Haldex vereinheitlicht die Unternehmenskenntnisse und stärkt die Kommunikation

Das in Schweden ansässige Unternehmen Haldex bietet innovative Bremslösungen für die globale Nutzfahrzeugindustrie, wobei die erhöhte Sicherheit, die Umwelt und die Fahrzeugdynamik im Mittelpunkt stehen. Mit Omnia und den Microsoft-365-Tools ist es Haldex gelungen, seine Unternehmenskenntnisse zu vereinheitlichen und seine Kommunikation zu verbessern.

1916 meldete das Unternehmen sein erstes Patent für einen automatischen Bremsgestängesteller für Züge an. Heute ist Haldex in mehreren Produktkategorien, einschließlich der Nachsteller für Trommelbremsen, weltweit führend und besitzt Vertriebs-, F&E- sowie Herstellungsstandorte auf aller Welt.

Mit Mitarbeitern, die von Designern und Produktentwicklern zu Marketing- und Handelsvertretern reichen, haben das Wissensmanagement und eine solide abteilungsübergreifende Kommunikation an Wichtigkeit gewonnen.

- Unser Ziel ist die Schaffung einer lernenden Organisation, erklärt Patrik Bergman, der für die Zusammenarbeit und das Lernen verantwortliche Manager von Haldex.

Die Organisation von Haldex arbeitet mittlerweile von allen Orten aus zusammen, was die Zusammenarbeit verbessert. Von der F&E-Abteilung über die Vertriebsabteilung zur IT-Abteilung nutzen alle Mitarbeiter weltweit in allen Zeitzonen Omnia, um nahtlos zusammenzuarbeiten und Innovationen zu schaffen. Wenn die Teams in Schweden über Omnia mit ihren Kollegen in Asien und dem Rest Europas zusammenarbeiten, überwinden sie Barrieren durch die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch. Dadurch wird auch die Produktentwicklung beschleunigt und werden die Geschäftsstrategien aufeinander abgestimmt.

- Haldex trat in Verhandlungen für eines neues Intranet, da unser altes Intranet nicht länger die Anforderungen der Qualitätsabteilung an das Handling maßgebender Dokumente erfüllte. Wir besaßen auch kein globales Qualitätsmanagementsystem, auf das alle Mitarbeiter Zugriff hatten. Die Mängel waren so gravierend, dass unsere Mitarbeiter von ihnen benötigte Dokumente nicht rechtzeitig finden konnten, was jedoch für interne und externe Audits eines Sicherheitsunternehmens wie das unsere unerlässlich ist, erläutert Patrik Bergman. Das alte Intranet hinderte die Mitarbeiter daran, effizient und wirksam zu arbeiten.

Haldex setzte sich daher zusammen und machte seine Hausaufgaben. Es begann nicht damit, niederzuschreiben, was es hatte, sondern welche Tools es benötigte, die den Mitarbeitern dabei behilflich sein würden, besser und effizienter zusammenzuarbeiten.

Nach Erledigung seiner Hausaufgaben wandte sich Haldex an den Markt, um diese Tools zu beschaffen.

- Es wurde schnell klar, dass nur wenige Produkte einen solchen Schwerpunkt wie Omnia auf die Arbeit mit maßgebenden Dokumenten legten und über ein Dokumentenmanagementsystem verfügten, das mit einem Qualitätsmanagementsystem verknüpft werden konnte, erläutert Patrik Bergman. - Es erscheint, dass viele Anbieter zufrieden mit den Out-of-the-Box-Lösungen von SharePoint und deren geringfügiger Anpassung sind. Häufig schaffen sie auch ein Qualitätsmanagementsystem, das nicht in ausreichendem Maß mit den diversen Prozessen integriert ist. Dies ist bei Omnia jedoch nicht der Fall.

Mitte 2019 stieg Haldex von seiner bestehenden Lösung auf Omnia um. Seit dem Umstieg hat Haldex bereits erste positive Auswirkungen von Omnia in der täglichen Arbeit festgestellt, die sich auf das strukturiertere Dokumentenmanagement zurückführen lassen. Nun finden die Mitarbeiter, wonach sie suchen, und können effizient an den diversen Kooperationen arbeiten. Nach Bestandsaufnahme der bestehenden Dokumente vor der Migration vom Vorgängersystem war das Unternehmen gezwungen, erneut Hausaufgaben in Bezug auf die Verwaltungsansicht der Metadaten zu machen.

- Wir entschieden uns rasch für ein eigenständiges Qualitätsprojekt, sodass es den Prozess nicht verzögerte oder aufhielt. Mithilfe der maßgefertigten Benutzeroberfläche können wir nun auf einfache Weise die maßgebenden Dokumente wählen und die richtigen Metadaten anwenden oder überholte Dokumente löschen, was im Zuge der Migration notwendig wurde.

Seit der Implementierung von Office 365 nutzt Haldex die Arbeitsumgebung umfassend und insbesondere das Dokumentenmanagement wird gut für F&E-Projekte angenommen, die zuvor die verschiedenen Arten von maßgebenden Dokumenten aus unterschiedlichen Bibliotheken mit den diversen Arbeitsplätzen verknüpfen mussten. Haldex hat sich nun die Fähigkeiten von Omnia zunutze gemacht, um Informationen auf beständige Art und Weise zu teilen und zu speichern. Omnia ist intern zur Dreh- und Angelscheibe der Unternehmenskenntnisse geworden und beherbergt Patente, Dokumente und wichtige Zertifizierungen.

- Heute können wir alle notwendigen Dokumente direkt in die Seiten für die Zusammenarbeit einbinden, meint Patrik Bergman. - Die Seiten sind so gestaltet, dass es bei F&E-Projekten keinen Mitarbeiter gibt, der nicht weiß, wie es funktioniert oder wie die Tools anzuwenden sind, und dies hat den Mitarbeitern die Augen geöffnet. Es war auf vielfache, von uns nicht erwartete Weise sehr positiv.

Problemloser Übergang

Während der auf die Implementierung und das Onboarding folgenden Monate hat sich der Umstieg weiterhin bezahlt gemacht. Die Mitarbeiter empfanden den Onboarding-Prozess als kurz und intuitiv und profitierten auf eine Weise davon, die sie nicht vorhergesehen hatten.

- Als die Mitarbeiter beispielsweise heute Zugang zu ihren neuen Seiten erhielten, staunten sie nicht schlecht, als sie sahen, dass Teams integriert ist. „Ist es auch möglich meine Dokumente hier zu haben? Großartig!“

- Precio Fishbone hat uns entlang des gesamten Weges optimal unterstützt. Precio Fishbone hat uns nie das Blaue vom Himmel versprochen, während die Realität eine vollkommen andere war. Wir haben erlebt, dass die Mitarbeiter von Precio Fishbone wahre Experten sind, welche sich auch getrauen, nein zu sagen, wenn wir dumme Vorschläge machen. Das ist von großer Wichtigkeit.

- Dank der starken Unterstützung konnte das Projekt gemeinsam mit der Bestandsaufnahme rasch durchgeführt werden.

In dem Maß, in dem die Geschäftstätigkeiten von Haldex weiter wachsen, werden die Vertriebs- und Marketingmitarbeiter von einer größer werdenden Liste von Standorten aus sowie in verschiedenen Sprachen arbeiten. Dank der Unterstützung mehrerer Sprachen in Omnia sind den Kommunikationswegen des Personals von Haldex keine Grenzen gesetzt und sind die Aussichten glänzend.