Was ist ein
Dokumentenmanagement-System?

Es gibt grob fünf verschiedene Arten von Dokumentenmanagement-Systemen. Diese werden in folgende Kategorien eingeteilt:

1. Content Management. Diese Art von Lösung wird in der Regel als Web-Content-Management-System bezeichnet und soll Benutzern helfen, Inhalte auf einer externen Website oder in einem Intranet zu erstellen, zu bearbeiten, zu veröffentlichen, zu ändern und deren Lebenszyklus zu verwalten.

2.Records Management- und Storage-Systeme. Ein Records Management System (RMS) ist eine Lösung, die das Lifecycle-Management der Unterlagen einer Organisation ermöglicht. Die Lösung umfasst Funktionen, die das Management und die effiziente Erstellung, Verwaltung und Vernichtung von Unterlagen unterstützen. Stark regulierte Unternehmen, z.B. aus dem Gesundheitswesen, verwenden in der Regel RMS-Systeme.

3. Workflow-Management-Systeme. Diese Systeme unterstützen automatisierte, regelbasierte Dokumentenverwaltungsprozesse. Für verschiedene Dokumenttypen werden Regeln aufgestellt, die den Benutzern im Workflow-Prozess bestimmte Aufgaben zuweisen. Ein solches System könnte z. B. verwendet werden, um die Genehmigung von Aufträgen durch Führungskräfte in einem Verkaufsprozess zu erhalten.

4. Dokumenten-Imaging-Systeme. In seiner einfachsten Form scannt ein Document Imaging System papierbasierte Dokumente als Bilddateien. Mit einer OCR-Funktion (Optical Character Recognition) werden die gescannten Texte jedoch digital in durchsuchbare Inhalte umgewandelt. Dies ist sehr nützlich für Unternehmen, die verschiedene Prozesse noch in Papierform verwalten.

5. Enterprise Content Management. ECM-Systeme gehen bei der Verwaltung von Inhalten noch einen Schritt weiter, da sie die Funktionen anderer Arten von Dokumentenverwaltungssystemen, wie z. B. die Unterstützung von Arbeitsabläufen, Prozessen, Richtlinien und Lebenszyklusmanagement, integrieren. Sie kombinieren die Erfassung, Archivierung, Verwaltung, Vernetzung und Suche von Dokumenten und können von Unternehmen zur effizienten Verwaltung jeder Art von Dokumenten oder Multimedia-Inhalten mit einem workfloworientierten Ansatz eingesetzt werden. Ein ECM-System umfasst in der Regel Prozesse, die die Erstellung, Genehmigung und Verteilung von Inhalten steuern, sowie die sichere Speicherung aller verwalteten Objekte, ob digital oder analog.

Je nach Art Ihres Unternehmens bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das sowohl digitale als auch Papierdokumente erfasst, speichert, strukturiert und abruft, zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Die fünf wichtigsten sind:

1. Verbesserte Auffindbarkeit und Abrufbarkeit. Einer der Hauptvorteile eines DMS ist die Möglichkeit, Inhalte und Dateien schnell und einfach durch die Suche nach einem einzigen Wort oder Satz zu finden. Durch die Digitalisierung von Papierdokumenten und die damit verbundene elektronische Durchsuchbarkeit ihrer Inhalte wird die Produktivität enorm gesteigert. Wenn das DMS über die Cloud zugänglich ist, können die Benutzer außerdem von überall und jederzeit nach Dokumenten suchen und diese abrufen.

2. Erhöhte Sicherheit und Compliance. Ein DMS kann Ihnen helfen, das Sicherheitsniveau und die Einhaltung von Vorschriften zu optimieren. Das System bietet Kontrolle über sensible Informationen, und der Zugriff auf Dokumente kann auf Ordner- oder Dokumentebene für Einzelpersonen, Gruppen oder Benutzerrollen eingeschränkt werden. Außerdem hinterlässt es für jedes Dokument einen Prüfpfad, der es Ihnen ermöglicht, jede Aktion, z. B. das Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten, nachzuvollziehen, und zwar von wem. Ein DMS kann einer Organisation auch dabei helfen, Standards, Gesetze und Vorschriften effizient einzuhalten.

