Was ist ein
Dokumentenmanagement-System?

"Was ist ein Dokumentenmanagementsystem und wie kann es Ihrer Organisation helfen?",
"Gibt es verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen?"
und "Warum sollten Sie Omnia für Ihre Dokumentenmanagement-Lösung wählen?"
Dies sind nur einige der Fragen, die wir häufig erhalten. Diese FAQ-Seite enthält häufige Fragen unserer Kunden und unsere Antworten.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software und ein Verfahren zum Erfassen, Speichern, Organisieren, Bearbeiten und gemeinsamen Bearbeiten von elektronischen Dokumenten und Dateien. Dabei kann es sich um Textverarbeitungsdokumente, PowerPoint- und Excel-Dateien, PDFs oder digitale Bilder von Papierdokumenten handeln.

Warum brauchen Sie ein DMS?

Die zentrale Speicherung und Strukturierung von Dokumenten dient der Organisation mit "einer einzigen Version der Wahrheit". Dies trägt dazu bei, die Menge an falschen Informationen, Duplikaten, redundanten oder veralteten Informationen zu reduzieren.

Ein DMS verbessert die Auffindbarkeit, Effizienz und Produktivität, die Zusammenarbeit, die Informationssicherheit und die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften.

Arten von Dokumentenverwaltungssystemen

1. Inhaltsverwaltung. Diese Art von Lösung wird in der Regel als Web-Content-Management-System bezeichnet und soll Benutzern helfen, Inhalte auf einer externen Website oder in einem Intranet zu erstellen, zu bearbeiten, zu veröffentlichen, zu ändern und deren Lebenszyklus zu verwalten.

2. Systeme zur Verwaltung und Speicherung von Unterlagen. Ein Records Management System (RMS) bietet ein Lebenszyklusmanagement für die Unterlagen einer Organisation. Ein RMS umfasst Funktionen, die die Kontrolle und effiziente Erstellung, Verwaltung und Vernichtung von Unterlagen unterstützen. Stark regulierte Unternehmen, wie das Gesundheitswesen, verwenden in der Regel RMS-Systeme.

3. Workflow-Management-Systeme. Diese Systeme unterstützen automatisierte, regelbasierte Dokumentenmanagementprozesse. Für verschiedene Dokumententypen werden Regeln festgelegt, die den Benutzern im Workflow-Prozess bestimmte Aufgaben zuweisen. Ein solches System könnte zum Beispiel verwendet werden, um Genehmigungen für Kundenaufträge von Führungskräften in einem Vertriebsprozess zu erhalten.

4. Dokument-Imaging-Systeme. Ein Document Imaging System scannt papierbasierte Dokumente in ihrer einfachsten Form in Bilder um. Mit der OCR-Funktion (Optical Character Recognition) werden gescannte Texte digital in durchsuchbare Inhalte umgewandelt. Dies ist sehr nützlich für Unternehmen, die verschiedene Prozesse noch mit Stift und Papier verwalten.

5. Verwaltung von Unternehmensinhalten. ECM-Systeme gehen bei der Verwaltung von Inhalten noch einen Schritt weiter, da sie die Funktionen anderer Dokumentenverwaltungssysteme, wie z. B. die Unterstützung von Arbeitsabläufen, Prozessen, Geschäftsregeln und Lebenszyklusmanagement, einbeziehen. ECM-Systeme umfassen Funktionen zur Erfassung, Archivierung, Verwaltung, Vernetzung und Suche von Dokumenten. Unternehmen können damit Dokumente oder multimediale Inhalte mit einem Workflow-zentrierten Ansatz effizient verwalten.

Ist SharePoint ein Dokumentenmanagementsystem?

SharePoint ist eine webbasierte Plattform für die Zusammenarbeit und die Verwaltung von Dokumenten, die eine breite Palette von Funktionen für die Organisation, die Speicherung, die Verwaltung des Lebenszyklus und die Modifizierung beliebiger Dokumente bietet.

