Strategien für die Integration Ihres Intranets mit Microsoft Teams

In vielen Organisationen wird Microsoft Teams von den Endbenutzern verstärkt eingesetzt, wodurch es zu einer verminderten Annahme und Verwendung des Intranets gekommen ist. Dieser Trend hat zu Verwirrung bei den Mitarbeitern in den Bereichen Kommunikation, IT und Business Development geführt und ferner Fragen aufgeworfen, wie Microsoft Teams und das Intranet einander ergänzen können. In diesem Blogbeitrag erörtern wir eine Reihe von Implementierungsstrategien für die Integration Ihres Intranets mit Microsoft Teams.

Im Laufe der Jahre haben Organisationen ihren Mitarbeitern Intranets mit einer Vielfalt von Funktionen zur Verfügung gestellt, um die Produktivität und das Mitarbeiterengagement zu steigern. Das Intranet war der natürliche Ausgangspunkt für die tägliche Arbeit und es versorgte die Mitarbeiter mit organisationsspezifischen Neuigkeiten, Richtlinien und Anweisungen. Darüber hinaus bot es Zugang zu Anwendungen und Kooperationsteams und die Möglichkeit, nach Personen sowie Wissen und vielem mehr zu suchen.

Allerdings hat sich 2020 zunehmend die Ablösung der Stellung des Intranets als Herzstück für die Kommunikation und Zusammenarbeit in den Organisationen herauskristallisiert. Verantwortlich dafür war die rasch zunehmende Beliebtheit von Microsoft Teams.

In vielen Organisationen wird Microsoft Teams von den Endbenutzern verstärkt eingesetzt, wodurch es zu einer verminderten Annahme und Verwendung des Intranets gekommen ist. Dieser Trend hat zu Verwirrung bei den Mitarbeitern in den Bereichen Kommunikation, IT und Business Development geführt und ferner Fragen aufgeworfen, wie Microsoft Teams und das Intranet einander ergänzen können.

In diesem Blogbeitrag erörtern wir eine Reihe von Implementierungsstrategien für die Integration Ihres Intranets mit Microsoft Teams.

Das sprunghafte Wachstum von Microsoft Teams

Microsoft Teams kam 2017 als Ersatz für Skype for Business auf dem Markt und galt als Antwort von Microsoft auf den Ausbau des Marktanteils für Collaboration-Tools durch Slack und ähnliche Anbieter. Seitdem ist die Anzahl von Benutzern sprunghaft auf über 100 Mio. Personen angestiegen. Das Produkt wurde zu einem wesentlichen Bestandteil von Microsoft 365, da es die Endbenutzer bei Chats, Meetings, Anrufen und der Zusammenarbeit unterstützt.

Egal, ob Sie Kooperationsteams erstellen, Kollegen zum Beitritt ins Team einladen oder sich über Inhalte austauschen, Gespräche führen, Ankündigungen veröffentlichen oder Tools zugänglich machen möchten - all dies kann mithilfe von Microsoft Teams einfach erledigt werden. Das Produkt bietet auch Tools für die individuelle Produktivität, wie einen Kalender, Kontakte, eine Anruffunktion, eine Chat-Funktion und einen einfachen Zugang zu Dateien.

Darüber hinaus haben Sie über das Produkt Zugang zu einer Reihe von Apps, die innerhalb des Clients von Teams für die Erleichterung der täglichen Aufgaben verwendet werden können. Dort finden Sie die Möglichkeit, andere Microsoft-365-Services, wie SharePoint-Listen, Planner-Tafeln oder Yammer-Communities, zu verwenden. Es gibt auch einen Pool anderer Anwendungen, der die Verknüpfung von Services, wie Adobe, Jira, Trello und vielen weiteren, mit Teams ermöglicht.

Wenngleich die Zusammenarbeit und die individuelle Produktivität im Mittelpunkt des Produkts stehen, kann es auch für die interne Kommunikation genutzt werden. Sie können beispielsweise organisationsweite Teams im Produkt erstellen, in die alle Mitarbeiter automatisch aufgenommen werden. Diese Kanäle bieten eine großartige Gelegenheit, um Nachrichten und Mitteilungen rasch an viele Personen zu verbreiten.