3. Bessere Zusammenarbeit. Die Möglichkeit, Dokumente an einem zentralen Ort schnell zu erstellen, zu speichern, zu finden, auf sie zuzugreifen und sie gemeinsam zu nutzen, vereinfacht die Zusammenarbeit. Dies gilt insbesondere für Teams, die über verschiedene Standorte und Zeitzonen verstreut sind. Mit einem DMS können Teams auf sichere und effiziente Weise zusammenarbeiten.

4. Eine einzige Version der Wahrheit. Wenn das DMS für alle Mitarbeiter des Unternehmens zugänglich ist, entsteht "eine einzige Version der Wahrheit", wodurch die Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit der Informationen gestärkt wird. Dadurch werden Entscheidungsprozesse verbessert. Außerdem werden unnötige Fehlinterpretationen, Fake News und Fehlentscheidungen, die auf ungenauen Informationen beruhen, verhindert. Und wenn alle gleichzeitig Zugang zu denselben Informationen haben, wird der ganzheitliche Zusammenhalt der Organisation gestärkt.

5. Erhöhte Produktivität. Die Zusammenführung aller Dokumente an einem Ort erleichtert den Mitarbeitern den Zugriff und die Suche nach allem, was sie für die Ausführung ihrer Arbeitsaufgaben und die effiziente Zusammenarbeit an Projekten benötigen. Mit einer leistungsstarken Suchmaschine können wichtige Informationen und Dokumente schnell gefunden und abgerufen werden, wodurch die Mitarbeiter viel Zeit sparen. Ein schnelleres Auffinden von Dokumenten kann auch die Flexibilität bei der Arbeit, das Engagement der Mitarbeiter und die Kundenzufriedenheit steigern.

Ein Dokumentenmanagement-Workflow ist der Prozess der Erstellung, Speicherung, Weiterleitung und Freigabe, Genehmigung, Löschung, Bearbeitung, Verwaltung und Kategorisierung von Dokumenten im Unternehmen. Der Prozess bietet Richtlinien für die Durchführung verschiedener Aufgaben während des Lebenszyklus eines Dokuments.

Der Workflow umfasst Aufgaben wie:

• Erstellung. Wie ein Dokument in dem angegebenen Arbeitsablauf erstellt wird.
• Suche. Wie man Dokumente findet und darauf zugreift und was zu tun ist, wenn ein Dokument versehentlich gelöscht wurde. Sind die Zugriffsrechte für bestimmte Arten von Dokumenten eingeschränkt? Für wen und in welchem Ausmaß?
• Editieren. Wie werden die Dokumente bearbeitet? Bietet das Dokumentenverwaltungssystem eine Versionskontrolle und können ausgewählte Änderungen rückgängig gemacht werden? Wie kann man zu einer früheren Version zurückkehren?
• Anträge und Genehmigungen. Muss ein neues Dokument von jemand anderem als dem Ersteller genehmigt werden? Welche Aktionen sind am Genehmigungsprozess beteiligt?
• Löschung. Wie werden Duplikate und andere redundante Dateien identifiziert und entfernt?
• Aktualisieren. Wie halten Sie die Dokumente auf dem neuesten Stand und relevant? Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, Prüfungserinnerungen für die Eigentümer der Dokumente festzulegen.
• Nachverfolgung und Reports. Um sicherzustellen, dass alle am Lebenszyklus der Dokumente beteiligten Prozesse ordnungsgemäß funktionieren, kann der Arbeitsablauf mit Hilfe verschiedener Verfolgungsfunktionen überwacht werden.
• Gemeinsame Nutzung. Wie werden die Dokumente auf sichere Weise verteilt und gemeinsam genutzt, ohne dass die Gefahr besteht, dass Duplikate in der Organisation verbreitet werden?

