Schaffung einer erfolgreichen digitalen Arbeitsumgebung. Schritt 2: Eine effiziente Struktur errichten

Bevor Sie sich daran machen, Ihre digitale Arbeitsumgebung aufzubauen, ist es wichtig, über einen wohldurchdachten Plan für die Optimierung der Produktivität Ihrer Arbeitsumgebung zu verfügen. Ihr Plan sollte Strukturen und Prozesse enthalten, die eine effiziente Kommunikation, Navigation, Zusammenarbeit sowie ein effizientes Dokumentenmanagement unterstützen. Zugleich sollte er Prozesse für die Förderung des Mitarbeiterengagements, der Innovation und der Zufriedenheit am Arbeitsplatz vorsehen.

In diesem zweiten Blogbeitrag zum Thema Schaffung einer erfolgreichen digitalen Arbeitsumgebunggeben wir Ihnen einige Tipps sowie Ratschläge an die Hand, wie Sie eine Struktur zur Effizienz- und Produktivitätssteigerung in Ihrer digitalen Arbeitsumgebung erstellen können.

Falls Sie den ersten Blogbeitrag in dieser Serie noch nicht gelesen haben, können Sie diesen hier finden: Schaffung einer erfolgreichen digitalen Arbeitsumgebung, Schritt 1: Eine Strategie entwickeln.

Personalisierung

Personalisierung ist zweifelsohne der wichtigste Faktor, um die bestmögliche Effizienz und Produktivität in der digitalen Arbeitsumgebung zu erzielen. Die Mitarbeiter werden die von ihnen für ihre tägliche Arbeit benötigten Tools und Informationen über eine benutzerfreundliche und individuell anpassbare Benutzeroberfläche wesentlich einfacher und schneller finden. Auch die Zusammenarbeit, das Mitarbeiterengagement, der Wissensaustausch und die Ideenfindungsprozesse werden automatisch von dem positiveren Benutzererlebnis profitieren.

Es gibt viele Möglichkeiten, um Inhalte und die Benutzeroberfläche an die Bedürfnisse und Vorlieben der Benutzer anzupassen, wie beispielsweise die Verwendung einer personalisierten Navigation und von solchen Startseiten, die Anzeige von zielführenden Inhalten sowie die Bereitstellung aufgaben- und rollenbasierter Funktionen. Der gemeinsamer Nenner all dieser Funktionen und Möglichkeiten sind die Verantwortlichkeiten, Rollen und Aufgaben des Benutzers. Wenn Sie mit der Planung der Benutzeroberfläche und Informationsstruktur für Ihre digitale Arbeitsumgebung beginnen, müssen Sie sich auf die Rollen der Mitarbeiter sowie die von ihnen benötigten Informationen und Tools für die Erledigung ihrer täglichen beruflichen Aufgaben konzentrieren.

Wie es Ihnen gelingt eine effiziente digitale Arbeitsumgebung zu schaffen:

  • Rollen- und aufgabenbasierte Startseiten und Menüs erstellen und eine darauf basierende Navigation unterstützen. Omnia und ähnliche Intranetplattformen unterstützen die Erstellung personalisierter Startseiten, die Listen mit Dokumenten, Aufgaben und Links zu den erheblichen Tools und Informationen erhalten. In Omnia wird diese Funktion als Rollupsbezeichnet. Zudem können Sie die Menüs und Benachrichtigungsfelder an klar definierte berufliche Rollen anpassen. Dies wird den Benutzern die Suche nach Nachrichten, Dokumenten, Projekten, Teams und Communities erleichtern, an denen sie interessiert sind und/oder mitwirken.

  • Zielführende Inhalte, wie Nachrichten, Seiten, Links und Dokumente, den richtigen Benutzern bereitstellen. Indem Sie Inhalte, wie Blogbeiträge und Dokumente für eine oder mehrere berufliche Rollen taggen, können Sie Inhalte unmittelbar und leicht den richtigen Zielgruppen zugänglich machen. In Omnia wird dies als Targetingbezeichnet. Alles, was Sie dafür benötigen, ist eine klar definierte Liste der verschiedenen beruflichen Rollen in Ihrer Organisation. Sie können diese auf eine beliebige, von Ihnen bevorzugte Weise definieren. Sie können beispielsweise Rollen nach Verantwortlichkeiten und Positionen, wie Projektmanager oder Bereichsleiter, oder nach Kompetenzen, Interessensbereichen usw. kategorisieren.

