Optimierung der internen Kommunikation durch ein attraktives und buntes Intranet

Für viele Unternehmen und Organisationen ist das Intranet so gut wie gleichbedeutend mit der internen Kommunikation. Alles - von Geschäftsstrategien über Nachrichten und Ereignissen bis hin zum Tausch von Arbeitsschichten - wird über das Intranet besprochen. Die Möglichkeit, die gesamte Kommunikation über eine einzige Plattform abzuwickeln, ist wirklich großartig. Aber das funktioniert nur, solange Ihre Mitarbeiter das Intranet anderen Tools und Kanälen vorziehen. Sollte dies nicht der Fall sein, kann es sich sogar als Hindernis für die interne Kommunikation erweisen.

Veraltete und vernachlässigte Intranets, auf welche die Geschäftsführung pocht und angewiesen ist und welche von den Mitarbeitern verabscheut werden, sind heutzutage leider allzu üblich geworden. In der Folge werden wichtige Informationen teilweise nicht rechtzeitig und manchmal überhaupt nicht in der gesamten Organisation kommuniziert. Ein überholtes Intranet wirkt sich auch negativ auf das Mitarbeiterengagement aus, sodass die Organisation weniger produktiv und schwieriger zu steuern ist.

Es kann viele Gründe für die Unbeliebtheit eines Intranets geben. Vielleicht ist es beispielsweise nicht für die Benutzung auf mobilen Geräten geeignet. Oder daraus ist ein undurchdringliches Datennetz geworden, sodass es schwer und zum Teil unmöglich ist, die erheblichen Informationen zu beschaffen. Es ist auch möglich, dass die von den Mitarbeitern bevorzugten Tools und Funktionen nicht darüber verfügbar sind. Dies ist häufig der Fall, wenn das Intranet seit längerer Zeit nicht mehr aktualisiert wurde. Der IT-Abteilung sind dann in Bezug auf die Integration moderner Tools die Hände gebunden. Wenn die Startseite zudem nicht anzeigt oder bietet, was die Mitarbeiter als ihre wichtigsten internen Bedürfnisse und Präferenzen erachten, wird sich dies ebenfalls negativ auf ihre Sicht auf das Intranet insgesamt niederschlagen.

In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen einige grundlegende Tipps für die Gestaltung Ihres Intranets, sodass es unwiderstehlich wird und Ihrer internen Kommunikation starke Impulse gibt.

Ihre Mitarbeiter zu Intranet-Abhängigen machen

Mitunter sind Sie nicht überzeugt davon, dass eines dieser Probleme auf Ihr Intranet zutrifft. Es ist hypermodern, für mobile Geräte optimiert und in Ihren Augen einfach zu benutzen. Wenn allerdings die Annahme des Intranets niedrig ist und Ihre Organisation als uninformiert, geteilt und nicht engagiert wahrgenommen wird, dann ist die Ursache wahrscheinlich in Ihrer Kommunikationsstrategie und Ihrem Intranet zu finden, welche doch nicht so gut wie gedacht funktionieren. In diesem Fall raten wir Ihnen zu einer drastischen Neugestaltung Ihres Intranets und Ihrer Kommunikationsstrategie.

Die beste Möglichkeit, um dies zu tun, hängt sehr stark von Ihrer Geschäftssparte, der Größe Ihrer Organisation, ob Sie global tätig sind oder vor kurzem mit einem anderen Unternehmen fusioniert haben, usw. ab. Es ist eine komplexe Angelegenheit, deren Erörterung wir uns für einen künftigen Blogbeitrag aufheben.

Die Struktur und die Funktionsweise Ihres Intranets müssen natürlich an die einzigartigen Bedürfnisse Ihrer Organisationen und Ihrer Tätigkeiten angepasst werden. Es gibt jedoch mehrere Erfolgsfaktoren, die allgemein Anwendung finden. Jeder Kommunikationsmanager sollte stets das Ziel verfolgen, die Mitarbeiter zu Intranet-Abhängigen zu machen. Wenn Ihnen dies gelingt, kann sich das Management sicher sein, dass das Intranet seine zentrale Aufgabe erfüllt: die gesamte Organisation ständig über alle wichtigen Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.