Die Endbenutzer haben Microsoft Teams nach und nach in ihr Herz geschlossen. In zahlreichen Organisationen hat sich die Tendenz von sogenannten „Teams-First-Users“ durchgesetzt. Das sind Mitarbeiter, die Microsoft Teams als ihren primären Client und Schnittstelle für Informationen und die Interaktion mit Kollegen anstelle der Nutzung eines Webbrowsers verwenden, um Zugang zu den gleichen Ressourcen auf dem Intranet zu erhalten.

Welche Funktionen im Intranet nach wie vor besser sind

Wenn wir die Fähigkeiten von Microsoft Teams mit einigen allgemeinen Zielen von Intranets vergleichen, lässt sich schnell erkennen, dass sie sich überschneiden. Intranets werden häufig als der natürliche Ausgangspunkt für die tägliche Arbeit erachtet, da sie die interne Kommunikation, die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch unterstützen und mit den am häufigsten verwendeten Systemen und Anwendungen verknüpft sind. Wie wir jedoch bereits zuvor angemerkt haben, treffen mehrere dieser Aussagen auch auf Microsoft Teams zu.

Im August 2020 hielten wir das Webinar „Wie Microsoft Teams die interne Kommunikation verändern kann“ ab, um einige dieser Überschneidungen von Teams mit dem Intranet zu klären. Unser Gastredner war Sam Marshall, der Managing Director von ClearBox Consulting. Er teilte nützliche Einblicke mit uns, wie Microsoft Teams und das Intranet einander ergänzen können (das Webinar ist auf Abruf unter diesem Link verfügbar).

Sam zeigte auf, dass Microsoft Teams in vielen Fällen als Kooperationstool eingeführt wurde, das von den Endbenutzern nach seiner Verfügbarkeit so gut angenommen wurde, dass es zu einer Kommunikationsmethode in der Organisation wurde. Er erklärte zudem, dass das eine Tool das andere nicht ausschließt. Vielmehr sollte differenziert erwogen werden, welches Tool am besten zu welchen Zwecken eingesetzt werden kann.

In Bezug auf die interne Kommunikation empfiehlt Sam, die Publikumsgröße als Indikator heranzuziehen, um zu verstehen, welches Tool am besten für welche Art von Informationen funktioniert. Er veranschaulichte dies anhand eines Beispiels: Das Intranet ist besser für die Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten geeignet, während Microsoft Teams sich besser für Ankündigungen innerhalb eines Projektteams eignet.

Er meinte außerdem, dass Sie nicht versuchen sollten, Ihre Kommunikationskanäle von Microsoft Teams auf das Intranet zu verlagern. Darüber hinaus erwähnte er fünf Use Cases, bei denen das Intranet nach wie vor das beste und effektivste Tool ist:

1. Anspruchsvolle Nachrichten und Analysen
2. Publikumsansprache auf Basis von Profilen
3. Referenzinformationen
4. Navigation und Suche
5. Branding

Wir möchten diese Liste gerne um den folgenden Punkt erweitern. Viele Organisationen haben damit zu kämpfen, ein reibungsloses Kooperationserlebnis insbesondere auf lange Sicht anzubieten. Die Anzahl von Kooperationsteams innerhalb einer Organisation wächst täglich. Da Microsoft Teams die Implementierung von Governance-Richtlinien (Provisioning-Vorlagen, Genehmigungsverfahren, Metadaten, Aufbewahrung, Statistiken etc.) jedoch nur begrenzt unterstützt, besteht ein gewisses Risiko, dass die Umgebung überladen wird und den Endbenutzern die Navigation zunehmend schwer fällt.

