Die digitale Lücke für Mitarbeiter im Außendienst schließen - 5 einfache Tipps

Sie können eine großartige Rendite erzielen, wenn es Ihnen gelingt, die Mitarbeiter im Außendienst in den digitalen Arbeits- und Informationsfluss sowie die Community Ihrer Organisation einzubinden.

Ein erheblicher Anteil der Mitarbeiter im Außendienst besitzt im Unternehmen keinen eigenen Arbeitsplatz und Computer. In der Logistik, der Industrie, dem Einzelhandel sowie den Dienstleistungssektoren beläuft sich diese Ziffer auf bis zu rund 80-90% der Mitarbeiter. Viele von ihnen sind zur Gänze vom digitalen Arbeits- und Informationsfluss und der Community der Organisation abgeschnitten. Allerdings ist die digitale Einbindung dieser Mitarbeiter kostspielig. Wertvolle Einblicke und Ideen gehen verloren. Auch schlägt sich die digitale Entfremdung negativ auf ihre Motivation, ihre Loyalität und ihr Engagement nieder.

In diesem Blogbeitrag finden Sie diverse Tipps, wie Sie die digitale Lücke schließen und das Engagement Ihrer Mitarbeiter im Außendienst steigern können.

Die Mitarbeiter im Außendienst in die digitale Arbeitsumgebung einbinden

Es ist relativ einfach, eine Organisation zu vereinheitlichen und die Mitarbeiter über wichtige Neuigkeiten, Trends, Geschäftsstrategien usw. auf dem Laufenden zu halten. Voraussetzung dafür ist, dass die Mitarbeiter ihren Arbeitsalltag vor einem Computer verbringen. In Organisationen, in denen das computer- und arbeitsplatzlose Personal überwiegt, wie beispielsweise Mitarbeiter im Außendienst bei Dienstleistungsunternehmen, wird diese Aufgabe ungemein schwerer. Gerade bei diesen Arten von Organisationen ist es wahrscheinlich noch wichtiger, über eine effiziente interne Kommunikation in Echtzeit zu verfügen.

Die digitale Ausgrenzung stellt aus mehreren Gründen ein Problem dar. Die Mitarbeiter im Außendienst kennen Ihr Kerngeschäft besser als alle anderen für das Unternehmen tätigen Personen. Sie verbringen ihre gesamten Arbeitstage in unmittelbarer Nähe zum Markt und im engen Kontakt zu Ihren Kunden. Oder sie sind für die Tätigkeiten verantwortlich, die letzten Endes die Rechnungen des Unternehmens und die Gehälter der Mitarbeiter bezahlen. Für gewöhnlich sind sie im Unternehmen am geschäftigsten, sind ständig auf dem Sprung und setzen sich nur selten zu den restlichen Mitarbeitern im Büro dazu. In vielen Branchen arbeiten Mitarbeiter im Außendienst auch allein und eigenständig. Somit verstärkt die digitale Lücke die bereits etablierte physische Ausgrenzung zusätzlich.

Wie Ihnen zweifelsohne bewusst sein wird, erledigen informierte Mitarbeiter ihren Job wesentlich effizienter und besser als ihre uninformierten Kollegen. Was glauben Sie, wie groß das Verbesserungspotenzial in einer Organisation ist, bei der drei Viertel der Mitarbeiter ohne Zugang zum täglichen Informationsstrom im Regen stehen gelassen werden?

Unsere Kunden erzählen uns häufig von der Zeit vor der Einführung eines mobile Geräte unterstützenden Intranets. Regelmäßige Mitarbeiterbesprechungen, Kick-off-Veranstaltungen, Anschlagtafeln und die Schneckenpost waren die einzigen, zur Verfügung stehenden Tools, um arbeitsplatzlose Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Natürlich kann nicht geleugnet werden, dass gelegentliche persönliche Mitarbeiterbesprechungen von zentraler Bedeutung sind, um Beziehungen aufzubauen und damit jeder in dieselbe Richtung geht. Sie sind jedoch zeitaufwendig und kostspielig.

Da heutzutage beinahe jede/r ein Smartphone besitzt, gibt es keine Entschuldigung mehr dafür, nicht von den Vorteilen zu profitieren, die ein sich anpassendes bzw. responsives Intranet bietet. Im Folgenden werden wir die zentrale Rolle der digitalen Integration ausführlicher besprechen und Ihnen fünf einfache Tipps an die Hand geben, wie Sie die Mitarbeiter im Außendienst digital einbeziehen können.