  • Zugangsrechte für Benutzer zu Inhalten, Communities und Tools konfigurieren. Sie können den Zugang zu ausgewählten Ressourcen in Ihrer digitalen Arbeitsumgebung auf bestimmte berufliche Rollen oder Personen beschränken. Beinahe jede Information, Community und Webseite sowie jedes Tool und Dokument lassen sich auf diese Weise abschotten. Neben dem offensichtlichen Sicherheitsaspekt optimieren die beschränkten Zugangsrechte das Navigationserlebnis der Benutzer, da dadurch die ihnen zur Verfügung stehende Menge von Informationen und Ressourcen begrenzt ist.

  • Die Suchfunktionen um eine Suche nach Kategorien und Aufgaben erweitern. Viele Webseiten und Intranets bieten relativ einfache Suchfunktionen, die Ergebnisseiten generieren, welche keine Optimierung, Eingrenzung oder Kategorisierung der Suchergebnisse erlauben. Die Effizienz einer Suchfunktion dieser Art hängt daher stark von der Fähigkeit des Benutzers ab, die „richtigen“ Suchbegriffe einzugeben. In einer Plattform, wie Omnia, die fortgeschrittene Suchfunktionen bietet, lässt sich der Suchprozess derart konfigurieren, sodass er den vorrangigen Suchbedürfnissen des Benutzers möglichst gerecht wird. Er kann beispielsweise auf Kategorien, wie Kompetenz, Lösungen, Projekte, Teams, Qualitätsprozesse usw., ausgerichtet werden. Die Suchkriterien können zudem in vorkonfigurierten Vorlagen und Listen gespeichert werden, sodass sich die Suchzeiten der Benutzer maßgeblich verkürzen lassen. Diese fortgeschrittenen Funktionen werden jeden Benutzer unabhängig seiner Sucherfahrung beim Erhalt von zielführenden Ergebnissen unterstützen.

  • Umfassende Benutzerprofile erstellen. Voraussetzung für die zielgerichtete Publikumsanspruche (Targeting), beschränkte Zugangsrechte für Benutzer und aufgabenorientierte Suchfunktionen sind umfassend vervollständigte Benutzerprofile Ihrer Mitarbeiter. Es müssen sämtliche Informationen über ihre Ausbildung, Kompetenzen, Zeugnisse und Zertifikate, Erfahrungen, Interessen, Verantwortlichkeiten und beruflichen Aufgaben erfasst werden. Anderenfalls ist es unmöglich, Inhalte und Ressourcen angemessen auf die Benutzer abzustimmen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Intranetplattform diese Art von Benutzerprofilen unterstützt und dass Ihre Mitarbeiter alle notwendigen persönlichen Daten penibel bereitstellen. Manchmal ist es sogar von Vorteil, gewisse Profilfelder als Pflichtfelder auszuweisen.

Die Kontrolle bewahren

Die Schaffung einer effizienten und produktiven digitalen Arbeitsumgebung erfordert ein hohes Maß an Ordnung und Kontrolle. Mitarbeiter sind bei einem gut verwalteten und kontrollierten Informationsstrom wesentlich produktiver.

Wir meinen damit natürlich nicht, dass Sie die Freiheit Ihrer Mitarbeiter, sich zu äußern und Ideen vorzuschlagen, auf irgendeine Weise kontrollieren oder einschränken sollten. Vielmehr trägt eine striktere Kontrolle zur Erstellung qualitativ höherwertiger Informationen bei, was wiederum zu besseren Entscheidungs-, Ideenfindungs- und Innovationsprozessen führt. Es kann Mitarbeitern auch dabei helfen, sich besser selbst zu motivieren.

