Ein soziales Intranet steigert das Mitarbeiterengagement

Der Schlüssel zu einer höheren Produktivität, Kosteneffizienz und Rentabilität liegt zweifelsohne bei Ihren Kolleginnen und Kollegen. Oder - um es genauer zu sagen - bei deren Engagement für Ihr Unternehmen. Wenn Sie das Engagement und die Begeisterung Ihrer Mitarbeiter steigern können, wird es garantiert zu einer Steigerung der Produktivität kommen. Das soziale Intranet hat sich als eines der besten Mittel bewährt, um das Potenzial Ihrer Organisation für großartige Innovationen, einen unübertroffenen Wissensaustausch und ein gesteigertes Mitarbeiterengagement zu erschließen.

Unabhängig davon, wie brillant und vielversprechend Ihre Strategien und Geschäftspläne sind, sind sie von wenig Wert, wenn Ihre Mitarbeiter nicht „mitziehen“. Falls es schwer fällt, Engagement zu schaffen und einen Konsens zu erreichen, da Sie jedermann und jedefrau überreden müssen, am selben Strang zu ziehen, könnten durchaus struktur- oder kommunikationsbedingte oder organisatorische Probleme dahinter stecken. Wenngleich das Intranet die strukturellen Probleme nicht behebt, kann es sicherlich dazu beitragen, diese zu überbrücken. Vor allem aber kann das soziale Intranet als Plattform für eine inklusive, offene und transparente interne Kommunikation dienen.

Wenn alle uneingeschränkt und einfach miteinander in der Organisation kommunizieren können und die Stimmen und Meinungen aller Mitarbeiter den gleichen Stellenwert bekommen, sind neue Synergien, eine ungebändigte Kreativität und ein optimiertes Mitarbeiterengagement automatisch die Folge.

Im Endeffekt sind wir alle ebenbürtig

Ein optimal konfiguriertes Intranet führt zu einer verbesserten internen Kommunikation und Zusammenarbeit, einem vereinfachten Informationsmanagement, einem vermehrten Wissensaustausch und mehr Mitarbeiterengagement. Das herkömmliche Intranet kanalisiert für gewöhnlich die Informationen von oben nach unten, was letzten Endes nur zur Stimulation der alten, schalen, analogen Kommunikationsstruktur beiträgt. Es stimmt natürlich, dass die Informationen leichter zugänglich sind, aber dies regt keinesfalls das Mitarbeiterengagement an, noch schafft es mehr Begeisterung aufseiten der Mitarbeiter.

Erst die Fähigkeit, kritische Informationen durch rollen- und aufgabenorientierte Funktionen rasch und einfach zu finden und zu verbreiten, führt zu mehr Effizienz. Aber es liegen vermutlich noch größere Effizienzgewinne in der Fähigkeit des sozialen Intranets, die Organisationsstrukturen und -grenzen zu überwinden und nahtloser zu gestalten, die zuvor eine effiziente interne Kommunikation verhinderten.

Das Internet im Allgemeinen und die sozialen Medien im Besonderen haben bewiesen, wie die Digitalisierung Hindernisse überwinden kann, welche die Kommunikation zwischen verschiedenen Gruppen und Personen verhinderten. Heute kann beinahe jede Person ein paar Worte mit einem Präsidenten, Führungskräften von Unternehmen, dem Dalai Lama und sogar dem Papst über die sozialen Medien austauschen. Hinter unserer Tastatur sind wir auf digitaler Ebene tatsächlich ebenbürtig und können frei und offen ohne die Starre kommunizieren, die durch persönliche Attribute häufig entsteht.

Wir haben das gleiche Phänomen bei dynamischen sozialen Intranets beobachtet, bei denen Mitarbeiter dazu ermutigt wurden, ihre Ideen in Chatrooms und Diskussionsforen einzubringen und die Problemlösung zu unterstützen. Es lässt sich allgemein sagen, dass mehr Personen in einer digitalen Arbeitsumgebung als der physischen aktiv werden und zudem lösungs- und ergebnisorientierter sind. Die Personen, denen es schwer fällt, sich vor einer Personengruppe zu äußern, sind häufig von ihren Ängsten und Einschränkungen befreit und können ihre Ansichten und Ideen digital einfacher kommunizieren.

Wenn die Mitarbeiter erleben, dass ihnen zugehört wird und ihre Ansichten und Ideen geschätzt werden, nehmen auch ihr Selbstbewusstsein ebenso wie ihr Interesse am Wohlbefinden und der Zukunft der Organisation zu. Der gesamte Prozess entwickelt sich somit nach und nach zu einer dem Dominoeffekt gleichenden Spirale der gesteigerten Mitwirkung und des erhöhten Engagements. Je mehr Selbstbestätigung Sie erhalten, desto aktiver werden Sie.