Achten Sie bei der Auswahl eines Dokumentenverwaltungssystems auf die folgenden Hauptmerkmale:

• Erfassung von Dokumenten aus mehreren Quellen Für effiziente und benutzerfreundliche Dokumentenprozesse ist es gut, wenn es verschiedene Möglichkeiten gibt, Dokumente in die Plattform einzubringen. Neben einer reibungslosen, konsistenten und durchgängigen Erstellung neuer Dokumente über Vorlagen sollte die Plattform auch den Import von Dokumenten über beispielsweise E-Mail, Scanner und OCR, Apps und Massen-Uploads unterstützen.
  
  
• Berechtigter, mobiler und Cloud-Zugriff. Es ist absolut notwendig, dass die Plattform es ermöglicht, den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner zu beschränken, und dass dies auf der Grundlage von Rollen, Gruppen, Abteilungen oder einem bestimmten Benutzer erfolgen kann. Der Zugriff auf die Dokumente über die Cloud und mobile Geräte erhöht die Flexibilität, Produktivität und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.
  
  
• Versionskontrolle und Wiederherstellung von Dokumenten. Einer der großen Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems besteht darin, dass Sie die volle Kontrolle darüber haben, wer was mit einem Dokument gemacht hat, von seiner Erstellung bis zu seiner Archivierung oder Löschung. Sie können auch zu früheren Versionen zurückkehren und Änderungen daran rückgängig machen. Voraussetzung dafür ist, dass die Plattform Versionierung, Bearbeitungshistorie und Wiederherstellung vollständig unterstützt.
  
  
• Erweiterte Strukturierung und Suche. Durch die Verschlagwortung und Indizierung Ihrer Dokumente wird die Suche nach ihnen wesentlich einfacher und schneller. Es gibt eine Reihe von Indizierungsfunktionen. Ein Dokument kann zum Beispiel nach Autor, Version und Revision, Metadaten, Kontext und Inhalt kategorisiert und indiziert werden. Wenn z. B. alle Produkt- oder Service-Whitepapers mit "White Paper" gekennzeichnet sind, können Sie sie mit der Phrasensuche schnell finden. Genauso wichtig wie die Strukturierungsmöglichkeiten sind aber auch die Suchfunktionen der Plattform. Um die Indexierung sinnvoll nutzen zu können, muss die Plattform erweiterte Suchfilter bereitstellen, damit die Nutzer verschiedene Suchkategorien kombinieren können, um die Ergebnisse einzugrenzen.
  
  
• Automatische Aktualisierung und Löschung. Die Dokumente auf dem neuesten Stand zu halten und die Archive frei von redundanten Informationen und Duplikaten zu halten, spart Platz und gewährleistet, dass Entscheidungen und Maßnahmen auf genauen Informationen beruhen. Viele Plattformen bieten eine gute Unterstützung für Aktualisierungserinnerungen und die automatische Löschung überflüssiger und veralteter Dateien.
  
  
• Richtlinien für Vorlagen. Dies ist ein Hygienefaktor. Die Plattform sollte Werkzeuge für die Organisation aller genehmigten Vorlagen bereitstellen, die für die Vielzahl von Dokumenten verwendet werden, die Ihre Organisation über die Plattform erstellt und verwaltet. Die Verwendung von Vorlagen ist der beste Weg, um Ihre Prozesse, Ihre Marke und Ihre Kommunikation durchgängig und im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien zu halten. Außerdem machen Vorlagen die Prozesse und die Arbeit der Mitarbeiter einfacher und effizienter. Omnia und ähnliche Plattformen bieten Assistenten, die den Benutzern bei der Erstellung neuer Dokumente auf der Grundlage von Vorlagen helfen.
  