Wenn in diesem Zusammenhang von Kontrolle die Rede ist, bezieht sich der Begriff auf das strukturierte Informationsmanagement, durch das die Prozesse und Funktionen für die Zugänglichkeit, Kategorisierung und Automatisierung von Informationen geregelt werden.

Wie es Ihnen gelingt, ein leistungsstarkes Informationsmanagement in Ihrer digitalen Arbeitsumgebung umzusetzen:

  • Support für verschiedene Rollen von Herausgebern und Editoren bieten. Um ein ungeordnetes Durcheinander an Informationen und eine allgemeine Unsicherheit darüber, was in der digitalen Arbeitsumgebung erlaubt und nicht erlaubt ist, zu vermeiden, ist es wichtig, dass verschiedene Publikations- und Bearbeitungsrechte unterstützt werden. Diese Einstellungen regeln, wem es erlaubt ist, was zu tun, wie beispielsweise die Änderung des grafischen Layouts, die Bearbeitung von Texten, Menüs und anderen Inhalten oder wer Leserechte besitzt.

  • Die Publikation und das Aufräumen von Informationen automatisieren. Sie können Ihre Arbeitsumgebung sauber und geordnet halten, indem Sie die Verbreitung, Archivierung und Löschung von Informationen automatisieren. Die Veröffentlichung und Unveröffentlichung von einzelnen Nachrichten und anderen wiederkehrenden Informationen lässt sich vorab terminieren, sodass keine manuellen Maßnahmen für die Aktualisierung der Nachrichtenfelder notwendig sind. Ihre Arbeitsumgebung sollte es den Mitarbeitern zudem erleichtern, Nachrichten, Blogbeiträge und andere Einträge zu abonnieren.

  • Das Dokumentenmanagement unterstützen. Mehrere Intranetplattformen, unter ihnen Omnia, unterstützen ein effizientes Dokumentenmanagement, das Funktionen für die Erleichterung der Erstellung, Bearbeitung, Strukturierung und Zusammenarbeit an Dokumenten bietet. Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert dem Benutzer die Feststellung, wann und von wem ein Dokument erstellt und bearbeitet wurde. Duplikate werden beseitigt, viele Versionen eines Dokuments können für die spätere Überprüfung gespeichert werden und Sie werden wissen, wo genau jedes Dokument gespeichert ist. Dokumentenmanagementsysteme können auch eingesetzt werden, um integrierte Fallverwaltungs- oder Genehmigungsprozesse einzurichten.

  • Den Wissensstand von Mitarbeitern überprüfen. Gut informierte Mitarbeiter sind sozusagen eine Garantie für ein hohes Maß an Effizienz und Engagement in Ihrer Organisation. Wir raten Ihnen daher dazu, Prozesse einzuführen, die sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter von wichtigen Informationen in Kenntnis gesetzt werden. Über die Funktionen Read Verification [Lesebestätigung] und Mandatory Read [Pflichtlektüre] können Sie den Wissensstand Ihrer Mitarbeiter jederzeit auf einfache Weise beurteilen und überprüfen.

Sehen Sie sich unseren Webcast zur Implementierung eines erfolgreichen Intranets für Office 365 und SharePoint an, wenn Sie gerne mehr über die Erstellung einer soliden Struktur für eine hohe Effizienz und Produktivität erfahren möchten. Der Webcast befasst sich mit Bereichen wie dem strukturierten Informationsmanagement, der gezielten Publikumsansprache und den an die Benutzer angepassten Inhalten in Omnia.

Halten Sie nach unserem nächsten Blogbeitrag in dieser Serie Ausschau. In Schritt 3 werden wir besprechen, wie Sie den Wissensaustausch und die Innovation in der digitalen Arbeitsumgebung anregen können.

Falls Sie den ersten Blogbeitrag in dieser Serie noch nicht gelesen haben, können Sie diesen hier finden: Schaffung einer erfolgreichen digitalen Arbeitsumgebung, Schritt 1: Eine Strategie entwickeln.