Ihr Unternehmen durch virtuelles Brainstorming beflügeln

Das typische Bild einer Brainstorming-Sitzung ist ein geschäftiger Raum voller lautstarker Kollegen, die einander Ideen präsentieren, Wörter und Zahlen auf ein Whiteboard kritzeln oder Post-its auf einer Wand verschieben. Folglich wird Brainstorming von vielen Organisationen, in denen sich die Mitarbeiter nicht persönlich treffen können, als Option komplett außen vor gelassen. Es gibt jedoch keine Hinweise dafür, dass virtuelles Brainstorming weniger produktiv als physische Sitzungen ist. In der Tat behaupten viele Studien sogar, dass das Gegenteil der Fall ist.

Die Überlebensfähigkeit eines Unternehmens hängt stark von seiner Fähigkeit ab, einen ständigen Strom an neuen Ideen und Wissen auf dem neuesten Stand zu generieren, die ihm erlauben, seine Prozesse kontinuierlich zu verbessern sowie Mitbewerber und andere Bedrohungen im Zaum zu halten. Die Etablierung struktureller Prozesse, die sicherstellen, dass die Quelle neuer Ideen nie versiegt, ist daher beinahe eine Frage von Leben und Tod.

Während der Ideenfindungsprozess großteils relativ spontan in den verschiedensten beruflichen Situationen stattfindet, setzen viele Organisationen Brainstorming ein, um den Wissensaustausch, das kreative Denken und die Ideenfindung systematisch zu stimulieren. In diesem Blogbeitrag werden wir uns näher mit den Vorteilen des virtuellen Brainstormings und den verschiedenen verwendeten Methoden auseinandersetzen.

Vorteile des Online-Brainstormings

Laut einer umfassenden Studie im Jahr 2007 ist virtuelles Brainstorming sogar produktiver und kreativer als physische Sitzungen. 70% der Befragten gaben an, dass sie in virtuellen Sitzungen kreativer sind, mehr Impulse wahrnehmen und engagierter sind.

Tomas Chamorro-Premuzic schrieb im Harvard Business Review über das Online-Brainstorming und unterstrich drei Faktoren, die nahelegen, dass das virtuelle Brainstorming die bessere Wahl ist:

Beseitigung von Produktivitätsblockaden. Virtuelles Brainstorming kommt ohne die nachteiligen Wirkungen physischer Sitzungen aus, die häufig mit Produktivitäts- und Effizienzblockaden verbunden sind, da dominierende Teilnehmer zu viel reden, die Sitzung an sich reißen und ihre Kollegen nicht zu Wort kommen lassen. Die Produktivität einer physischen Sitzung kann auch stark davon abhängig sein, wie viele Personen daran teilnehmen. Es besteht eine Korrelation zwischen der Anzahl von Teilnehmern und der Anzahl der generierten Ideen bei persönlichen Sitzungen. Demgegenüber ist das virtuelle Brainstorming unbegrenzt skalierbar und ihm sind keine Grenzen in Sachen Raum oder Zeit gesetzt.
Absolute Anonymität. Beim Online-Brainstorming können Sie Ihre Ideen, Kommentare und Beiträge relativ anonym posten, sodass die Gespräche und Beurteilungen vollkommen objektiv gehalten werden. Dies kommt dem Ideenfindungsprozess zugute und stellt sicher, dass die besten Ideen und nicht die am stärksten dominierenden Kollegen als Sieger hervorgehen. Die mögliche Wahrung der Anonymität hilft zudem introvertierten Mitarbeitern, einen Schritt nach vorne zu machen.
Mehr Diversität. Sofern es richtig verwaltet wird, kann virtuelles Brainstorming die Kreativität durch einen stärker diversifizierten Ideenfindungsprozess steigern. Studien haben ergeben, dass der Ausgang einer Sitzung besser ist, wenn die Teilnehmer ihre jeweiligen Ideen vor Sitzungsbeginn niederschreiben. Das virtuelle Brainstorming erlaubt die Durchführung dieses Schrittes selbst während einer Sitzung (welche keine Veranstaltung in Echtzeit sein muss). Dadurch wird auch automatisch ein Archiv aller aktiven und inaktiven Ideen sowie eine Gesprächs- und Beurteilungshistorie darüber geschaffen.

Methoden für die Entfesselung der Kreativität

Es gibt unzählige Methoden, welche die Kreativität in einer Gruppe entfachen können. Sie konzentrieren sich in der Regel darauf, die Personen auffordern, Dinge in einem neuen Licht zu sehen, indem Assoziationen hervorgerufen und zuvor bestehende Wahrnehmungen und Ideen hinterfragt werden. Während einige dieser Verfahren sich am besten für persönliche Meetings eignen, lässt sich die Mehrzahl auch auf virtuelle Sitzungen anwenden.

