Den ersten Schritt in Richtung einer ansprechenderen (digitalen) Arbeitsumgebung mit stärkerem Einbezug der Mitarbeiter machen

Eine der wichtigsten Aufgaben von Arbeitgebern ist es, die Motivation und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter möglichst hoch zu halten, was eine optimierte Produktivität, zufriedene Kunden und gesunde Gewinne garantiert. Diese Aufgabe zählt jedoch auch zu den schwierigsten. Mit einem gut strukturierten, modernen und dynamischen Intranet wird sie jedoch wesentlich einfacher.

Das Mitarbeiterengagement kann auf unterschiedliche Art und Weise gesteigert werden. Die Schaffung der richtigen physikalischen Infrastruktur, welche den Mitarbeitern erlaubt, Dinge effizient in einer angenehmen und impulsgebenden Umgebung zu erledigen, ist natürlich nur eine der wichtigsten Voraussetzungen. Ebenso wichtig sind jedoch Richtlinien am Arbeitsplatz, die sicherstellen, dass alle Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie ein Mitspracherecht bei der strategischen Entwicklung des Unternehmens haben, dass sie in der Lage sind, positiv auf ihre aktuelle und künftige berufliche Situation Einfluss zu nehmen, und dass sie alle Mitglieder des Unternehmensteams sind. Anderenfalls fällt es schwer, alle Mitarbeiter dazu zu bewegen, in dieselbe Richtung zu gehen. Anstatt sich auf die Wachstumsstrategien und Verbesserungsmöglichkeiten konzentrieren zu können, wird die Geschäftsleitung gezwungen, interne Konflikte zu lösen und die steigende Abwanderungsquote von Mitarbeitern unter Kontrolle zu bringen.

Eines der wirksamsten Kommunikationstools der Geschäftsleitung für die Aufnahme von Strategien, geschäftlichen Zielen und Kernwerten in die Organisation, während zugleich Prozesse geschaffen werden, welche das Mitarbeiterengagement stärken, ist das Intranet. Es ist jedoch von grundlegender Bedeutung, ein speziell konzipiertes Intranet zu entwickeln, das den einzigartigen Bedürfnissen, Verhaltensweisen und der informellen Kultur der jeweiligen Organisation Rechnung trägt. Es gibt jedoch einige psychologische Grundsätze, die sich auf jede Organisation anwenden lassen. In diesem Blogbeitrag werden wir Sie durch einige dieser Grundsätze führen, die Ihnen hoffentlich bei der Erreichung einer Steigerung des Mitarbeiterengagements helfen werden.

Mehr Flexibilität = Höhere Produktivität

Vielen Arbeitgebern fällt es schwer, darauf zu vertrauen, dass ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen, wenn sie ihnen mehr Freiheiten eingestehen. So zweifeln sie daran, wenn ihre Mitarbeiter nicht ständig während der regulären Arbeitszeiten unter der direkten Aufsicht ihres Vorgesetzten auf dem Unternehmensgelände tätig sind. Die meisten Arbeitgeber wären zweifelsohne ziemlich überrascht über die Ergebnisse, wenn sie es wagen würden, ihre Vorurteile auf den Prüfstand zu stellen. Arbeitsplätze mit einer flexibleren Arbeitssituation, die den Mitarbeitern mehr Freiheiten in Bezug auf die Arbeitszeit und den Arbeitsort gewährt, sind häufig im Vergleich zu weniger flexiblen Arbeitsplätzen produktiver. Neben der höheren Produktivität kommt es auch zu einer Steigerung des Mitarbeiterengagements in diesen Umgebungen. Für die überwältigende Mehrzahl der Mitarbeiter macht die Möglichkeit, ihren Arbeitsort und ihre Arbeitszeit bestimmen zu können, ihren alltäglichen Balanceakt um ein Vieles einfacher. Glückliche Mitarbeiter neigen zudem dazu, produktiver zu sein und eine stärkere Bindung zum Unternehmen aufzubauen.