Nr. 1 - Die Mitarbeiter im Außendienst als die Leistungsträger würdigen, die sie sind

In einer Geschäftswelt, in der man ständig mit einem prüfenden Blick begutachtet und von Ratingseiten, wie Reco, Google Review und TripAdvisor, bewertet wird, ist das Engagement Ihrer Mitarbeiter im Außendienst maßgeblich für den Erfolg Ihrer Organisation. Eine einzelne Bewertung kann den Unterschied ausmachen. Dennoch sind sich die meisten Mitarbeiter im Außendienst nicht über die Folgen ihrer Beiträge auf den Erfolg bzw. Misserfolg ihres Arbeitsgebers bewusst. Wüssten sie es, würden sie sich wahrscheinlich zusätzlich bemühen, insbesondere, wenn ihr Status als Leistungsträger, den die meisten von ihnen verdienen, gebührend anerkannt würde.

Mitunter gibt es ein oder zwei Mitarbeiter, die Auszeichnungen, wie Mitarbeiter des Monats oder Kundenheld der Woche, als anbiedernd oder gar bedeutungslos erachten. Wenn sie jedoch an der Reihe sind und eine solche Auszeichnung erhalten, werden sie ebenso erfreut darüber sein wie jede/r andere. Es funktioniert. Und die Welt wäre ein wesentlich besserer Ort, wenn wir alle ab und zu ein Lob erhalten oder uns jemand auf die Schulter klopfen würde. Vor allem wäre dies jedoch eine ideale und schmerzlose Gelegenheit, um die Mitarbeiter im Außendienst in den digitalen Bereich zu locken und ihr Engagement zu steigern.

Nr. 2 - Der Arbeit ein übergeordnetes Ziel geben

Ein dickes Bündel Geld, eine zusätzliche Urlaubswoche oder ähnliche Vorteile und Leistungen reichen nicht länger aus, um neue Talente anzuwerben. Auch können Mitarbeiter dadurch nicht dazu bewogen werden, länger für das Unternehmen zu arbeiten oder mit mehr Engagement an ihre Arbeit heranzugehen. Dies trifft insbesondere auf Millennials zu. Eine Gallup-Studie über die von Millennials bevorzugte Arbeits- und Lebensweise ergab, dass diese Generation den Zweck ihrer Arbeit und nicht die damit verbundene Vergütung über alles stellt. Der Bericht kam zu dem Schluss, dass 60% der Millennials ständig auf der Suche nach neuen Jobs sind, die ihr Leben mit mehr Sinn füllen. Die Motivation dieser Generation oder vielmehr ihr mangelhafter Antrieb traten auch im Engagement-Messer dieser Studie zutage, in der Millennials mit gerade einmal 29% am niedrigsten abschnitten. So fühlten sich mehr als 55% absolut demotiviert in ihrem Beruf. Dies war der höchste Demotivationsscore in der Studie im Vergleich zu allen anderen arbeitenden Generationen. Unter den Babyboomern (geboren zwischen 1946 und 1964) fühlten sich immerhin 48% in ihrer aktuellen Position demotiviert.

Die Sinnhaftigkeit des Berufs hängt nicht nur von den eigentlichen beruflichen Aufgaben oder der von Mitarbeitern innegehaltenen Position ab. Der Hintergrund und Kontext der Arbeit nimmt häufig einen größeren Stellenwert ein. Selbst der glanzloseste und langweiligste Beruf kann als sinnvoll wahrgenommen werden, wenn damit ein höheres Ziel als die monatliche Gehaltszahlung verbunden ist. Man muss dabei nicht gleich die Welt oder Wale retten oder den Klimawandel umkehren. Häufig reicht es bereits aus, die Unternehmensziele und Visionen der Organisation zu kennen, und wie die Arbeit einzelner Mitarbeiter zur Erreichung dieser Ziele und Visionen beiträgt.

>Eine Möglichkeit, um Mitarbeiter auf ihre Wichtigkeit hinzuweisen, ist ihnen regelmäßig idealerweise unterstützt durch Grafiken und Illustrationen zu zeigen, welche Fortschritte ihr Bereich in Bezug auf den allgemeinen Plan gemacht hat. Dieser Bericht kann sich beispielsweise auf Finanzzahlen oder andere KPIs, wie Qualitätsmängel, stützen.

Sie können auch eine Brise Journalismus nutzen: Führen Sie beispielsweise Interviews mit Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen der Organisation und veröffentlichen Sie die Artikel im Intranet. Wenn Sie zudem noch Verweise auf die Strategien und Visionen der Organisation in den Artikel aufnehmen, wird sich der Nutzen verdreifachen. Sie werden das Mitarbeiterengagement steigern. Die Kollegen werden in das Intranet gelockt, da sie gespannt darauf sind, den Artikel zu lesen. Auch werden die beruflichen Aufgaben und Rollen von Mitarbeitern vor einem größeren Zusammenhang beschrieben. Bingo! Und schon besitzt die Stelle des jeweiligen Mitarbeiters eine höhere BEDEUTUNG.

