Die Vereinheitlichung von Väderstad dank eines neuen Intranets

Das Agrarmaschinenunternehmen Väderstad erstellte eine neue Kommunikationsplattform und digitale Arbeitsumgebung auf Basis von Omnia, die all seinen Bereichen zugutekommen. Durch die maßgebliche Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit sowie der internen Kommunikation unterstützt die neue Lösung Väderstad bei der Schaffung eines einheitlicheren und noch stärkeren Unternehmens.

- Unsere digitale Arbeitsumgebung und unsere Kommunikationsplattform schlugen sich maßgeblich auf unsere Fähigkeit, einen weltweit einheitlichen und starken Betrieb zu führen, nieder. Das konzernweite Intranet auf Basis von Omnia und die Anwendung Teams werden die interne Kommunikation und Zusammenarbeit unter unseren Mitarbeitern in allen Bereichen auf der Welt immens verbessern. Die interne Kommunikation ist nun für alle Mitarbeiter transparenter und klarer ersichtlich. Zum ersten Mal sind dieselben Informationen allen Mitarbeiten auf der ganzen Welt zeitgleich zugänglich, erklärt Mikaela Jensen, die Projektmanagerin für digitale Plattformen bei Väderstad.

Die gut strukturierte Plattform verdrängt die E-Mail-Kultur

Väderstad stellt Maschinen für die Bodenbearbeitung und Aussaat her und verkauft seine Produkte weltweit. Mit Zentrale in der schwedischen Stadt desselben Namens verfügt Väderstad über Herstellungsstandorte und Büros in 14 Ländern und beschäftigt mehr als 1500 Mitarbeiter. Einer der größten Märkte des Unternehmens ist Kanada.

Ende 2019 begann Väderstad an der Arbeit seines Projekts für die Verbesserung seiner Kommunikation und die Digitalisierung mit dem Ziel, eine konzernweite, moderne Kommunikationsplattform zu schaffen. Sein Hauptziel waren die Stärkung des Konsens, der Innovationen und des Unternehmenswachstums durch eine optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit gemeinsam mit einem verbesserten Zugang für Mitarbeiter zu den allgemeinen Ressourcen, Dokumenten, Unternehmensnachrichten und sonstigen Informationen.

- Das Projekt stand unter dem Motto One Väderstad – One Digital Workplace(auf Deutsch in etwa: Ein Väderstad - Eine digitale Arbeitsumgebung). Es spiegelt die zwei Zielsetzungen wider und zwar die Vereinheitlichung des Unternehmens und die Vereinfachung des Tagesgeschäfts, indem die Zusammenarbeit und der Zugang zu digitalen Tools und Informationen erleichtert werden. Aufgrund der dezentralen Informations- und Kommunikationsstruktur unserer Vorgängerplattform war es schwer, Informationen effizient zu verbreiten sowie Wissen mit anderen zu teilen. Zudem gestaltete sich die Suche nach Informationen und Dokumenten als Sisyphusarbeit. Viele Mitarbeiter fühlten sich daher in Bezug auf die Vorkommnisse im Unternehmen und die von uns gesetzten Schritte häufig außen vor gelassen, erklärt Mikaela.

Die interne Kommunikation wurde hauptsächlich per E-Mail abgewickelt, wobei konzernweite Informationen grundsätzlich aus einer monatlichen Erklärung des CEO bestanden, die an alle Mitarbeiter ausgesendet wurde. Jeder Bereichsleiter war somit selbst dafür verantwortlich, zu entscheiden, wie die Kommunikation in seinem Bereich strukturiert wird.

Bei der Planung des Projekts für die Verbesserung der Unternehmenskommunikation entschied sich Väderstad für Omnia als seine neue Intranetplattform.

- Wir hatten zahlreiche Gründe, uns für Omnia zu entscheiden. Zunächst unterstützt Omnia die nahtlose Integration von Sharepoint Online, welche das Fundament unserer neuen digitalen Arbeitsumgebung ist. Für uns war auch die Wahl einer Plattform wichtig, die effizient und ohne Störungen und Fehler Updates von Anwendungen Dritter, wie Microsoft, einbinden kann. Omnia ist nachweislich die am wenigsten fehleranfällige Plattform, stellt CIO Anders Karlsson von Väderstad fest.

Für die Schaffung einer effizienteren Dokumentenstruktur mit einer besseren Zugänglichkeit entschied sich Väderstad für die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems auf Basis von Omnia. Dieses neue Dokumentensystem wird auch als Plattform für ein neues Managementsystem genutzt, bei dem das Prozessmodellierungstool 2c8 zum Einsatz kommt, um Prozesse grafisch mit den entsprechenden Dokumenten zu verknüpfen.

- Das neue Intranet wurde im Juni 2020 weltweit eingeführt. Teams und OneDrive wurden bereits 2019 implementiert. In Kombination mit unserem neuen Dokumentenmanagementsystem bilden diese Lösungen die Grundlage für eine leistungsstarke, globale und transparente digitale Arbeitsumgebung. Es handelt sich dabei um eine gut strukturierte Kommunikationsplattform, welche unseren Mitarbeitern eine reibungslose und einfache Zusammenarbeit sowie den unbeschwerten Zugang zu Informationen und Ressourcen erlaubt, zieht Anders sein Fazit.

Synergie und optimierter Wissensaustausch

Laut Mikaela Jensen war die Stimulation des internen Dialogs und des Wissensaustausches ein wichtiges Ziel der neuen digitalen Arbeitsumgebung. Dies sollte auch Innovationen begünstigen.

- Väderstad ist ein großes Unternehmen, das aus allen Nähten mit unschätzbar wertvollem Wissen und Erfahrung platzt. Unser neues Intranet sowie Teams werden den vermehrten Wissensaustausch und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit durch Online-Communities sowie andere strukturierte Wissensbereiche begünstigen.

Eine der größten Herausforderungen des Projekts war die Erstellung von personalisierten Navigations- und Kommunikationsstrukturen. Auch die Implementierung eines reibungslosen Zugangs zu der Plattform für die Mitarbeiter in den Produktionseinheiten gestaltete sich schwierig, da sie ständig unterwegs sind und ihre Computer nicht bei sich tragen.

- Mit Omnia ist es einfach, eine zielgerichtete Kommunikation und ein benutzerorientiertes Navigationserlebnis zu konfigurieren. Die mobile Benutzeroberfläche musste jedoch zu einem gewissen Grad angepasst werden, da wir eine Reihe von spezifischen Funktionen benötigten. Möglicherweise installieren wir Gemeinschaftscomputer, um das Problem der Zugänglichkeit für Benutzer in den Produktionseinheiten zu lösen. Nachdem wir all diese Herausforderungen gelöst haben, werden wir zum ersten Mal eine Kommunikationsplattform besitzen, über die jeder Mitarbeiter unternehmenskritische Informationen erhalten und leicht abrufen kann, betont Mikaela.

Im Herbst 2020 wird ein Extranet, das sich an die Partner und Weiterverkäufer von Väderstad richtet, der Intranetplattform hinzugefügt.

- Die Abwicklung der gesamten Kommunikation über eine einzige Plattform wird unsere Effizienz steigern und Synergien schaffen. Die Mehrzahl der auf dem Intranet verfügbaren Inhalte kann auch auf unserem Partnerportal veröffentlicht werden, wodurch sich der Aufwand für die Erstellung von Inhalten sowie die Aufrechterhaltung und Pflege der Seiten vermindern lässt, meint Mikaela abschließend.