktionieren, kann der Arbeitsablauf mit Hilfe verschiedener Verfolgungsfunktionen überwacht werden.
• Gemeinsame Nutzung. Wie werden die Dokumente auf sichere Weise verteilt und gemeinsam genutzt, ohne dass die Gefahr besteht, dass Duplikate in der Organisation verbreitet werden?

Achten Sie bei der Auswahl eines Dokumentenverwaltungssystems auf die folgenden Hauptmerkmale:

• Erfassung von Dokumenten aus mehreren Quellen Für effiziente und benutzerfreundliche Dokumentenprozesse ist es gut, wenn es verschiedene Möglichkeiten gibt, Dokumente in die Plattform einzubringen. Neben einer reibungslosen, konsistenten und durchgängigen Erstellung neuer Dokumente über Vorlagen sollte die Plattform auch den Import von Dokumenten über beispielsweise E-Mail, Scanner und OCR, Apps und Massen-Uploads unterstützen.
  
  
• Berechtigter, mobiler und Cloud-Zugriff. Es ist absolut notwendig, dass die Plattform es ermöglicht, den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner zu beschränken, und dass dies auf der Grundlage von Rollen, Gruppen, Abteilungen oder einem bestimmten Benutzer erfolgen kann. Der Zugriff auf die Dokumente über die Cloud und mobile Geräte erhöht die Flexibilität, Produktivität und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.
  
  
• Versionskontrolle und Wiederherstellung von Dokumenten. Einer der großen Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems besteht darin, dass Sie die volle Kontrolle darüber haben, wer was mit einem Dokument gemacht hat, von seiner Erstellung bis zu seiner Archivierung oder Löschung. Sie können auch zu früheren Versionen zurückkehren und Änderungen daran rückgängig machen. Voraussetzung dafür ist, dass die Plattform Versionierung, Bearbeitungshistorie und Wiederherstellung vollständig unterstützt.
  
  
• Erweiterte Strukturierung und Suche. Durch die Verschlagwortung und Indizierung Ihrer Dokumente wird die Suche nach ihnen wesentlich einfacher und schneller. Es gibt eine Reihe von Indizierungsfunktionen. Ein Dokument kann zum Beispiel nach Autor, Version und Revision, Metadaten, Kontext und Inhalt kategorisiert und indiziert werden. Wenn z. B. alle Produkt- oder Service-Whitepapers mit "White Paper" gekennzeichnet sind, können Sie sie mit der Phrasensuche schnell finden. Genauso wichtig wie die Strukturierungsmöglichkeiten sind aber auch die Suchfunktionen der Plattform. Um die Indexierung sinnvoll nutzen zu können, muss die Plattform erweiterte Suchfilter bereitstellen, damit die Nutzer verschiedene Suchkategorien kombinieren können, um die Ergebnisse einzugrenzen.
  
  
• Automatische Aktualisierung und Löschung. Die Dokumente auf dem neuesten Stand zu halten und die Archive frei von redundanten Informationen und Duplikaten zu halten, spart Platz und gewährleistet, dass Entscheidungen und Maßnahmen auf genauen Informationen beruhen. Viele Plattformen bieten eine gute Unterstützung für Aktualisierungserinnerungen und die automatische Löschung überflüssiger und veralteter Dateien.
  
  
• Richtlinien für Vorlagen. Dies ist ein Hygienefaktor. Die Plattform sollte Werkzeuge für die Organisation aller genehmigten Vorlagen bereitstellen, die für die Vielzahl von Dokumenten verwendet werden, die Ihre Organisation über die Plattform erstellt und verwaltet. Die Verwendung von Vorlagen ist der beste Weg, um Ihre Prozesse, Ihre Marke und Ihre Kommunikation durchgängig und im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien zu halten. Außerdem machen Vorlagen die Prozesse und die Arbeit der Mitarbeiter einfacher und effizienter. Omnia und ähnliche Plattformen bieten Assistenten, die den Benutzern bei der Erstellung neuer Dokumente auf der Grundlage von Vorlagen helfen.
  
