Neues Intranet unterstützt das Wachstum von PatoGen

Das norwegische Unternehmen für Fischgesundheit PatoGen errichtete ein neues Intranet auf Basis von Omnia. Neben der Stärkung der weltweiten Beziehungen des Unternehmens stellt die neue Kommunikationsplattform sicher, dass alle Mitarbeiter stets über Unternehmensnachrichten auf dem Laufenden gehalten werden und dass die erheblichen Informationen immer leicht zugänglich sind.

- Unser neues Intranet erlaubt uns, Nachrichten zu bündeln und Informationen gut strukturiert und einheitlich zu teilen. In der Vergangenheit verbreiteten wir interne Informationen und Nachrichten durch Mund-zu-Mund-Kommunikation oder per E-Mail. Diese Methoden erwiesen sich als ineffizient, nicht transparent und unzuverlässig. Heute haben alle Mitarbeiter in jedem Büro und jedem Labor in Norwegen und weltweit zeitgleich Zugriff auf dieselben Informationen. Dies hat sich positiv auf unsere Effizienz, unser Teammanagement, unsere Tätigkeiten und unsere Onboarding-Prozesse ausgewirkt, erklärt der digitale Beauftragte bei PatoGen, Noralf Gamlem.

Zügige Implementierung dank Omnia

PatoGen bietet eine Vielzahl von Dienstleistungen, die darauf ausgerichtet sind, Fischzüchter und andere Personen in der Aquakulturindustrie bei der Steigerung ihrer Rentabilität, Planbarkeit und Produktivität zu unterstützen, indem Infektionen und Krankheiten der Fische vermieden werden. Über die mordernsten Labors Norwegens für die Erkennung von Krankheitserregern bei den Fischen und die Anwendung bewährter Analyseverfahren kann PatoGen seinen Kunden auch die notwendigen Tools für die Erreichung einer kosteneffizienten und tierfreundlichen Produktion bieten.

Mit Zentrale im norwegischen Ålesund sowie Labors und Vertriebsbüros über ganz Norwegen verteilt sowie in Schottland und Chile beschäftigt das Unternehmen rund 50 Mitarbeiter. Vor drei Jahren war PatoGen noch halb so groß, als es gerade einmal ein Büro mit einem integrierten Labor besaß. Damals verfügte es noch über kein Intranet und wickelte die interne Kommunikation über Meetings, per E-Mail und über andere unstrukturierte Kanäle ab. In den folgenden Jahren verzeichnete das Unternehmen jedoch ein rasches Wachstum und breitete sich geografisch aus. Es entstand ein dringender Bedarf für eine dezidierte, einheitliche, digitale Kommunikationsplattform. Im Frühjahr 2018 beschloss die Geschäftsführung von PatoGen daher die Errichtung eines Intranets auf Basis einer modernen, rollen- und aufgabenbasierten Standardplattform.

- Als wir nur 25 Mitarbeiter waren, die auf engem Raum in einem Büro zusammenarbeiteten, gestaltete sich die interne Kommunikation relativ einfach. Aber wir wussten selbst damals, dass eine gut strukturierte digitale Kommunikationsplattform mit unzähligen Vorteilen verbunden ist. Der Nutzen aus der Einrichtung eines transparenten und effizienten digitalen Kanals, der die gesamten internen Informationen bündelt, kategorisiert und archiviert, lag auf der Hand. Man sollte sich nicht im Aufenthaltsraum aufhalten müssen, um wichtige Unternehmensnachrichten zu erfahren. Als das Unternehmen mit beispiellosem Tempo wuchs, wurde die Situation wirklich akut und machte resolute und schnelle Maßnahmen erforderlich, erklärt Noralf.

Nach einer umfassenden Analyse der geschäftlichen und informationsbezogenen Erfordernisse kam PatoGen zu dem Schluss, dass es eine flexible Standard-Intranetplattform benötigte, welche aufgaben- und rollenorientierte Funktionen bot und leicht zu verwalten und zu implementieren war. Die Plattform sollte sich auch leicht mit Office 365 integrieren lassen.