  
• Integrationsfähigkeit: Die Plattform sollte sich leicht in Ihre aktuelle IT-Infrastruktur und die bereits in Ihrem Unternehmen verwendeten Anwendungen integrieren lassen. Dazu gehören beispielsweise Intranet, CRM, Kommunikations-, Desktop- und Kooperationsanwendungen. Prüfen Sie die offenen APIs der Plattform, die es Ihnen ermöglichen, das DMS mit verschiedenen Anwendungen zu verbinden.
  
  
• Mehrstufige Sicherheit. Der Schutz sensibler Informationen ist von entscheidender Bedeutung. Sichere Anmeldeverfahren, Verschlüsselung, umfassende Backup-Pläne und rollenbasierter Zugriff sind unbedingt zu beachten. Um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen Zugang zu bestimmten Informationen haben, können die Zugriffsrechte nach einer Reihe von Kriterien festgelegt werden: nach Benutzer, Gruppe oder Abteilung. Benutzerbeschränkungen können auch nach Ordner oder Dokument festgelegt werden. Bei der Sicherheit geht es auch um die Möglichkeit, die vollständigen Prüfpfade eines Dokuments zu verfolgen, so dass jede Änderung nachgewiesen werden kann.

Anwaltskanzleien verwalten große Mengen an Dokumenten und sensiblen Informationen. Dazu gehören juristische Schriftsätze, Kundendokumente, Verträge und andere wichtige Dateien, die sicher und systematisch gespeichert werden müssen, damit sie schnell und einfach abgerufen werden können. Ein Dokumentenmanagementsystem ist in der Tat die beste Option für die effiziente Verwaltung dieser Informationen.

Obwohl es speziell für Anwaltskanzleien entwickelte Dokumentenmanagementsysteme gibt, sind die meisten modernen Produkte ebenso gute Kandidaten bei der Suche nach einer geeigneten Lösung. Es ist jedoch wichtig, dass das System Funktionen enthält, die:

• Einfache Kategorisierung und Auffindbarkeit von Dokumenten nach Mandanten oder Fällen.
• Sicherstellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf sensible Informationen zugreifen können.
• Sie dabei unterstützen, lokale und internationale Vorschriften und Branchenstandards wie die GDPR zu erfüllen.
• Ermöglichen Sie eine effiziente Verfolgung der Historie eines Dokuments (Versionskontrolle).
• Erinnern Sie die Eigentümer der Dokumente daran, wenn es an der Zeit ist, ein Dokument zu überarbeiten oder es aus einem anderen Grund zu überprüfen.
• Automatisches Löschen oder Archivieren von Dokumenten.

Jede Klinik oder Organisation im Gesundheitswesen benötigt heute ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem. Von einfachen Formularen bis hin zu internen Richtlinien, Vorschriften und Verfahren - das Gesundheitswesen und die Dokumentenverwaltung gehen Hand in Hand. Die Verwaltung medizinischer Dokumente umfasst sensible persönliche Unterlagen, strenge Vorschriften sowie medizinische und organisatorische Prozesse. Jede Information und jedes Dokument muss kategorisiert, sicher aufbewahrt und oft von einer befugten Person geprüft und genehmigt werden. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bei Dokumentenprozessen ist sowohl für die Sicherheit der Patienten als auch für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Die meisten modernen Dokumentenverwaltungssysteme verfügen über Funktionen wie Versionskontrolle, die es ermöglicht, während der Lebensdauer eines Dokuments jede Überarbeitung (und die Person, die sie vorgenommen hat) zu verfolgen, sowie über Zugriffsberechtigungen und Erinnerungen an Überarbeitungen (da sich die gesundheitlichen und medizinischen Vorschriften ständig ändern). Für Organisationen im Gesundheitswesen sind diese Funktionen ein absolutes Muss. Eine weitere wichtige Funktion ist die Lesepflicht, mit der Sie verfolgen können, wer ein Dokument gelesen und unterzeichnet hat. In einigen Bereichen des Gesundheitswesens und der Medizin müssen Sie nachweisen, dass die gesamte Organisation oder wichtige Mitarbeiter bestimmte Grundsatzdokumente gelesen und unterzeichnet haben.