Räumen Sie auf, specken Sie ab und verordnen Sie eine strikte Diät

Intranets haben die lästige Angewohnheit, mit der Zeit zuzunehmen. Neue Dokumente, Blogbeiträge, Unterseiten und Landing Pages, Bilder, Videos und andere Medien werden ständig - rund um die Uhr - hinzugefügt. Wenn Sie das Intranet nicht an einer kurzen Leine halten, entwickelt es sich rasch zu einer undurchdringlichen, enormen Masse an alten, überholten, duplizierten und in vielen Fällen inkorrekten Informationen, die sich mit kritischen, aktuellen Informationen vermischen. Je größer die Informationsmasse, desto wahrscheinlicher ist es, dass Mitarbeiter wichtige Informationen übersehen und damit beginnen, dass Intranet absichtlich zu meiden. Wenn die gleichen Informationen zudem in unterschiedlichen Versionen verfügbar sind, wird das Intranet seine Vertrauenswürdigkeit zur Gänze verlieren.

Um diese kontraproduktive massive Ansammlung von Informationen zu vermeiden, müssen Sie strikte Routinen zur Straffung für jeden Aspekt des Informationsmanagements - von der Veröffentlichung neuer Informationen zu den Löschungs- und Archivierungsverfahren - einführen. Es sollte beispielsweise für jeden Geschäftsbereich einen bestimmten Informationseigentümer geben, der für die regelmäßige Aussortierung und Archivierung der Informationen verantwortlich ist. Intraneteditoren besitzen nur in seltenen Fällen die notwendigen Kenntnisse, um die Richtigkeit aller über das Intranet gebündelten Informationen zu überprüfen. Blogbeiträge, Dokumente und Seiten mit einer beschränkten Lebenserwartung sollten stets mit einem „Unveröffentlichungsdatum“ verbunden sein. Duplikate können durch die Anwendung einheitlicher Publikations- und Katalogisierungsroutinen vollständig beseitigt oder vermindert werden. Ein integriertes Dokumentenmanagementsystem wird die Arbeit, das Intranet sauber und schlank sowie navigationsfreundlich zu halten, zudem vereinfachen.

Allerdings bleibt selbst nach Einführung einer glänzenden neuen Struktur und erstklassiger Routinen die schwierigste Aufgabe bestehen. Der wichtigste Erfolgsfaktor ist die Sicherstellung, dass alle Herausgeber von Inhalten (was häufig die gesamte Organisation einschließt) nachziehen. Um das Intranet schlank und straff zu halten, sind regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungskampagnen ein absolutes Muss für jede Organisation.

Machen Sie das Intranet allen zugänglich. Und zwar jederzeit.

Heutzutage, wo beinahe jede/r mit ihrem/seinem Handy neben sich schläft, ist die mobile Anpassung des Intranets entscheidend, wenn nicht gar ausschlaggebend, für die Optimierung der internen Kommunikation. Selbst wenn Ihre Mitarbeiter einen Großteil ihrer Arbeitszeit vor dem Computer verbringen, spielen Mobiltelefone eine zunehmend wichtigere Rolle in ihrem Leben. An vielen Arbeitsplätzen besitzen Mitarbeiter sogar nicht länger einen Computer. Mobiltelefone oder Tablets sind häufig das einzige verfügbare Gerät für die digitale Kommunikation. Mobil aus Sicht des Benutzers zu denken, ist daher der Schlüssel zur Schaffung eines beliebten Intranets.

Bei der Verfügbarkeit geht es auch um die Zugänglichkeit. Allen Personen Zugang zu allen Inhalten zu bieten, ist nur selten eine Option. Es gibt immer eine bestimmte Menge sensibler Informationen, die einigen wenigen vorbehalten ist. Auch der Einhaltung der Datenschutz- und Integritätsbestimmungen muss Rechnung getragen werden. Sie sollten sich jedoch ungeachtet dessen stets zum Ziel setzen, möglichst viele Informationen möglichst vielen Personen zugänglich zu machen. Transparenz und Offenheit ebnen in den meisten Fällen den Weg zu einem gesteigerten Mitarbeiterengagement und erleichtern auf diese Weise die Vereinheitlichung der Organisation und deren Steuerung in Richtung ihrer strategischen Ziele.