  
• Integrationsfähigkeit: Die Plattform sollte sich leicht in Ihre aktuelle IT-Infrastruktur und die bereits in Ihrem Unternehmen verwendeten Anwendungen integrieren lassen. Dazu gehören beispielsweise Intranet, CRM, Kommunikations-, Desktop- und Kooperationsanwendungen. Prüfen Sie die offenen APIs der Plattform, die es Ihnen ermöglichen, das DMS mit verschiedenen Anwendungen zu verbinden.
  
  
• Mehrstufige Sicherheit. Der Schutz sensibler Informationen ist von entscheidender Bedeutung. Sichere Anmeldeverfahren, Verschlüsselung, umfassende Backup-Pläne und rollenbasierter Zugriff sind unbedingt zu beachten. Um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen Zugang zu bestimmten Informationen haben, können die Zugriffsrechte nach einer Reihe von Kriterien festgelegt werden: nach Benutzer, Gruppe oder Abteilung. Benutzerbeschränkungen können auch nach Ordner oder Dokument festgelegt werden. Bei der Sicherheit geht es auch um die Möglichkeit, die vollständigen Prüfpfade eines Dokuments zu verfolgen, so dass jede Änderung nachgewiesen werden kann.

Ja, sowohl Microsoft 365 als auch Office 365 bieten Unterstützung für das Dokumentenmanagement. Diese Produktsuiten umfassen verschiedene Softwarelösungen wie SharePoint und OneDrive, die beide für die Dokumentenverwaltung genutzt werden können.

Bei einer Dokumentenmanagement-Software handelt es sich im Grunde um eine digitale Lösung zum Erfassen, Speichern, Organisieren, Bearbeiten und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten und Dateien. Dabei kann es sich um Textverarbeitungsdokumente, PowerPoint- und Excel-Dateien, PDF-Dateien oder digitale Bilder von Papierdokumenten handeln.

Die Dokumente werden entweder lokal auf Servern vor Ort oder in der Cloud gespeichert. Es gibt eine Vielzahl von lokalen und Online-Speicherlösungen und Datenbanktechnologien, aus denen Sie wählen können. Für die meisten Unternehmen ist die Wahl der Speicherlösung nicht der wichtigste Faktor bei der Evaluierung eines Dokumentenmanagementsystems. Das ist der einfache Teil. Funktionen für die Zusammenarbeit, Strukturierung, Suchfunktionen, Zugriffsberechtigungen, Sicherheitsoptionen usw. sind weitaus wichtigere Kaufkriterien. Die Wahl zwischen Cloud-basierter oder lokaler Speicherung ist jedoch von großer Bedeutung für die Flexibilität und Effizienz Ihres Unternehmens sowie für die Sicherheitsmaßnahmen, die Sie umsetzen müssen.

Ein EDMS ist eine Softwarelösung zum Erstellen, Speichern, Abrufen, Strukturieren, Freigeben und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten in verschiedenen Formaten. Sie speichert Originaldokumente digital und ermöglicht es den Nutzern, Dokumente und deren Historie in einer zentralen Datenbank zu verwalten und zu verfolgen.

Ein Cloud-Speicher ist im Grunde ein Online-Dateiserver, auf dem Sie Ihre Dateien speichern, freigeben und abrufen können. Online-Dienste wie Google Drive, iCloud, Dropbox und OneDrive werden hauptsächlich zum Speichern und Freigeben von Dateien verwendet. Viele Unternehmen nutzen Cloud-Speicher nur zur Sicherung und Redundanz. Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem bietet Ihnen jedoch sowohl die Möglichkeit, Dateien zu speichern als auch die Dateien in der Cloud effizient zu verwalten und gemeinsam zu bearbeiten.

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