Schaffung einer erfolgreichen digitalen Arbeitsumgebung. Schritt 1: Eine Strategie entwickeln

Wir raten dringend dazu, etwas Zeit in die Planung zu investieren, bevor Sie damit beginnen, den Grundstein für Ihre digitale Arbeitsumgebung zu legen. Dieses Vorgehen wird sich langfristig bezahlt machen. Für die Schaffung einer erfolgreichen und nachhaltigen digitalen Arbeitsumgebung benötigen Sie eine Strategie, welche die gegenwärtigen und künftigen Bedürfnisse erfüllt sowie Szenarien abdeckt.

In diesem ersten Blogbeitrag zum Thema „Schaffung einer erfolgreichen digitalen Arbeitsumgebung“ geben wir Ihnen einige Tipps sowie Ratschläge an die Hand, worauf Sie bei der Entwicklung einer Strategie für Ihre Arbeitsumgebung achten müssen.

Welchen Zweck verfolgen Sie durch die Digitalisierung?

Die erste Frage, die Sie sich selbst stellen müssen, ist: Warum möchten Sie eine neue Arbeitsumgebung erstellen? Möchten Sie dadurch die Produktivität steigern, die Effizienz und interne Zusammenarbeit verbessern oder einfach die Arbeitsflexibilität optimieren? Oder gibt es dafür möglicherweise andere Gründe?

Wenn der Hauptgrund für Ihr digitales Bestreben die Schaffung einer Arbeitsumgebung ist, welche ein flexibles Arbeiten sowie die Erledigung von Aufgaben aus der Ferne erlaubt, dann ist das mobile Erlebnis bei der Wahl einer Plattform, einer Benutzeroberfläche und der Funktionsvielfalt von oberster Priorität. Wenn Sie dadurch jedoch vielmehr eine Effizienzsteigerung und Optimierung der Teamarbeit erreichen wollen, sollte Ihr Schwerpunkt auf den Tools für die Kommunikation, das Projektmanagement und die Zusammenarbeit liegen.

Es versteht sich von allein, dass es alles andere als eine gute Idee ist, eine digitale Arbeitsumgebung aufzubauen, ohne dass Sie im Besitz einer Strategie sind. Denn in diesem Fall würden Sie den Aufbau einer Umgebung riskieren, auf die niemand zugreift, sodass schlechte Ergebnisse die natürliche Folge sind.

Welche Services und Tools sollte die digitale Arbeitsumgebung bieten?

Der Erfolg bzw. Misserfolg einer digitalen Arbeitsumgebung hängt stark von den darauf angebotenen Services und Tools ab. Wenn Sie durch Ihre digitale Arbeitsumgebung ein Intranet schaffen wollen, sollte sie für gewöhnlich Nachrichten- und Publikationsdienste, Benutzerprofile, Suchfunktionen sowie Office-, Kommunikations- und Collaboration-Tools aufweisen.

Für die Wahl der richtigen Plattform müssen Sie deren Kompatibilität mit den Services und Tools, die Sie integrieren möchten, sowie ihre Spezifikationen, Anpassungsfähigkeit und Entwicklungsroadmap umfassend überprüfen. Vergessen Sie nicht, eine gute Basis für die Zukunft zu schaffen. Es ist wichtig, dass Ihre digitale Arbeitsumgebung nicht nur Ihre aktuellen Bedürfnisse erfüllt. Hierzu benötigen Sie eine Plattform, die mit den schnelllebigen technologischen Entwicklungen und den dynamischen Benutzertrends mithalten und sich diesen anpassen kann.