Verknüpfung Ihres Intranets mit Microsoft Teams

Unser Rat bezüglich der Überschneidung zwischen dem Intranet und Microsoft Teams ist die Verknüpfung dieser beiden Plattformen, sodass Sie das Beste aus den zwei Welten erhalten. Microsoft Teams verfügt über das Publikum und besitzt eine standardisierte, einfache Benutzeroberfläche. Zudem hat es sich bei der Vernetzung von Personen für den Informationsaustausch als äußerst effizient erwiesen. Im Gegensatz dazu sorgen Intranets für Governance, ermöglichen anspruchsvolle Publikationen, erleichtern die Navigation und bieten einen guten Überblick sowie ein unübertroffenes Look-and-Feel.

Wir raten Ihnen dazu, eine Strategie bzw. eine Roadmap festzulegen, um das Intranet mit Microsoft Teams zu vereinen. Die folgenden vier Anwendungsfälle sind solche, bei denen die Integration zweier Plattformen sinnvoll ist:

1. Governance-Konzept für die Collaboration-Umgebung
2. Einbindung von Features des Intranets in Microsoft Teams
3. Bereitstellung des umfassenden Intranet-Erlebnisses in Microsoft Teams
4. Widerspiegelung von Gesprächen in Teams im Intranet
   
   

Governance für Collaboration-Umgebungen

Seit vielen Jahren ist weithin anerkannt, dass die Collaboration-Umgebung im Intranet gut geregelt und strukturiert sein muss. Dies trifft jedoch nicht auf die Einführung von Microsoft Teams zu.

Organisationen waren bei der Erstellung ihrer Intranets bestrebt, die Orchestrierung von Microsoft-365-Ressourcen, die Bereitstellung von Vorlagen und Inhalten sowie die Überwachung, die Archivierung und die Aufrechterhaltung der Kooperationsteams zu ermöglichen. Bei Microsoft Teams sind diese Fähigkeiten jedoch Mangelware.

Eine Strategie für die Integration Ihres Intranets mit Microsoft Teams ist daher, sicherzustellen, dass Ihr bestehendes oder vorgesehenes Governance-Konzept im Intranet auf Microsoft Teams angewandt wird.

• Verwenden Sie beispielsweise Provisioning-Vorlagen für die Orchestrierung von Microsoft-365-Ressourcen, Site-Designs von SharePoint und vorkonfigurierte Features (etc.) des Intranets für die Erstellung neuer Kooperationsteams in Microsoft Teams.
• Verwenden Sie Informationsrichtlinien des Intranets über Genehmigungen, Eigenschaften, die Archivierung und die Aufbewahrung (etc.) für den Lebenszyklus von Kooperationsteams in Microsoft Teams.
• Übertragen Sie die optimierte Navigation im Intranet auf Seiten für die Zusammenarbeit in Microsoft Teams.

Die vorstehenden Aufzählungspunkte liefern ein solides Governance-Konzept für die Collaboration-Umgebung sowie einen einfachen und strukturierten Prozess für die Erstellung neuer Teams. Die nachfolgende Abbildung zeigt, wie ein solcher Prozess in der Praxis aussehen kann.

 

Intranet-Features als Anwendungen von Microsoft Teams

Wir zuvor erwähnt, ist es möglich, Anwendungen in das Microsoft-Teams-Erlebnis einzubinden. Es gibt unzählige vorkonfigurierte Anwendungen, aus denen Sie im Produkt wählen können. Sie können allerdings auch eigene Apps erstellen und verwenden.

Ihre Intranetplattform bzw. Ihr Produkt bietet mitunter Optionen an, um eine solche Anwendung ohne Besitz von Entwicklerkenntnissen zu erstellen. Im besten Fall gibt es eine Benutzeroberfläche, über die Sie eine Webseite erstellen, ein Intranet-Feature in die Seite einbinden und das Ganze als App für Microsoft Teams speichern können, woraufhin Sie die Anwendung in der Umgebung von Teams nutzen können.

Die Befolgung dieser Strategie ist eine gute Entscheidung, wenn Ihr Intranet beliebte Funktionen besitzt, die den Endbenutzern des Clients von Microsoft Teams einen Mehrwert bieten. Da sich die Navigation und Suche in Teams häufig schwer gestaltet, könnten Sie auch Features in diesen Bereichen für die Integration in den Client von Teams auswählen.