Anpassung der digitalen Arbeitsumgebung an Rollen und Bedürfnisse

Um die Begeisterung und Disziplin der Mitarbeiter zu steigern, muss die digitale Arbeitsumgebung ebenso wie die physische an ihre Bedürfnisse und Vorlieben angepasst werden. Die Umsetzung variiert von Organisation zu Organisation. Es besteht beispielsweise ein großer Unterschied zwischen den Kommunikationsbedürfnissen einer Organisation im Gesundheitswesen und jenen von Finanzdienstleistern. Im Gesundheitswesen tätige Mitarbeiter werden vermutlich die Aufgaben- und Dokumentenmanagementsysteme sowie die Foren für den Austausch bei Schichtwechsel als die nützlichsten Tools des Intranets erachten. Während Finanzunternehmen die Börsen- und Rechtsforen als die attraktivsten Bereiche empfinden werden.

Um die Nutzung des Intranets zu optimieren und sicherzustellen, dass es dem Mitarbeiterengagement förderlich ist, ist es entscheidend, an seiner Attraktivität, Benutzerfreundlichkeit und Aufgabenorientiertheit zu arbeiten sowie es den konkreten Bedürfnissen der Organisation anzupassen. Sie können beispielsweise die Informationsfeeds je nach den beruflichen Rollen, Vorlieben und Zugangsberechtigungen einzelner Mitarbeiter personalisieren. Auf diese Weise werden die Benutzer die erheblichen Informationen schneller finden und müssen nicht einen digitalen Datenstrom durchqueren, um diese zu erhalten.

Sobald die Mitarbeiter feststellen, dass die Suche nach nützlichen Informationen einfach und rasch ist, werden sie das Intranet verstärkt nutzen und es wird sich ihre Einstellung gegenüber dieser Technologie verbessern. Mit Zunahme der Verwendung der über das Intranet gebotenen Tools für die Erledigung täglicher Aufgaben steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich an freiwilligen Projekten oder Diskussionsgruppen beteiligen werden. Das Neue wird rasch zu einer Gewohnheit und einer Notwendigkeit, um Beiträge leisten zu können und über die jüngsten Entwicklungen in den Diskussionsgruppen, Projektforen sowie Chatrooms auf dem Laufenden zu bleiben, denen die Mitarbeiter beigetreten sind.

Entfesseln Sie schlummernde, innovative Kräfte

Wenn niemand um Ihre sonstigen Talente und Kenntnisse abgesehen von den in Ihrer Arbeitsbeschreibung genannten weiß, bleiben sie sehr wahrscheinlich verborgen, unentdeckt und unerschlossen. Das ist nicht nur für Sie schade, sondern auch eine Vergeudung von wertvollen Ressourcen aufseiten Ihres Arbeitgebers. Mit gut dokumentierten Kompetenzprofilen der Mitarbeiter im Intranet gehört diese Verschwendung von Ressourcen der Vergangenheit an. Entscheidungsträger und Kollegen können auf diese Weise einfach über die smarten kompetenzbezogenen Suchmaschinen des Intranets Kompetenzen, Berufserfahrung und Wissensquellen ausfindig machen.

Allgemein gesagt wird der Wissensaustausch in einer Organisation mit einem aktiven, gut strukturierten, sozialen Intranet effizienter. Die Mitarbeiter freuen sich, dass sie ihr Wissen und ihre Erfahrung teilen können, wenn sie Zugang zu smarten Tools haben, die ihnen genau dies erlauben. Sie erachten das Intranet auch als bevorzugte Quelle für die Suche nach zuverlässigen Informationen und Kompetenzen, wenn die Suchfunktionen einfach zu verwenden sind und die Wissensdatenbank gut gefüllt ist. Dafür ist natürlich eine durchgängige Strategie erforderlich, um die Mitarbeiter dazu anzuhalten, ihre Kompetenzprofile regelmäßig zu aktualisieren. Datenbanken aktualisieren sich leider nicht von allein...

Wenn die Lösung von komplizierten Problemen oder die Suche dringend benötigter Kompetenzen einfach ist und wenn Ihre Mitarbeiter nicht darauf warten können, ihr Wissen über das Intranet zu teilen, werden die innovativen Kräfte der Organisation unweigerlich gedeihen und wachsen.

Feedback und Transparenz beflügeln die Mitwirkung

Die interessantesten Diskussionen sind häufig diejenigen, die im Aufenthaltsraum stattfinden. Dies ist auch häufig der Geburtsort von innovativen Verbesserungsideen in der Organisation. Leider verlassen viele gute Ideen den Aufenthaltsraum nicht und erreichen daher nie das Management, den Vorstand oder andere Entscheidungsträger. Wenn die Gespräche jedoch im Intranet in offenen, themenbezogenen und transparenten Foren geführt werden, erreichen die Inhalte alle Personen, die sich darüber informieren möchten oder müssen. Dies führt zu einer Mitwirkung auf einer breiteren Ebene und gute Ideen bleiben nicht länger auf den Aufenthaltsraum beschränkt.

Es gibt nichts Besseres als Feedback, um die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern. Dies gilt jedoch auch im Umkehrschluss. Es gibt kaum etwas Niederschmetterndes für das Mitarbeiterengagement als schlechtes oder inexistentes Feedback. Es ist daher von größter Wichtigkeit, dass Sie Prozesse schaffen, um strenge Feedback-Routinen in jedem Forum und bei jedem Projekt umzusetzen, bei dem Sie Ihre Mitarbeiter zur Mitwirkung anhalten möchten. Ihre guten Absichten könnten anderenfalls leider nach hinten losgehen.