Vargön Alloys reduziert seine Risiken mit einem Problem-Management-System auf Basis von Omnia

Einer von Europas größten Ferrochromherstellern, Vargön Alloys, legt Wert auf beständig hohe Standards und arbeitet unermüdlich an der Verbesserung der Produktionsqualität und der Verminderung von Risiken. Mithilfe des Fehler- und Qualitätsmanagementsystems auf Basis von Omnia ist das Unternehmen in der Lage, Risiken und Abweichungen effizienter, sicherer und strukturierter als zuvor zu erkennen und zu beheben.

– Unser neues Fehler- und Qualitätsmanagementsystem erlaubt uns, Risiken zu identifizieren und die richtige Vorgehensweise festzulegen, bevor sie für unsere Mitarbeiter zu einer Gefahr werden oder unsere Produktionsqualität beeinträchtigt wird. Die Lösung hilft uns dabei, unsere Produktionseffizienz zu steigern und Mängel oder Engpässe in unseren Prozessen sowie andere Probleme auszumachen, welche sich negativ auf unsere Produktion niederschlagen könnten, erklärt Fredrik Janson, CTO und Einkaufsleiter bei Vargön Alloys.

Beobachtung, Meldung und Handlungen zur Vermeidung von Zwischenfällen

Mit rund 200 Mitarbeitern ist Vargön Alloys AB Schwedens einziger Produzent von Ferrochrom, einer Legierung, die Stahl seine Härte und Korrosionsbeständigkeit verleiht. Das Unternehmen befindet sich bei Göta Älv in der Gegend von Vänersborg und ist Mitglied der Unternehmensgruppe Yildirim, einem von Europas größten Produzenten von Ferrochrom.

Der Produktionsprozess birgt zahlreiche Risiken. Die Arbeiter könnten sich verbrennen oder sich schneiden oder verletzt werden, indem sie über schwere Gewichte fallen oder diese heben. Es bestehen auch Risiken in Zusammenhang mit Feuer, Risiken für die Umwelt sowie für eine Beschädigung der Maschinen und Werkzeuge. Um diese Risiken auf ein Minimum zu beschränken bzw. um sie vorzugsweise zur Gänze zu beseitigen, bevor es zu einem Zwischenfall kommt, hat Vargön Alloys ein Fehler- und Qualitätsmanagementsystem auf Basis von Omnia implementiert. Die Lösung erlaubt der Organisation die Meldung, Analyse und Behebung von Risiken auf strukturierte und effiziente Weise.

– Jedermann und jedefrau kann Zwischenfälle, potenzielle Risiken oder Abweichungen vom Prozess melden. Die intuitive und gut strukturierte Benutzeroberfläche des Systems macht dieses äußerst benutzerfreundlich. Unkomplizierte und selbsterklärende Felder und Kästchen weisen den Benutzer an, wie die Daten korrekt zu registrieren sind. Nachdem alle grundlegenden Informationen registriert wurden, wird das Problem automatisch an den zuständigen Vorgesetzten übermittelt, der der Angelegenheit weiter nachgehen und über notwendige Maßnahmen entscheiden wird, erläutert Fredrik.

Abhängig von seiner Einstufung wird das gemeldete Problem einem Prozess- oder Personalmanager unterbreitet. Wenn es sich um ein Gesundheits- oder Verletzungsrisiko handelt, wird der für den konkreten Arbeitsbereich verantwortliche Personalmanager automatisch ausgewählt. Er wird per E-Mail und über den Instant-Messaging-Dienst von Omnia verständigt. Setzt der Vorgesetzte binnen sechs Tagen keine Handlungen, erhält er eine Erinnerung.

– Wir verfügen über Routinen, die gewährleisten, dass unsere Mitarbeiter Zwischenfälle oder Situationen, die sie als riskant wahrnehmen, melden. Nichts wird dem Zufall überlassen. Bei der Meldung eines Fehlers muss der Mitarbeiter beschreiben, was geschehen ist oder geschehen könnten hätte, wodurch es verursacht wurde und wie damit umgegangen wurde, oder die Meldung anderenfalls als reinen Warnhinweis vor einem potenziellen Risiko registrieren. Bei Eingang der Meldung beim zuständigen Vorgesetzten unternimmt dieser eine umfassende Untersuchung und schlägt Korrekturmaßnahmen zur Abhilfe des Problems vor. Wir hoffen, auf diese Weise alle möglichen Gefahren aus dem Weg zu räumen, erklärt Fredrik.

Effizienteres Veränderungsmanagement

Vargön Alloys besaß in der Vergangenheit unzählige Systeme auf Basis von SharePoint für das Abweichungs- und Qualitätsmanagement, die alle intern entwickelt wurden. Es gab ein System für den Umgang mit Abweichungen, ein anderes für Sicherheitsprüfungen, wiederum ein anderes für Aktionspläne und dann noch zwei weitere für interne und externe Audits. Nach der Zertifizierung von Vargön Alloys nach den Normen ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015 waren seine internen Systeme schon kurze Zeit später veraltet. Fredrik stellt klar:

– Wir mussten all unsere Prozesse in einem einzigen System bündeln, das uns einheitlich und effizient erlauben würde, Zwischenfälle und Abweichungen zu überwachen und sofort zu erkennen, wer wofür verantwortlich ist. Keines der von uns ausprobierten Standardsysteme für das Fehler- und Qualitätsmanagement wurde unseren Anforderungen gerecht. Wir wandten uns daher zwecks eines Vorschlags an unseren Implementierungspartner Precio Fishbone, der bereits unser vorheriges Intranet auf Basis von SharePoint entwickelt hatte.

Bei der vorgestellten und daraufhin implementierten Lösung handelt es sich um ein kundenspezifisches Fehlermanagementsystem auf Basis von Omnia und SharePoint. Es ist zur Gänze in das Intranet auf Basis von Omnia sowie die Qualitäts- und Dokumentenmanagementfeatures und eine Reihe von SharePoint-Listen integriert.

– Die Prozesse werden automatisch zwischen den Fehler-, Qualitäts- und Dokumentenmanagementsystemen verknüpft. Zu den zahlreichen Vorteilen der neuen Lösung zählt, dass die für Fehler verantwortlichen Personen im QMS automatisch zugeordnet werden. Da die Prozessdokumente mit dem jeweiligen Problem verknüpft sind, gestaltet sich das Veränderungsmanagement zudem wesentlich einfacher. Auch die Arbeit, Standards und Dokumente auf dem Laufenden zu halten, wird vereinfacht, meint Patrik Turebo, der Projektmanager von Precio Fishbone.

Verbesserte interne Kommunikation

Fredrik Janson weist abschließend darauf hin, dass sich darüber hinaus die interne Kommunikation verbessert hat. Derzeit arbeitet das Unternehmen an der Integration des HR-Systems Agda und an der Erstellung eines Archivierungssystems für die Leistungssteigerung.

– Die Integration von Agda wird es uns erleichtern, Fehler zu finden und deren Behebung einem Mitarbeiter zuzuordnen. Die neue Lösung hat unsere interne Kommunikation dank des attraktiveren und leichter zu bedienenden Intranets verbessert.