Zusätzlich zu den allgemeinen Eigenschaften eines Dokumentenmanagementsystems enthält SharePoint auch Funktionen, die es einer Organisation ermöglichen, Dokumente als Unternehmensunterlagen in Übereinstimmung mit gesetzlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien zu behandeln. Mit SharePoint können Sie Richtlinien auf jedes Dokument anwenden und so sicherstellen, dass dokumentenbezogene Aktionen korrekt ausgeführt werden. Dazu gehören Audits, Speicherung, Löschung und der sichere Schutz von hochwertigen Informationen.

7 Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Ein gut strukturiertes DMS bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter Kosteneinsparungen, eine höhere Mitarbeiterproduktivität, eine bessere Kundenzufriedenheit und eine leichtere Einhaltung von gesetzlichen und branchenspezifischen Vorschriften.

  1. Geringere Abhängigkeit von der Papierablage.
  2. Bessere Zusammenarbeit im Team und höhere Produktivität der Mitarbeiter.
  3. Einfacher Zugang zu Dokumenten bei Bedarf.
  4. Verbesserte Einhaltung der Zugriffskontrolle und Versionskontrolle (eine einzige Version der Wahrheit).
  5. Optionen für die Automatisierung zur Verbesserung des Arbeitsablaufs.
  6. Geschäftskontinuität für den Seelenfrieden.
  7. Bessere allgemeine Datensicherheit.

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Was ist ein Dokumentenmanagement-Workflow?

Ein Dokumentenmanagement-Workflow ist der Prozess der Erstellung, Speicherung, Weiterleitung und Freigabe, Genehmigung, Löschung, Bearbeitung, Verwaltung und Kategorisierung von Dokumenten im Unternehmen. Der Prozess bietet Richtlinien für die Durchführung verschiedener Aufgaben während des Lebenszyklus eines Dokuments.

Der Workflow umfasst Aufgaben wie:

  • Erstellung. Wie ein Dokument in dem angegebenen Arbeitsablauf erstellt wird.
  • Suche. Wie man Dokumente findet und darauf zugreift und was zu tun ist, wenn ein Dokument versehentlich gelöscht wurde. Sind die Zugriffsrechte für bestimmte Arten von Dokumenten eingeschränkt? Für wen und in welchem Ausmaß?
  • Editieren. Wie werden die Dokumente bearbeitet? Bietet das Dokumentenverwaltungssystem eine Versionskontrolle und können ausgewählte Änderungen rückgängig gemacht werden? Wie kann man zu einer früheren Version zurückkehren?
  • Anträge und Genehmigungen. Muss ein neues Dokument von jemand anderem als dem Ersteller genehmigt werden? Welche Aktionen sind am Genehmigungsprozess beteiligt?
  • Löschung. Wie werden Duplikate und andere redundante Dateien identifiziert und entfernt?
  • Aktualisieren. Wie halten Sie die Dokumente auf dem neuesten Stand und relevant? Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, Prüfungserinnerungen für die Eigentümer der Dokumente festzulegen.
  • Nachverfolgung und Reports. Um sicherzustellen, dass alle am Lebenszyklus der Dokumente beteiligten Prozesse ordnungsgemäß funktionieren, kann der Arbeitsablauf mit Hilfe verschiedener Verfolgungsfunktionen überwacht werden.
  • Gemeinsame Nutzung. Wie werden die Dokumente auf sichere Weise verteilt und gemeinsam genutzt, ohne dass die Gefahr besteht, dass Duplikate in der Organisation verbreitet werden?

 

Dokumentenmanagementsystem für verschiedene Branchen

Dokumentenmanagementsysteme haben ein breites Anwendungsspektrum,
und für viele Branchen ist ein DMS ein unverzichtbares Instrument für Führungskräfte und Mitarbeiter.

Kleine Unternehmen (KMU)

Kleinere Unternehmen zögern vielleicht, in technische Lösungen zu investieren. Ineffiziente Prozesse werden weiter verschlechtert und verursachen unnötige Kosten, wenn das Unternehmen wächst.