Die beste Wahl ist zweifelsohne eine Plattform mit einer offenen Architektur und einer leistungsstarken API, welche ständig an die aktuellen technologischen und benutzerorientierten Entwicklungen angepasst wird. Eine solche Lösung wird Ihnen erlauben, neue Services und Tools in Zukunft auf einfache Weise zu integrieren, die Sie benötigen, um den sich stets verändernden Bedürfnissen der Benutzer nachzukommen, ohne viel Zeit und Geld in die Konzeption der notwendigen Anbindungen investieren zu müssen. Eine offene Architektur und weitreichende API erleichtern zudem ungemein die Anpassung der Plattform für die Einbettung von Sonderfunktionen, die in der Standardkonfiguration nicht enthalten sind. Wenngleich es kaum erwähnt werden muss, so ist die Effizienz Ihrer Organisation vollkommen von der Geschwindigkeit, Sicherheit und Stabilität der Plattform und ihrer Fähigkeit, Ihre Services und Tools zu laden sowie zu unterstützen, abhängig. Werfen Sie daher einen genauen Blick auf die Spezifikationen.

Sie müssen auch festlegen, welche Ihrer aktuellen Tools, Online-Services und Arbeitsprozesse Sie in die neue digitale Arbeitsumgebung mitnehmen werden. Dies könnte in der Tat eine ausgezeichnete Gelegenheit sein, um einige Ihrer Lösungen und Prozesse neu zu beurteilen und neu zu gestalten oder diese vielleicht sogar gegen bessere zu tauschen, sodass Sie eine effizientere und benutzerorientiertere Arbeitsumgebung schaffen können.

Wenn Sie beispielsweise über die Migration zu Office 365 nachdenken, empfehlen wir Ihnen, herauszufinden, wie das System und seine Familienmitglieder, wie Microsoft SharePoint, Teams, Planner und Stream, integriert sind. Vielleicht sollten Sie auch externe Webanwendungen, wie Trello, Yammer, Slack und Facebook Workplace, verwenden oder ihre Anwendung in Erwägung ziehen. In diesem Fall ist es wichtig, herauszufinden, ob es Out-of-the-Box-Anbindungen gibt, welche die Integration dieser Anwendungen mit der Plattform erlauben, sodass sie Ihren Mitarbeitern sofort zugänglich sind.

Wer sollte was tun?

Es ist verlockend, allen Mitarbeitern unbeschränkte Publikations- und Zugangsrechte zu gewähren, allerdings endet eine Anarchie dieser Art allzu oft in Chaos. Sensible Informationen könnten in die falschen Hände geraten und unkontrollierte Kommunikationen werden unweigerlich die wichtigsten Nachrichten übertönen. Für die Gewährleistung von Ordnung und Kontrolle in der Arbeitsumgebung müssen rollenbasierte Funktionen und eingeschränkte Nutzerrechte unterstützt werden. Die Arbeitsumgebung sollte beispielsweise eingeschränkte Publikationsrechte für Nachrichten und ausgewählte Dokumente sowie eingeschränkte Zugangsrechte zu vertraulichen Informationen ermöglichen. Mitunter möchten Sie sogar den Zugang zu gewissen Tools und Foren beschränken.

Die rollenbasierte Zugangskontrolle geht Hand in Hand mit einer aufgabenorientierten Navigation, d.h. einer Navigation auf Basis der Position, Rolle und beruflichen Aufgaben des Benutzers. Durch die Kombination dieser Zugangsrechte können Sie Benutzern die Suche nach von ihnen benötigten Informationen wesentlich erleichtern, wodurch sich die Effizienz der gesamten Arbeitsumgebung steigern lässt.

Es kann daher nützlich sein, darüber nachzudenken, welche Ressourcen und kritischen Informationen der Arbeitsumgebung nach den beruflichen Rollen, Aufgaben und Informationsanforderungen der Benutzer strukturiert werden können.