Ein modernes Intranet stellt eine Vielzahl von smarten Funktionen bereit, die Ihnen dabei helfen können, eine flexiblere Arbeitsumgebung zu schaffen. Persönliche Treffen werden beispielsweise überflüssig, da Sie die Tools und Lösungen für Online-Meetings und eine Online-Zusammenarbeit verwenden können. Es gibt in der Tat unzählige innovative und einfach zu verwendende Tools, die in das Intranet integriert sind. Diese machen virtuelle Meetings wesentlich effizienter und produktiver als persönliche Treffen. Die Zusammenarbeit an Dokumenten gestaltet sich über File-Sharing-Lösungen zudem wesentlich einfacher und ist ergebnisorientierter.

Auch das Zeitmanagement ihrer Mitarbeiter wird sich dank Online-Systemen für die Registrierung der Arbeitszeiten und gemeinsamer Kalender immens verbessern.

Transparenz ist von zentraler Bedeutung

Eine offene und ehrliche Kommunikation führt organisationsweit zu mehr Engagement. Wenn Ihre Mitarbeiter wissen, dass ihnen mit Ausnahme sensibler Informationen und gewisser Finanzangelegenheiten nichts vorenthalten wird und dass alle Informationen wahrheitsgemäß und „ungeschminkt“ übermittelt werden, werden sie Ihnen auch zuhören. Sie werden Ihnen aufmerksam und mit echtem Interesse zuhören. Denn sie sehen sich nun als Vertrauensperson im Team, das die Zukunft des Unternehmens prägt. Wie wir wissen ist Ehrlichkeit ein zweischneidiges Schwert. Wenn die Geschäftsleitung offen und transparent ist, gilt dies auch für die Mitarbeiter.

Das Mitarbeiterengagement wird immens steigen, wenn jede/r weiß, was vor sich geht. Da mehr Personen mit unterschiedlichen Kompetenzen über Dinge Bescheid wissen, die verbessert werden müssen, oder über Fragen, die noch nicht beantwortet sind, wird dies zu größeren Synergien und mehr Innovationen führen.

Dies ist einer der Gründe, aus denen alle Informationen über das Intranet laufen und darüber gebündelt werden sollten. Mithilfe von Kategorien und Tags können die Mitarbeiter schnell und unkompliziert die wichtigsten Informationen in ihren persönlichen Feeds herausfiltern, wodurch sich die Verbreitung wichtiger Informationen beschleunigen lässt.

Freiwilliges Engagement fördern

Dafür zu sorgen, dass Online-Diskussionsforen möglichst offen, transparent und einladend sind, ist eine wirksame Strategie für die Steigerung der Anzahl von Teilnehmern. Die gleiche Strategie lässt sich in der Tat auf eine Vielzahl von Verbesserungs- und Freiwilligenprojekte anwenden.

Die Investition von Zeit für Zwecke und in Projekte, bei denen keine Belohnung am Ende des Wegs wartet, hat eine positive psychologische Wirkung auf die meisten Personen. Das Teilen von Wissen und Zeit zugunsten anderer vollbringt Wunder für das mentale Wohlbefinden. Die gute Nachricht für Arbeitgeber ist, dass sich die Freiwilligenarbeit für das Unternehmen positiv auf die Mitarbeiter auswirkt. Es kann eine Wirkung erzielt werden, die mit jener von guten Taten in der Gemeinde oder dem Helfen von Personen in Not vergleichbar ist.

Freiwilligenarbeit hat auch einen positiven Dominoeffekt, indem das Interesse der Mitarbeiter an neuen und anderen unbezahlten Projekten geweckt wird, sobald das aktuelle endet. Ein anderer positiver Nebeneffekt ist, dass, sobald sich ein Mitarbeiter an Aktivitäten und Projekten außerhalb seiner Stellenbeschreibung beteiligt, er häufig Interesse an den strategischen Herausforderungen gewinnt, denen sich die Organisation gegenübersieht.