Lösungen, die in das Budget passen, sind flexibel und skalierbar und ermöglichen es dem Unternehmen, ohne Einschränkungen zu expandieren.

Omnia Express ermöglicht eine schnelle Bereitstellung zum Festpreis für Unternehmen mit bis zu 500 Benutzern. Omnia Express unterstützt KMUs, die eine vollwertige Intranet- und Dokumentenmanagement-Plattform mit viel Raum für Wachstum suchen.

Anwaltskanzleien

Anwaltskanzleien verwalten große Mengen an Dokumenten und sensiblen Informationen. Dazu gehören juristische Schriftsätze, Kundendokumente, Verträge und andere wichtige Dateien, die sicher und systematisch gespeichert werden müssen, um schnell und einfach abgerufen werden zu können.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist die beste Option für die effiziente Verwaltung dieser Informationen.

Obwohl es speziell für Anwaltskanzleien entwickelte Dokumentenmanagementsysteme gibt, sind die meisten modernen Produkte ebenso gute Kandidaten bei der Suche nach einer geeigneten Lösung.

Organisationen im Gesundheitswesen

Jede Organisation im Gesundheitswesen braucht ein Dokumentenmanagementsystem. Von einfachen Formularen bis hin zu internen Richtlinien, Vorschriften und Verfahren - das Gesundheitswesen und die Dokumentenverwaltung gehen Hand in Hand.

Die Verwaltung medizinischer Dokumente umfasst sensible persönliche Unterlagen, strenge Vorschriften und Verfahren. Dies erfordert, dass Dokumente kategorisiert, sicher aufbewahrt und häufig überprüft und genehmigt werden.

Für die Sicherheit der Patientenorganisation ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Dokumentenprozesse mit den gesetzlichen Normen übereinstimmen.

 

Wirtschaftsprüfungsgesellschaften

Wirtschaftsprüfungsunternehmen bearbeiten täglich große Mengen an Dokumenten. Neben der Steigerung von Auffindbarkeit, Effizienz, Produktivität, Kontrolle und Sicherheit arbeiten, kommunizieren und kooperieren Buchhalter mit Dateien innerhalb des Unternehmens und mit Kunden.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem mit integrierter Versionskontrolle erstellt automatisch Prüfpfade.

Buchhalter müssen häufig Daten aus älteren PDF-basierten Berichten extrahieren. Diese Funktion kann mit Software wie Adobes PDF-Konverter erreicht werden. Sie kann auch zu Ihrem DMS hinzugefügt oder in dieses integriert werden.

Bauunternehmen

Bauunternehmen und ihre Projektleiter jonglieren bei jedem Projekt mit verschiedenen Dokumenten. Dokumente wie Blaupausen und Zeichnungen, Genehmigungen, Spezifikationen, Verträge und viele andere Dokumente werden benötigt, um ein Projekt von Anfang bis Ende am Laufen zu halten.

Viele Bauunternehmen verwenden eine Mischung aus digitalen Dokumenten und Papier, aber der Trend geht zur vollständigen Digitalisierung. Wenn alle Dokumente digital lesbar und zugänglich sind, ergeben sich erhebliche Produktivitätsgewinne.

Ein DMS verbessert auch die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften erheblich und hilft diesen Unternehmen, Risiken besser zu kontrollieren.

Beratungsunternehmen

In einem Beratungsunternehmen verwalten die Mitarbeiter viele Dokumente, die sensible Informationen über Ihre Kunden und deren Unternehmen enthalten. Diese Dokumente werden häufig innerhalb Ihres Teams ausgetauscht und an Ihre Kunden hin- und hergeschickt..

Bei vielen Kunden und laufenden Projekten ist es wichtig, alle Arten von Dokumenten schnell zu finden und darauf zuzugreifen und zu wissen, dass die Informationen korrekt, aktuell, sicher und ordnungsgemäß verwaltet sind.