Nr. 3 - Einladung in den Strategieraum

Die meisten Personen finden ihre Arbeit wesentlich interessanter, wenn sie ein Mitspracherecht bei der strategischen Entwicklung des Unternehmens, der Organisation oder des Arbeitsplatzes haben. Dies trifft umso mehr zu, wenn die Geschäftsführung ihre Ideen begrüßt. Unter diesen Umständen können sie eine echte Beziehung zur Organisation aufbauen und fangen an, sich um ihr zukünftiges Wohlbefinden zu sorgen und zu kümmern.

Die dauerhafte Installation eines Briefkastens für Vorschläge im Intranet sollte unbestritten als ein Hygienefaktor in jeder Organisation erachtet werden. Verbesserungsvorschläge, Vorschläge für die Straffung oder Beseitigung von Prozessen, lustige Aktivitäten für die Teambildung und insbesondere Meinungen lassen sich dann in diesem digitalen Briefkasten posten. Vergessen Sie jedoch nicht, zuerst eine beständige und schnelle Feedbackroutine zu schaffen. Anderenfalls könnte dieses Taktik nach hinten losgehen und stattdessen zu weniger Mitarbeiterengagement führen.

Die Einbindung von Mitarbeitern in den geschäftlichen und strategischen Entwicklungsprozess ist eine sehr lohnende Maßnahme für mehr Mitarbeiterengagement. Wider den Erwartungen vieler Managementteams sind damit kein allzu hoher Zeitaufwand und nicht die Schaffung von unzähligen Konflikten verbunden. Durch die Verwendung einfacher webbasierter Fragebogen und Umfragen lässt sich die Meinung eines Bereichs oder der gesamten Organisation zu strategischen Fragen und Angelegenheiten binnen Minuten, Stunden oder weniger Tage erhalten. Es ist eine schnelle und leichte Möglichkeit, damit sich jede/r einbezogen und integriert fühlt, während das Management zudem eine wesentlich solidere Grundlage für seine strategischen Entscheidungen erhält.

Nr. 4 - Machen Sie alle Mitarbeiter zu Whistleblowern

Brechen Sie nicht in Panik aus. Natürlich möchten wir nicht, dass Ihre internen Geheimnisse an die allgemeine Öffentlichkeit geraten. Wir möchten nur, dass Sie alle Mitarbeiter im Außendienst in eine Art menschliche Sirene verwandeln, sodass sie die Geschäftsleistung vor bevorstehenden Unwettern oder auch nur vor unzufriedenen Kunden, die sich über ein Produkt, eine Leistung oder den Preis beschweren, warnen.

Indem Sie Ihre Mitarbeiter im Außendienst zu Whistleblowern machen, werden Sie drei Dinge erreichen: Es wird ihnen klarer werden, wie wichtig ihre Position ist (siehe Nr. 2 oben). Sie werden sich in den geschäftlichen Entwicklungsprozess stärker einbezogen fühlen (siehe Nr. 3 oben). Zudem wird die Geschäftsleistung besser über den Markt, geschäftliche Bedrohungen und Möglichkeiten informiert sein.

Erstellen Sie eine Warnfunktion im Intranet und fordern Sie die Mitarbeiter dazu auf, so schnell wie möglich Meldungen zu posten, wenn sie beobachten, dass Kunden unzufrieden sind, Prozesse nicht ideal funktionieren, Preise nicht stimmig sind, es unerwartet Mitbewerber gibt usw.

Nr. 5 - Bitten Sie sie um ein Autogramm

Falls die Zuckerbrot-Strategie nicht funktioniert, bleibt ihnen noch immer die Peitsche. Manchmal ist ihr Einsatz unerlässlich, wenn sie beispielsweise eine Lesebestätigung wichtiger Informationen von allen Personen in der Organisation benötigen. In diesem Fall können sie die Funktion „Pflichtlektüre“ für Dokumente, Seiten, Videos oder Blogbeiträge aktivieren, die von den Mitarbeitern unbedingt gelesen werden müssen. Die betroffenen Mitarbeiter werden daraufhin regelmäßig und automatisch daran erinnert, bis sie bestätigen, dass sie die Informationen tatsächlich gelesen und verstanden haben. Dies ist manchmal die einzige Option, um bestimmte Mitarbeiter dazu zu bewegen, das Intranet zu verwenden. Mit der Zeit wird jedoch der eigene Wunsch der Mitarbeiter, ständig über alle Vorkommnisse und Geschehnisse in der Organisation auf dem Laufenden zu sein, an die Stelle Ihrer „Peitsche“ treten.

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