Wenn Sie also diese Frucht des ruhenden Mitarbeiterengagements ernten möchten, müssen Sie eine Umgebung schaffen, welche die Personen dazu auffordert und ermutigt, an Freiwilligenprojekten teilzunehmen und diese zu starten. Im Intranet verfügbare, smarte Tools für die Zusammenarbeit erleichtern die Initiierung neuer Projekte, die Einladung sowie die Verwaltung von Mitgliedern, die Moderation der Gespräche sowie die Planung und Nachkontrolle von Tätigkeiten ungemein.

Sichtbare Ziele lassen sich wesentlich einfacher erreichen

Wenn Ihre Mitarbeiter keine Kenntnis von den Zielen und strategischen Visionen des Unternehmens haben, wird Ihnen die Vereinheitlichung Ihrer Organisation schwer fallen. Auch ist es schwierig, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die richtigen Maßnahmen und Handlungen zum richtigen Zeitpunkt priorisieren. Meetings, E-Mails und Post-its im Pausenzimmer sind natürlich alles akzeptierte Mittel für die interne Kommunikation. Allerdings ist eine konsistente, kristallklare Erklärung Ihrer Unternehmensziele, die in jedem möglichen Zusammenhang im Intranet wiederholt wird, weitaus besser. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass die Informationen jeden erreichen. Ihre Mitarbeiter werden die Ziele nach und nach durch die tägliche Benutzung des Intranets verinnerlichen.

Wenn Ihre Mitarbeiter die übergeordnete Unternehmensstrategie gemeinsam mit Ihren kurz- und langfristigen Zielen kennen und zur Gänze verstehen, wird es Ihnen wesentlich einfacher fallen, Sie in die Entscheidungsfindungsprozesse und Tätigkeiten zur Verbesserung einzubinden und ihre Mitwirkung zu erreichen.

Gesundes soziales Leben = gesunde Organisation

Arbeit ist so viel mehr als nur Meetings, Fristen, der Jahresurlaub oder die Zahlung des monatlichen Gehalts. Es ist ein Ort, an dem die meisten Personen einen Großteil ihrer wachen Stunden verbringen. Angenommen, Sie möchten glückliche, produktive und kreative Mitarbeiter haben, ist es daher von zentraler Bedeutung, dass der Arbeitsplatz ein so angenehmer Ort wie möglich ist.

Eine Weise, um dies zu erreichen, ist die Einführung eines Kalenders für soziale Aktivitäten mit ernährungs- und gesundheitsorientierten, kulturellen und anderen gesellschaftlichen Aktivitäten und Ereignissen.

Die Etablierung einer gesunden sozialen Struktur mit regelmäßigen Aktivitäten muss nicht mit hohen Kosten verbunden sein. Einfache Dinge, wie lange gemeinsame Spaziergänge, mehrmals die Woche schwimmen oder laufen zu gehen sowie der Besuch von Kunstgalerien, sind alles Aktivitäten, die wenig kosten, jedoch einen großen Unterschied für das Wohlbefinden und den Teamgeist Ihrer Mitarbeiter ausmachen.

Es gibt viele nützliche Funktionen und Formulare, die im Intranet verfügbar sind und die Sie verwenden können, um Einladungen zu Veranstaltungen und Aktivitäten zu erstellen, Wettbewerbe zu konfigurieren, Teilnehmerlisten zu verwalten, Erinnerungen auszusenden usw. Die Einladungen lassen sich auch mit den Kalendern der Mitarbeiter synchronisieren, sodass keine Gefahr besteht, dass sie Aktivitäten, für die sie sich angemeldet haben, versäumen.

Vielleicht ist es nicht notwendig auf diesen letzten Punkt hinzuweisen, aber je zufriedener die Mitarbeiter mit ihrem Beruf und ihrem Arbeitsplatz sind, desto engagierter und motivierter sind sie. Noch dazu bekommen Sie eine wesentlich gesündere Arbeitsumgebung.

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