Ein modernes DMS hilft Ihnen, genau das zu erreichen. Ein DMS hilft Ihrem Unternehmen auch dabei, die erforderlichen Industriestandards und Vorschriften einzuhalten.

Worauf ist bei einem Dokumentenmanagementsystem zu achten?

Achten Sie bei der Auswahl eines Dokumentenverwaltungssystems auf die folgenden Hauptmerkmale:

  • Erfassung von Dokumenten aus mehreren Quellen Für effiziente und benutzerfreundliche Dokumentenprozesse ist es gut, wenn es verschiedene Möglichkeiten gibt, Dokumente in die Plattform einzubringen. Neben einer reibungslosen, konsistenten und durchgängigen Erstellung neuer Dokumente über Vorlagen sollte die Plattform auch den Import von Dokumenten über beispielsweise E-Mail, Scanner und OCR, Apps und Massen-Uploads unterstützen.

  • Berechtigter, mobiler und Cloud-Zugriff. Es ist absolut notwendig, dass die Plattform es ermöglicht, den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner zu beschränken, und dass dies auf der Grundlage von Rollen, Gruppen, Abteilungen oder einem bestimmten Benutzer erfolgen kann. Der Zugriff auf die Dokumente über die Cloud und mobile Geräte erhöht die Flexibilität, Produktivität und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.

  • Versionskontrolle und Wiederherstellung von Dokumenten. Einer der großen Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems besteht darin, dass Sie die volle Kontrolle darüber haben, wer was mit einem Dokument gemacht hat, von seiner Erstellung bis zu seiner Archivierung oder Löschung. Sie können auch zu früheren Versionen zurückkehren und Änderungen daran rückgängig machen. Voraussetzung dafür ist, dass die Plattform Versionierung, Bearbeitungshistorie und Wiederherstellung vollständig unterstützt.

  • Erweiterte Strukturierung und Suche. Durch die Verschlagwortung und Indizierung Ihrer Dokumente wird die Suche nach ihnen wesentlich einfacher und schneller. Es gibt eine Reihe von Indizierungsfunktionen. Ein Dokument kann zum Beispiel nach Autor, Version und Revision, Metadaten, Kontext und Inhalt kategorisiert und indiziert werden. Wenn z. B. alle Produkt- oder Service-Whitepapers mit "White Paper" gekennzeichnet sind, können Sie sie mit der Phrasensuche schnell finden. Genauso wichtig wie die Strukturierungsmöglichkeiten sind aber auch die Suchfunktionen der Plattform. Um die Indexierung sinnvoll nutzen zu können, muss die Plattform erweiterte Suchfilter bereitstellen, damit die Nutzer verschiedene Suchkategorien kombinieren können, um die Ergebnisse einzugrenzen.

  • Automatische Aktualisierung und Löschung. Die Dokumente auf dem neuesten Stand zu halten und die Archive frei von redundanten Informationen und Duplikaten zu halten, spart Platz und gewährleistet, dass Entscheidungen und Maßnahmen auf genauen Informationen beruhen. Viele Plattformen bieten eine gute Unterstützung für Aktualisierungserinnerungen und die automatische Löschung überflüssiger und veralteter Dateien.

  • Richtlinien für Vorlagen. Dies ist ein Hygienefaktor. Die Plattform sollte Werkzeuge für die Organisation aller genehmigten Vorlagen bereitstellen, die für die Vielzahl von Dokumenten verwendet werden, die Ihre Organisation über die Plattform erstellt und verwaltet. Die Verwendung von Vorlagen ist der beste Weg, um Ihre Prozesse, Ihre Marke und Ihre Kommunikation durchgängig und im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien zu halten. Außerdem machen Vorlagen die Prozesse und die Arbeit der Mitarbeiter einfacher und effizienter. Omnia und ähnliche Plattformen bieten Assistenten, die den Benutzern bei der Erstellung neuer Dokumente auf der Grundlage von Vorlagen helfen.