- Wir wollten eine einfache, sofort einsatzbereite Lösung, ein Intranet-in-a-Box, das so schnell wie möglich implementiert und von unseren Benutzern verwendet werden konnte. Auf der Suche nach der richtigen Plattform lasen wir unter anderem die Marktberichte von ClearBox Consulting. Omnia war eines der drei Produkte, die in den Analysen von ClearBox hervorstachen. Nach dem Meeting mit Precio Fishbone waren wir stark beeindruckt. Wir hatten das Gefühl, dass dieses Unternehmen effizienten und zuverlässigen Support bieten würde und über einen soliden Plan für die Weiterentwicklung ihrer Plattform verfügte, meint Noralf.

Mit dem Implementierungsprojekt wurde im März 2018 begonnen. Bereits zwei Monate später lief Omnia in der gesamten Organisation.

Eine durch das Intranet zusammengeschweißte Organisation

Durch das neue Intranet kann PatoGen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter weltweit über die jüngsten Unternehmensnachrichten auf dem Laufenden sind und sie auf die gleichen Informationen zeitgleich zugreifen können. Das Intranet erleichtert zudem neuen Mitarbeitern, sich mit dem Unternehmen und seinen Tätigkeiten vertraut zu machen.

- In der Vergangenheit fiel es neuem Personal schwer, Informationen, insbesondere ältere Berichte und Nachrichten, zu finden, da die meisten per E-Mail in der Organisation verbreitet worden waren. Heute ist alles über einen Ort zugänglich. Dank der leistungsstarken Kategorisierung und Suchfunktionen lassen sich die von den Mitarbeitern benötigten Informationen problemlos und rasch finden. Durch die gemeinsame und transparente Kommunikationsplattform konnten wir das Onboarding von neuen Mitarbeitern und die länder-, labor- und bereichsübergreifende Integration der gesamten Organisation verbessern. Dies gibt uns auch mehr Möglichkeiten für ein Wachstum in Zukunft, da unsere Visionen, Strategien und künftige Roadmap für jeden unmittelbar ersichtlich sind und das Setzen von Maßnahmen erlauben, betont Noralf.

Die Integration von Teams bietet neue Möglichkeiten

PatoGen nutzt überwiegend Teams für Online-Meetings und die Online-Zusammenarbeit. Es beabsichtigt die Nutzung der Anwendung als eines der hauptsächlichen Tools für Mitarbeiter, um auf Projekte, Informationen und andere Online-Services zuzugreifen. Omnia wird in diesem Fall nahtlos als App in Teams integriert.
- Teams ist unsere Schlüsselanwendung für die interne Zusammenarbeit, Diskussionen und Wissensforen, allerdings möchten wir auch das Intranet zur bevorzugten Plattform für die tägliche Arbeit unserer Mitarbeiter machen. Durch die Integration von Omnia als App in Teams können wir eine optimale Lösung für unsere Arbeitsweise bereitstellen, denn der Ausgangspunkt für unseren gesamten Informations- und Wissensaustausch ist die interne Zusammenarbeit, wie Noralf betont.

Noralf erklärt zudem, dass die rollen- und aufgabenorientierte Benutzeroberfläche von Omnia die Produktivität der Mitarbeiter signifikant gesteigert hat, da sie nun erhebliche Informationen und Ressourcen wesentlich einfacher und schneller finden können.

- Unsere Benutzer haben einen optimierten und personalisierten Zugang zu Nachrichten und anderen Informationen, was eines der wertvollsten Features der neuen Lösung ist. Wir gehen von weiteren Möglichkeiten für die Verbesserung unserer internen Kommunikation und der Arbeitsprozesse aus, bei deren Erreichung uns das Intranet unterstützen wird, prognostiziert Noralf.