Anfangsschwierigkeiten und Sprachbarrieren vermeiden

Mitunter läuft die Kommunikation in Ihrer Organisation aktuell in nur einer Sprache ab. Dies könnte sich jedoch ändern. Unternehmen und Organisationen entwickeln sich weiter, expandieren, fusionieren und ändern ihre/n Standort/e. Bereits in wenigen Jahren könnten Sie beispielsweise mit einer Tochtergesellschaft am anderen Ende der Welt kommunizieren müssen. Es kann daher von Vorteil sein, dass Ihre Arbeitsumgebung für alle Möglichkeiten und künftigen Szenarien offen ist und mehrere Sprachen unterstützt, selbst wenn nur eine geringe Chance besteht, dass sie diese Fähigkeiten einmal benötigen werden. Es kommt immer teurer und ist wesentlich komplizierter, diese Funktionen und Fähigkeiten nachträglich in die Struktur der Plattform einzubinden.

Selbst wenn Ihr Unternehmen heute klein und einheitlich ist, kann es klug sein, die Plattform für ein künftig diversifiziertes Unternehmen zu erstellen, das mehrere Tochtergesellschaften und Marken umfasst. Dies könnte eine gesonderte Informationsstruktur mit einzelnen Segmenten notwendig machen, in denen nur gewisse Strukturen geteilt werden. Eine allgemeine Herausforderung bei einer komplexen Struktur wie dieser ist die Festlegung, wie mit globalen gegenüber lokalen Informationen umgegangen wird und diese angepasst werden.

Ihre digitale Arbeitsumgebung wird sich unweigerlich sehr rasch durch den ständigen Strom an neuen Webseiten, Dokumenten, Blogbeiträgen, Anwendungen, Arbeitsgruppen, Projekten und externen Services erweitern. Um Anfangsschwierigkeiten entgegenzuwirken, müssen Sie einen klar definierten Governance- und Wartungsplan erstellen, bevor die neue Arbeitsumgebung in Betrieb geht. Leistungsstarke und bewährte Governance-Tools werden Sie dabei unterstützen, Ihre Arbeitsumgebung auch in Zukunft gestrafft, aktualisiert, zukunftsorientiert und effizient zu betreiben.

Abschließend sollten Sie nicht vergessen, sich vor der Errichtung Ihrer digitalen Arbeitsumgebung alles durchzurechnen. Nachdem Sie die vorstehenden Punkte mehrmals überprüft haben, sollten Sie mit der Erstellung eines Geschäftsszenarios beginnen, das Ihre Entwicklungs- und Governance-Kosten zuzüglich der erwarteten Kapitalrendite zusammenfasst und analysiert.

Checkliste

Wie die Erstellung einer Strategie für eine erfolgreiche digitale Arbeitsumgebung gelingt:

1. Festlegung der betrieblichen Erfordernisse Ihrer Organisation gemeinsam mit ihrer aktuellen und künftigen Informations- und Unternehmensstruktur
2. Formulierung der Zielsetzungen und des Zwecks der digitalen Arbeitsumgebung.
3. Klären Sie, wie die Ziele durch die Nutzung von auf der digitalen Arbeitsumgebung bereitgestellten Services, Tools und Prozessen erreicht werden können.
4. Legen Sie KPIs, Routinen und Verantwortlichkeiten für die Ermittlung der Fortschritte, der Gesundheit und des Erfolgs der Arbeitsumgebung fest.
5. Wählen Sie eine Plattform auf Grundlage der nachweislichen Bedürfnisse der Benutzer und genehmigten Prozesse, Ziele, Services, Tools sowie künftigen Szenarien.
6. Erstellen Sie einen Plan für die Wartung und Pflege sowie eine Governance-Strategie.
7. Entwickeln Sie ein Geschäftsszenario für die Beurteilung der langfristigen Wirkungen der Investition.
8. Erstellen Sie einen Plan für die Implementierung und das Rollout, in welchem Ihre Lösungsbereiche priorisiert sind.

Halten Sie Ausschau nach unserem nächsten Blogbeitrag in dieser Serie, in dem wir besprechen werden, wie Sie Ihre digitale Arbeitsumgebung für mehr Effizienz strukturieren können.