Da viele Dokumente von einer anderen Person als dem Ersteller genehmigt werden müssen, sollte die Plattform auch robuste Workflow-Prozesse bieten, die die reibungslose Weiterleitung von Dateien innerhalb des Unternehmens unterstützen.

Finanzdienstleistungsunternehmen wie Wirtschaftsprüfungsgesellschaften bearbeiten täglich große Mengen an Dokumenten. Für solche Unternehmen ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems von großem Nutzen. Neben einer verbesserten Auffindbarkeit, Effizienz, Produktivität, Kontrolle und Sicherheit werden die Arbeits-, Kommunikations- und Kooperationsprozesse der Buchhalter sowie der Austausch von Dateien innerhalb des Unternehmens und mit den Kunden wesentlich reibungsloser ablaufen. Ein zusätzlicher Bonus ist, dass ein modernes Dokumentenmanagementsystem mit integrierter Versionskontrolle automatisch Prüfpfade erstellt.

TDie Zeit-, Platz- und Frustrationsersparnis, die Sie durch die Digitalisierung Ihrer gesamten Dokumentenverwaltungsstruktur erzielen, ist enorm, um es einmal ganz deutlich zu sagen. Es ist nicht länger eine Frage des Ob oder Nicht. Sie müssen nur noch herausfinden, wie und auf welcher Plattform. Zusätzlich zu unseren allgemeinen Empfehlungen (siehe Frage "Worauf sollten Sie bei einem Dokumentenverwaltungssystem achten?" oben) ist es wichtig, dass die von Ihnen gewählte Plattform effiziente und sichere Workflow-Prozesse unterstützt, damit Entwürfe, Reports, Rechtsdokumente und andere Dateien intern und extern von Kunden und anderen Personen weitergeleitet und genehmigt werden können.

Eine weitere Funktion, die Sie einbauen sollten, ist die Konvertierung von PDF-Dokumenten in Excel und/oder Word, da Buchhalter häufig Daten aus älteren PDF-basierten Reports extrahieren und weiterverarbeiten müssen. Falls diese Funktion nicht integriert ist, kann ein Produkt eines Drittanbieters, wie der PDF-Konverter von Adobe, leicht hinzugefügt oder in praktisch jede Plattform Ihrer Wahl integriert werden.

Bauunternehmen und vor allem ihre Projekt-/Bauleiter jonglieren bei jedem Projekt mit einer Vielzahl von Dokumenten. Dokumente wie Blaupausen und Zeichnungen, Genehmigungen, Spezifikationen, Verträge und viele andere Dokumente werden benötigt, um ein Projekt von Anfang bis Ende am Laufen zu halten.

Viele Auftragnehmer verwenden eine Mischung aus digitalen Dokumenten und Papierdokumenten, aber der Trend geht zur vollständigen Digitalisierung, da die meisten Unternehmen von den Vorteilen einer vollständigen Digitalisierung profitieren möchten. Wenn alle Dokumente digital lesbar und zugänglich sind, wird alles - von der Erstellung über die Suche und den Zugriff, die Bearbeitung und Überarbeitung bis hin zur Zusammenarbeit, Genehmigung und Löschung von Dokumenten - wesentlich einfacher, schneller und sicherer.

Zusätzlich zu unseren allgemeinen Empfehlungen (siehe die Frage "Worauf ist bei einem Dokumentenmanagementsystem zu achten?" weiter oben) ist es wichtig, dass die von Ihnen gewählte Plattform den mobilen Zugriff von jedem Gerät aus unterstützt, denn Sie möchten, dass Ihr Team auf der Baustelle alle notwendigen Dokumente zur Hand hat. Wenn Sie aus irgendeinem Grund der Meinung sind, dass es am besten ist, Ihre Dateien auf einem Server vor Ort zu speichern, kann der mobile Zugriff über VPN-Verbindungen eingerichtet werden. Die Implementierung einer Cloud-basierten Speicher- und Dokumentenmanagementlösung ist jedoch bei weitem die effizienteste und bequemste Lösung, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, Projektdateien zu finden, darauf zuzugreifen und gemeinsam daran zu arbeiten, egal wo sie sich befinden.