Die folgenden haben sich als einige der wirksamsten Methoden bewährt:

Mindmapping. Dies ist eine der besten Methoden, um Ihren Ideenfindungsprozess in Antwort auf ein Problem oder eine Herausforderung visuell zu organisieren und zu kategorisieren. Die Teilnehmer bringen ihre Ideen und Anmerkungen durch ein visuelles baumähnliches Konzept ein, bei dem jeder Zweig und Ausläufer Unterkategorien symbolisiert. Online gibt es unzählige Mindmapping-Tools, wie Miro, Conceptboard, MindMeister, Stormboard, Coggle, xmind und LucidChart. Es ist auch möglich, Stormboard und MindMeister als in Teamsintegrierte Apps zu nutzen.
Brainwriting. Bei dieser Technik handelt es sich um ein zirkuläres Verfahren in einer Gruppe, deren Teilnehmer eine oder mehrere Ideen für ein konkretes Problem oder eine Herausforderung niederschreiben. Daraufhin geben sie ihre Ideen an das nächste Mitglied in der Gruppe weiter, sodass jede Person etwas Neues zu jeder Idee hinzufügen kann. Es ist eine effiziente Methode, um rasch viele Ideen zu sammeln und alle gleichwertig einzubeziehen. Sie können dafür ein Tabellenkalkulationsprogramm, wie Excel, oder ein Online-Whiteboard mit Post-its, wie Microsoft Whiteboard oder Miro, verwenden.
Lotus- und Venn-Diagramme. Die Lotus- und Venn-Diagramme werden häufig im Ideenfindungsprozess verwendet, um ein besseres Verständnis eines Problems zu begünstigen. Lotus-Diagramme basieren auf einem Kernproblem oder einer zentralen Herausforderung. Die Teilnehmer fügen dem Diagramm in Form von Lotusblutenblättern neue Kategorien, Lösungen oder Perspektiven hinzu. Ein Venn-Diagramm wird verwendet, um logische Beziehungen zwischen unterschiedlichen Datensätzen zu veranschaulichen. Ein virtuelles Whiteboard mit vorkonfigurierten Vorlagen, wie das Venn-Diagramm von Conceptboard und das Lotus-Diagramm von Miro, sind wahrscheinlich die einfachsten Optionen, um diese Verfahren zu benutzen.
5-Warum-Methode. Die 5-Warum-Methode bzw. Fünf-Warum-Methode zielt darauf ab, zur Grundursache eines Problems oder einer Herausforderung zu gelangen. Die Gruppe wird zunächst mit einem Problem, einem Ziel oder einer Vision konfrontiert. Sie muss daraufhin die Antwort darauf finden, warum es ein Problem ist oder warum es dieses Ziel/diese Vision erreicht werden soll. Auf die Antwort folgt ein weiteres Warum?. Dies geht so für vier Runden weiter, bis die Grundursache identifiziert ist, wobei jede Antwort die Grundlage für die nächste Frage bildet. Nach fünf Wiederholungen sieht sich die Gruppe der abschließenden Frage gegenüber: Was hält Sie davon ab? Für die Durchführung dieser Übung können Sie ein digitales Whiteboard verwenden.
Andere Methoden für ein wirksames virtuelles Brainstorming unter Verwendung gemeinsamer virtueller Whiteboards sind willkürliche Begriffe, die KJ-Methode, ein Moodboard und das negative Brainstorming.

Ideen Leben einhauchen

Nachdem Sie eine Liste der besten, bei der Brainstorming-Sitzung gesammelten Ideen haben, ist es entscheidend, dass Sie über einen soliden Prozess und eine robuste Struktur verfügen, die sicherstellen, dass die Ideen wirksam verwaltet werden. Zunächst benötigen Sie eine transparente und faire Lösung für Abstimmungen. Es gibt unzählige Online-Abstimmungs- und Umfrage-Systeme, wie Polly und SurveyMonkey, die sich beide beispielweise in Teams integrieren lassen. Vergewissern Sie sich jedoch, dass das System eine anonyme Abstimmung unterstützt, um eine mögliche Gruppendynamik in Bezug auf die Ergebnisse zu verhindern.

Die Gewinnerideen müssen daraufhin in eine Plattform für die Zusammenarbeit aufgenommen werden, wo das einschlägige Produkt, die Lösung, die Dienstleistung oder die Verbesserung weiterentwickelt wird. Über eine Projekt- und Zusammenarbeitslösung, wie beispielsweise Trello und Planner, lässt sich jede Idee effizient testen, gründlich überprüfen und weiterentwickeln. Es gibt auch sogenannte Lösungen für das Ideenmanagement, wie edison365ideas, die speziell für die Begleitung neuer Initiativen von der Idee zur durchführbaren Lösung konzipiert wurden.

Für den Erfolg planen

So gelingt eine erfolgreiche virtuelle Brainstorming-Sitzung:

Laden Sie Personen mit möglichst unterschiedlichen Hintergründen und Kompetenzen sowie in möglichst unterschiedlichen Altersgruppen ein. Geben Sie in der Einladung das Programm, die Aufgabe und Hintergrundinformationen zum Treffen an.
Vergewissern Sie sich, den Teilnehmern ausreichend Zeit zu geben, um sich auf die Sitzung vorzubereiten.
Wählen Sie einen Diskussionsleiter, dem die Teilnehmer vertrauen und der die Fähigkeit besitzt, ihre Begeisterung zu wecken.
Schaffen Sie einen virtuellen Brainstorming-Raum mit leistungsstarken Tools für die von Ihnen verwendeten Methoden.
Richten Sie ein transparentes Abstimmungs- und Umfragesystem ein.
Schließen Sie jede Sitzung mit der Erarbeitung eines taktischen Aktionsplans in Abstimmung mit der Gruppe ab.