Stellen Sie daher sicher, regelmäßig Zeit für die Überprüfung und Aktualisierung der Listen für die Zugänglichkeit zu den Informationen einzuplanen. Es ist ein wahres Erfolgsrezept für die Anziehung von Benutzern und eine durchgängig hohe Annahme durch sie. Eine weitere Möglichkeit, um die Verfügbarkeit zu steigern, ist die Strukturierung der Suchfunktionen und Leitfäden, sodass sie mit beruflichen Rollen, Prozessen und Verantwortlichkeiten übereinstimmen. Auf diese Weise wird die Suche nach erheblichen Informationen immens erleichtert.

Navigation für eine effiziente Kommunikation

In vielen Intranets, insbesondere älteren, kann die Navigation schwer fallen. Die Startseite könnte beispielsweise nicht länger den aktuellen geschäftlichen Entwicklungen Rechnung tragen, indem sie sich auf überholte Bedürfnisse und Vorlieben der Benutzer konzentriert. Doch gerade dort sollten uns die wichtigsten Tools für unsere Aufgaben sowie die jüngsten Nachrichten und Beiträge aktueller Schwerpunktbereiche bereitgestellt werden. Zudem muss das Layout attraktiv, nicht überladen und leicht zu navigieren sein. Wiederkehrende Ereignisse und Kalenderaktivitäten können beispielsweise auf eine gesonderte Landing Page verschoben werden, sodass eine Überladung und ein Wirrwarr auf der Startseite vermieden werden können. Auf diese Weise wird Platz für die wichtigsten Nachrichten gemacht. Die Inhalte des Intranets und seine Menüstruktur sollten regelmäßig im Einklang mit den aktuellen Kommunikations- und betrieblichen Prozessen sowie Bedürfnissen der Benutzer überprüft und aktualisiert werden.

Die Überprüfung der Suchfunktionen ist ebenso von größter Wichtigkeit, wenn Ihr Ziel eine Steigerung der Beliebtheit des Intranets ist. Wenn die Liste der Suchergebnisse unendlich lang wird und viele ähnliche oder irrelevante Treffer aufweist, beginnen die Benutzer damit, sich nach alternativen Suchoptionen umzusehen. Neben der Reduzierung der Einstellungen der Suchfunktionen, z.B. durch selbstausfüllende Vorschläge für Suchbegriffe, müssen Sie alle Veröffentlichungen nach den modernen SEO-Verfahren auf die gleiche Art und Weise wie Ihre externe Website strukturieren. Praktisch gesagt bedeutet dies, dass die Suchwörter und -begriffe in die Überschriften, die Auszüge und die ersten Absätze eingebettet sein sollten, dass die Metabeschreibungen optimiert werden und dass alles getaggt und kategorisiert wird.

Hauchen Sie Farbe und Leben ein

Ein Intranet voller bürokratischer Texte mit wenigen Bildern und keinen Videos wird in kürzester Zeit auf dem digitalen Friedhof enden. Wenn Sie eine rasche Verbreitung von Nachrichten, die Steigerung Ihrer Produktivität und den ständigen Durst Ihrer Mitarbeiter nach neuen Informationen anstreben, müssen Sie Ihrem Intranet Farbe und Leben einhauchen. Sie müssen ihm mit unzähligen Bildern und Videos Würze verleihen, welche die einzigartigen Werte, Merkmale und die Subkultur Ihrer Organisation optisch und verbal widerspiegeln. Achten Sie jedoch darauf, stets einen unbeschwerten Ton anzuschlagen, sodass sich Ihre Mitarbeiter online ebenso zuhause fühlen wie an ihrem physischen Arbeitsplatz.

Denken Sie über die Aufmachung und Präsentation Ihrer diversen Nachrichten nach, um die besten Ergebnisse zu erhalten. Es ist wesentlich inspirierender, in einem Video über die neue Geschäftsstrategie der Geschäftsführung zu erfahren, als diese in einem Nachrichtenbulletin nachzulesen. Ein Video ist zudem viel persönlicher und hat eine wesentlich höhere Wahrscheinlichkeit, Mitarbeiterengagement hervorzurufen als eine trockene Pressemitteilung.

Folgen Sie unserem Blog für weitere Informationen, wie Sie Ihrer internen Kommunikation mit einem modernen Intranet neue Impulse geben können.

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