Sie sollten auch sicherstellen, dass die Plattform robuste Workflow-Prozesse bietet, die eine reibungslose Weiterleitung und Genehmigung verschiedener Dokumente mit Kunden und Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen ermöglichen.

Als Berater verwalten Sie in der Regel eine beträchtliche Menge an Dokumenten, die sensible Informationen über Ihre Kunden und deren Unternehmen enthalten. Diese Dokumente werden häufig innerhalb Ihres Teams ausgetauscht und an Ihre Kunden hin- und hergeschickt. Bei vielen Kunden und laufenden Projekten ist es wichtig, alle Arten von Dokumenten schnell zu finden und darauf zuzugreifen und zu wissen, dass die Informationen korrekt, aktuell, sicher und ordnungsgemäß verwaltet sind. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem soll Ihnen dabei helfen, genau das zu erreichen. Je nach Ihrem Geschäftsfeld oder dem Ihres Kunden hilft es Ihnen auch, die erforderlichen Industrienormen und Vorschriften einzuhalten.

Gibt es Dokumentenmanagementsysteme, die speziell für Berater entwickelt wurden? Nicht wirklich, denn ein Berater kann alles sein, von einem Unternehmensberater über einen Innenarchitekten bis hin zu einem Buchhalter. Allerdings ist ein Dokumentenverwaltungssystem im Allgemeinen sehr flexibel, so dass Sie es an die individuellen Bedürfnisse und Präferenzen Ihres Unternehmens anpassen können. Omnia ist zum Beispiel eine Intranet- und Dokumentenmanagement-Plattform, die sich leicht an jede Art von Beratungsunternehmen anpassen lässt.

Dateimanagement bezieht sich auf Software und/oder manuelle Prozesse, die für die Pflege oder Verwaltung von Dateien und Ordnern verwendet werden. Dateiverwaltungssoftware hat eher begrenzte Möglichkeiten und ist für die effiziente Verwaltung einzelner oder gruppierter Dateien gedacht. Zu den häufigsten Vorgängen gehören das Öffnen, Erstellen, Verschieben, Kopieren, Umbenennen, Suchen und Löschen von Dateien sowie das Ändern von Dateiberechtigungen, Attributen und Eigenschaften. Mit einer Dateiverwaltungssoftware kann der Benutzer u. a. Dateien nach verschiedenen Kriterien wie Erstellungsdatum, Dateityp, Datum der letzten Änderung, Größe usw. durchsuchen, sortieren und verschieben.

Bei der Dokumentenverwaltung geht es um die Erstellung und das Lebenszyklusmanagement von Dokumenten, die Nutzung von Vorlagen und Tools zur Erstellung digitaler oder digitalisierter physischer Dokumente, die Suche nach Inhalten, die Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung von Dokumenten jederzeit und überall, die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten und vieles mehr.

Eine gute Dateiverwaltungssoftware und -praxis stellt sicher, dass Dateien in einer geordneten Struktur aufbewahrt werden, so dass sie leicht zu finden und abzurufen sind, und dass sie nicht verloren gehen oder verlegt werden. Das steigert die Effizienz und verringert den Stress und den Zeitaufwand für die Suche nach nicht gefundenen Dateien oder deren Wiederherstellung.

Eine effiziente und sichere Dateiverwaltung wird durch die Beachtung dieser fünf einfachen Regeln gewährleistet:

1. Konsolidieren und speichern Sie Ihre Dateien an einem Ort mit geeigneten Sicherungsroutinen und einer redundanten Struktur (gespiegelte Datenspeicherung).
   