Wie das aussieht zeigt das folgende Bild. Die Suchergebnisse des Intranets wurden innerhalb einer App in Microsoft Teams integriert. Optimierte Navigationswege, Formulare, Nachrichten oder andere Funktionen, die von den Anwendern gerne genutzt werden, können Sie auf die gleiche Art und Weise einbinden.

Bereitstellung des umfassenden Intranet-Erlebnisses in Microsoft Teams.

Neben der Anwendung von Features des Intranets in Microsoft Teams besteht auch die Möglichkeit, das vollständige Intranet-Erlebnis im Client von Teams bereitzustellen. Gehen Sie dazu wie unten beschrieben vor. Anstelle der Integration einzelner Funktionen binden Sie jedoch das ganze Intranet als App in Microsoft Teams ein. Durch diese Strategie wird das Intranet als Reiter bzw. Tab in der Navigationsleiste von Teams verfügbar, wie aus der nachstehenden Abbildung hervorgeht.

Wenn Sie Microsoft Teams morgens öffnen, können Sie Ihren Kalender, vor kurzem stattgefundene Aktivitäten in Teams und den Chat überprüfen. Daraufhin können Sie das Intranet öffnen, um sich über Unternehmensnachrichten und andere Inhalte auf das Laufende zu bringen.

Widerspiegelung von Gesprächen in Teams im Intranet.

Bei uns gehen häufig Fragen über die Ersetzung des sozialen Feeds auf der Startseite des Intranets durch einen Feed ein, der die Gespräche und Aktivitäten in Microsoft Teams im Intranet wiedergibt. Die Fragen zielen auch darauf ab, ob Gespräche in einem Kooperationsteam auf einer bestimmten Webseite im Intranet wiedergegeben werden können.

Ist das möglich? Ja, das ist durchaus machbar. Ist es eine gute Idee? Wir sind uns nicht sicher.

Grund dafür ist, dass die Annahme von Microsoft Teams in vielen Organisationen hoch ist und sich in diesen Organisationen die Tendenz abzeichnet, dass die Endbenutzer ihre Chats, Teamgespräche und sonstigen Aktivitäten lieber über den Client von Teams abwickeln.

Analog dazu kann als Beispiel angeführt werden, dass viele Organisationen vor einigen Jahren „Meine letzten E-Mails“ auf die Startseite des Intranets aufnehmen wollten. Jene, die diese Idee umsetzten, stellten fest, dass dieses Feature kaum verwendet wurde. Ganz offensichtlich lasen und beantworteten die Endbenutzer ihre E-Mails lieber in Outlook als über die angepasste Benutzeroberfläche im Intranet. Wir glauben, dass dies auch in Bezug auf die Gespräche in Teams der Fall sein könnte.

Fazit

Wenngleich Microsoft Teams dem Intranet als Herzstück der Kommunikation und Zusammenarbeit Konkurrenz bietet, sind wir überzeugt davon, dass Intranets eine vielversprechende Zukunft vor sich haben. Sie sollten jedoch sicherstellen, eine Lösung zu konzipieren und zu entwickeln, die mit Microsoft Teams zusammenarbeiten kann, sodass die zwei Lösungen einander ergänzen und miteinander zusammenarbeiten, um ein starkes Benutzererlebnis zu schaffen.

Microsoft Teams wird weiterhin wachsen und die Benutzeroberfläche erster Wahl vieler Benutzer sein. Indem Sie sich jedoch für eine Strategie für den Umgang mit diesen Überschneidungen entscheiden und diese umsetzen, wird sich Ihr Intranet nahtlos in die Entwicklung einfügen. Möchten Sie gerne mehr über die Strategien für die Integration Ihres Intranets mit Microsoft Teams erfahren? Dann laden wir Sie dazu ein, an unserem kostenlosen Webinar zu diesem Thema teilzunehmen.