  • Integrationsfähigkeit: Die Plattform sollte sich leicht in Ihre aktuelle IT-Infrastruktur und die bereits in Ihrem Unternehmen verwendeten Anwendungen integrieren lassen. Dazu gehören beispielsweise Intranet, CRM, Kommunikations-, Desktop- und Kooperationsanwendungen. Prüfen Sie die offenen APIs der Plattform, die es Ihnen ermöglichen, das DMS mit verschiedenen Anwendungen zu verbinden.

  • Mehrstufige Sicherheit. Der Schutz sensibler Informationen ist von entscheidender Bedeutung. Sichere Anmeldeverfahren, Verschlüsselung, umfassende Backup-Pläne und rollenbasierter Zugriff sind unbedingt zu beachten. Um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen Zugang zu bestimmten Informationen haben, können die Zugriffsrechte nach einer Reihe von Kriterien festgelegt werden: nach Benutzer, Gruppe oder Abteilung. Benutzerbeschränkungen können auch nach Ordner oder Dokument festgelegt werden. Bei der Sicherheit geht es auch um die Möglichkeit, die vollständigen Prüfpfade eines Dokuments zu verfolgen, so dass jede Änderung nachgewiesen werden kann.

 

Weitere häufig gestellte Fragen

Bieten Microsoft 365 und Office 365 Unterstützung für das Dokumentenmanagement?

Ja, sowohl Microsoft 365 als auch Office 365 bieten Unterstützung für das Dokumentenmanagement. Diese Produktsuiten umfassen verschiedene Softwarelösungen wie SharePoint und OneDrive, die beide für die Dokumentenverwaltung genutzt werden können.

Was ist eine Dokumentenverwaltungssoftware?

Bei einer Dokumentenmanagement-Software handelt es sich im Grunde um eine digitale Lösung zum Erfassen, Speichern, Organisieren, Bearbeiten und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten und Dateien. Dabei kann es sich um Textverarbeitungsdokumente, PowerPoint- und Excel-Dateien, PDF-Dateien oder digitale Bilder von Papierdokumenten handeln.

Wie werden die Dokumente im System gespeichert?

Die Dokumente werden entweder lokal auf Servern vor Ort oder in der Cloud gespeichert. Es gibt eine Vielzahl von lokalen und Online-Speicherlösungen und Datenbanktechnologien, aus denen Sie wählen können. Für die meisten Unternehmen ist die Wahl der Speicherlösung nicht der wichtigste Faktor bei der Evaluierung eines Dokumentenmanagementsystems. Das ist der einfache Teil. Funktionen für die Zusammenarbeit, Strukturierung, Suchfunktionen, Zugriffsberechtigungen, Sicherheitsoptionen usw. sind weitaus wichtigere Kaufkriterien. Die Wahl zwischen Cloud-basierter oder lokaler Speicherung ist jedoch von großer Bedeutung für die Flexibilität und Effizienz Ihres Unternehmens sowie für die Sicherheitsmaßnahmen, die Sie umsetzen müssen.

Was ist ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS)?

Ein EDMS ist eine Softwarelösung zum Erstellen, Speichern, Abrufen, Strukturieren, Freigeben und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten in verschiedenen Formaten. Sie speichert Originaldokumente digital und ermöglicht es den Nutzern, Dokumente und deren Historie in einer zentralen Datenbank zu verwalten und zu verfolgen.

Was ist der Unterschied zwischen Cloud-Speicher und Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystemen?

Ein Cloud-Speicher ist im Grunde ein Online-Dateiserver, auf dem Sie Ihre Dateien speichern, freigeben und abrufen können. Online-Dienste wie Google Drive, iCloud, Dropbox und OneDrive werden hauptsächlich zum Speichern und Freigeben von Dateien verwendet. Viele Unternehmen nutzen Cloud-Speicher nur zur Sicherung und Redundanz. Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem bietet Ihnen jedoch sowohl die Möglichkeit, Dateien zu speichern als auch die Dateien in der Cloud effizient zu verwalten und gemeinsam zu bearbeiten.

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