   
2. Erstellen Sie ein logisches Dateibenennungssystem mit kurzen Dateinamen, die den Inhalt beschreiben.
   
   
3. Speichern Sie Dateien in hierarchischen Ordnern und Unterordnern und fassen Sie zusammengehörige Dokumente unabhängig von ihrem Format zusammen. Vermeiden Sie eine Überfüllung der Ordner. Versuchen Sie stattdessen, die Dateien zu kategorisieren und in verschiedene Unterordner zu unterteilen.
   
   
4. Trennen Sie laufende Arbeiten und Projektdateien von abgeschlossenen Dateien.
   
   
5. Mischen Sie keine ausführbaren Dateien mit Datendateien. Verwenden Sie bei der Installation von Anwendungsprogrammen die Standard-Dateispeicherorte.

Ein Dokumentenverwaltungsprotokoll legt die Regeln fest, nach denen Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet werden sollen. Dazu gehören Regeln dafür, wie sie erstellt, verschoben, gespeichert, geschützt, strukturiert, abgerufen, freigegeben, bearbeitet, archiviert und gelöscht werden. Das Protokoll sollte praktisch jeden Dokumentenverwaltungsprozess und jede Interaktion mit dem Dokumentenverwaltungssystem umfassen.

Omnia ist eine moderne und flexible Intranet-in-a-Box-Lösung auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint. Sie umfasst modernste Tools für Kommunikation, Zusammenarbeit und Governance, die Unternehmen und Organisationen dabei helfen, die interne Kommunikation, Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zu verbessern.

Die preisgekrönte Intranet-Plattform Omnia von Precio Fishbone bietet führende Leistung und eine intuitive, personalisierte und aufgabenorientierte Benutzererfahrung auf allen Geräten. Die voll ausgestatteten Intranet-Funktionen sind sowohl für einfache als auch für komplexe Veröffentlichungsszenarien geeignet und stellen sicher, dass die Inhalte stets aktuell und korrekt sind und die Benutzer auf dem neuesten Stand bleiben. Sie bietet Tools für eine gezielte interne Kommunikation, eine optimierte Zusammenarbeit und eine erweiterte Suche, die den Zeitaufwand der Benutzer für die Suche nach Informationen verringern und ihnen helfen, effizienter zusammenzuarbeiten und ihre Arbeit zu erledigen. Die Plattform umfasst auch Funktionen und Unterstützung für Dokumenten- und Qualitätsmanagementsysteme sowie ein Prozessvisualisierungstool (Process Viewer).

Die umfangreichen sozialen Funktionen von Omnia, wie z. B. die intelligenten Vorlagen und Assistenten für die Erstellung von Communities, können ein Unternehmen dabei unterstützen, den ganzheitlichen Zusammenhalt am Arbeitsplatz zu stärken und den Wissensaustausch sowie das Engagement der Mitarbeiter zu fördern. Die Integrationsfunktionen von Omnia ermöglichen außerdem eine reibungslose Integration mit internen und externen Anwendungen, so dass die Benutzer ein einheitliches digitales Arbeitsplatzerlebnis erhalten.

Mit Omnia kann ein Unternehmen oder eine Organisation ihr gesamtes Informationsarchiv, ihre Dokumente, Prozesse, Kollaborationen und Tools an einem Ort konsolidieren und integrieren. Dadurch wird jede Information oder eine andere interne Ressource über einen einzigen Zugangspunkt zugänglich gemacht und das Unternehmen erhält eine "einzige Version der Wahrheit". Alles in allem wird dies die Produktivität, das Engagement und die Fähigkeit der Organisation, eine bessere Zukunft für sich selbst zu schaffen, steigern. Die Plattform bietet außerdem einzigartige Möglichkeiten für künftige Anpassungen und Entwicklungen, die durch den Support von Precio Fishbone unterstützt werden, wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln.