Digitale Arbeitsumgebung auf Basis von Omnia gewährleistet, dass Iterio an naheliegende Lösungen denkt

Durch die Implementierung eines Intranets auf Basis von Omnia konnte das auf Stadtplanung und -management spezialisierte Beratungsunternehmen Iterio seine interne Kommunikation optimieren und die Flexibilität sowie den Zugang seiner Mitarbeiter zu kritischen Prozesstools erheblich verbessern. Die neue digitale Arbeitsumgebung unterstützte Iterio auch bei einer grundlegenden Steigerung der Effizienz, der Handlungsgeschwindigkeit und des Mitarbeiterengagements.

– Wir verfolgen das Motto, an das Naheliegende zu denken und bewährte Wege zu gehen. Es’ ist wesentlich einfacher, quer zu denken und über den Tellerrand zu blicken, da alles möglich ist, wenn es keine Grenzen gibt. Allerdings sind wir in unserer Branche an Budgets, Gesetze, zeitliche Fristen und gesellschaftliche Bedürfnisse gebunden. Unsere neue digitale Arbeitsumgebung erleichtert unseren Beratern den Zugang zu verschiedenen Tools, Qualitätsprozessen und Richtlinien von Kundenprojekten maßgeblich. Dies kommt unseren Projekten auf vielfältige Weise zugute und hilft uns dabei, uns auf das Naheliegende zu konzentrieren, erzählt uns der CEO von Iterio, Jonas Jonsson.

Der schnelle Zugang spart Zeit und Arbeit

Iterio ist ein auf Stadtplanung und -management spezialisiertes Beratungsunternehmen. Es erbringt Leistungen im Bereich des Projektmanagements und der IT-Koordination auf den Gebieten der Geotechnologie, der Umwelt und des Verkehrs für Organisationen, wie Gemeinden, Immobilienunternehmen, Architekten, der schwedischen Verkehrsbehörde (Trafikverket) und der Region Stockholm.

Das Unternehmen wurde 2011 gegründet und beschäftigt mittlerweile - nach gerade einmal acht Jahren im Geschäft - rund 100 Mitarbeiter. Es beabsichtigt auch in Zukunft, rasch zu wachsen. Um diesen Prozess zu begünstigen, implementierte Iterio ein neues Intranet auf Basis von Omnia mit dem Ziel, die interne Kommunikation zu verbessern sowie Prozesse und Tools zu digitalisieren.

– In der Vergangenheit besaßen wir eine von uns eigens erstellte Intranet-Lösung auf Basis von SharePoint, die nicht sehr ansprechend und eher komplex war. Die Modernisierung und Integration externer Services gestalteten sich schwierig. Viele unserer Mitarbeiter ignorierten unser Intranet zur Gänze, da sie es als komplex und nutzlos erachteten. Wir benötigten eine neue, moderne, zukunftsorientierte Lösung, die eine simple Navigation und ein einfaches Management erlauben würde, erklärt Jonas.

Iterio entschied sich für Omnia als diese Plattform. Die vielfältigen Standardfunktionen sowie die reibungs- und nahtlose Integration des Systems’ mit Office 365 waren einige der Gründe, warum die Wahl auf Omnia fiel. Die neue Lösung wurde 2018 implementiert und basiert vorrangig auf einer Standardkonfiguration. Iterio hat jedoch bereits geringfügige Anpassungen vorgenommen, die insbesondere dazu dienen, die Verwaltung von Abwesenheiten und der Kalenderaktivitäten zu erleichtern.

– Das Implementierungsprojekt lief effizient und reibungslos ab. Auch die Inbetriebnahme der neuen Lösung nach Abschluss des Installationsprozesses gestaltete sich sehr einfach. Die Experten von Precio Fishbone waren äußerst hilfsbereit bei der Anpassung bestimmter Systemfunktionen. So ist es heute beispielsweise wesentlich einfacher, die eigene Abwesenheit zu verwalten. Jede/r in der Organisation kann einfach herausfinden, ob bestimmte Kolleginnen und Kollegen auf Urlaub oder bei einem Außentermin bei einem Kunden sind, Feldforschung durchführen oder krank zuhause sind. Dies hilft uns beim Planungsprozess sowie bei der Konsultation von Kolleginnen und Kollegen zu kritischen Angelegenheiten.

Jonas erzählt uns außerdem, dass Iterio unmittelbar nach Implementierung der Lösung mit der Digitalisierung und Konsolidierung zahlreicher seiner Prozesse, Leitfäden, Tools sowie aufsichtsbehördlichen Dokumente und Richtlinien begonnen hat. Das gesamte Qualitätsmanagementsystem mit seinen diversen Vorlagen und Dokumenten ist nun online.

– Die Zugänglichkeit unserer gesamten Bibliothek von Prozessbeschreibungen, Leitfäden und Qualitätsrichtlinien über das Intranet ist von immensem Vorteil für jedes Projekt, an dem wir mitarbeiten. In der Vergangenheit war unser gesamtes Qualitätsmanagementsystem auf Papier, sodass dessen Verwaltung sehr zeit- und arbeitsintensiv war. Nun da dieses wertvolle Wissen unseren Beratern rasch virtuell zugänglich ist, gestaltet sich die Verwaltung von Projekten um ein Vielfaches einfacher, wodurch sich die Qualität und Effizienz immens verbessern, betont Jonas.

Unbegrenzte Flexibilität dank einer digitalen Arbeitsumgebung im Taschenformat

Über die Hälfte der Berater von Iterio arbeitet nicht vom Büro aus, sondern im Feld, von Kundenstandorten oder von zuhause aus. Es ist daher von größter Wichtigkeit, dass das neue Intranet auch mobilen Benutzern ein einmaliges Erlebnis und eine unschlagbare Performance bietet.

– Unsere frühere mobile Benutzeroberfläche für unsere internen Kommunikationskanäle und -tools war mangelhaft und nicht zufriedenstellend. Omnia ist es jedoch gelungen, unsere Mobilität und Flexibilität zu revolutionieren. Heute nutzen unsere Mitarbeiter Smartphones und Tablets für den Zugriff auf das Intranet mit Freude. Ihnen wird ein fantastisches Benutzererlebnis bei einer großartigen Funktionsvielfalt geboten, wobei die mobile Anwendung der Webanwendung um nichts nachsteht. Dies ist von größter Bedeutung für unsere Mitarbeiter, die im Feld und von unterwegs aus arbeiten. Die digitale Arbeitsumgebung erlaubt uns zudem, Kenntnis des Gesagten und der getroffenen Entscheidungen bei von uns versäumten Meetings zu erlangen, was in der Vergangenheit nicht immer leicht war, meint Jonas und er fügt hinzu:

– Das neue Intranet hat unsere interne Zusammenarbeit insgesamt immens verbessert. Über Projekte auf dem Laufenden zu bleiben sowie sicherzustellen, dass die gesamte Organisation stets über alles informiert ist, was im Unternehmen vor sich geht, ist nun wesentlich einfacher. Dies ist zum einen auf den vereinfachten Prozess für die Veröffentlichung und Verwaltung von Inhalten und zum anderen auf das stark verbesserte Benutzererlebnis und die optimierte Mobilität zurückzuführen. Insbesondere bemerkenswert ist, dass es noch nie so einfach war, auf dem Laufenden zu bleiben, wie mithilfe der Benachrichtigungsfunktion der App von Omnia.

– Eine weitere positive „Nebenwirkung“ des neuen Intranets ist die erhöhte soziale Online-Aktivität. Wir haben festgestellt, dass unsere Mitarbeiter mit Inhalten ebenso enthusiastisch interagieren wie auf den sozialen Medien, meint Jonas.