Vereinheitlichung der Organisation der Stadt Malmö durch Omnia

Die Stadt Malmö erstellte eine neue digitale Arbeitsumgebung auf Basis von Omnia. Durch die effiziente Vernetzung der Mitarbeiter der Gemeinde trug die neue Plattform zu erheblichen Verbesserungen im Bereich der Interaktivität, der Mobilität, der Zugänglichkeit und der internen Kommunikation bei.

– Unsere neue digitale Arbeitsumgebung ermöglicht es uns, die interne Kommunikation sowie das Mitarbeiterengagement und deren Mitwirkung zusätzlich zu verbessern und zu stärken. Die Lösung bietet eine in wesentlichen Punkten optimierte Informationsstruktur und einen stark verbesserten Navigationsprozess für die Benutzer, was die interne Zusammenarbeit fördert und die Suche nach Informationen erleichtert. Die Zugänglichkeit ist auch dank des optimierten mobilen Benutzererlebnisses signifikant besser. Für uns ist es nun um ein Vielfaches einfacher, Mitarbeiter, die nicht den ganzen Tag vorm Computer arbeiten, zu erreichen und sie einzubinden, erklärt Elisabet Lundholm, die Intranet- und Projektmanagerin der Stadt Malmö.

Eine Plattform für die engere Zusammenarbeit

Die Stadt Malmö ist eine große Organisation mit rund 26.000 Mitarbeitern, die in 14 Bezirken tätig ist und sich um die verschiedensten Bereiche - von der Bildung bis hin zum Gesundheitswesen - kümmert. Wie in jeder schwedischen Gemeinde unterscheidet sich die Beschaffenheit der Arbeit stark von Bezirk und Bezirk. Die ehemalige Intranet-Lösung der Stadt bestand aus einer heterogenen Mischung verschiedener Systeme, von denen viele maßgefertigt waren. Da es der ehemaligen Plattform an Funktionen für die effiziente Zusammenarbeit mangelte, waren ihre Inhalte zudem überfüllt und die Navigation durch diese fiel schwer. Dies machte es für die Mitarbeiter schwierig, zweckmäßige Informationen, Tools und andere Ressourcen zu finden.

Mit dem Ziel eine moderne und effizientere digitale Arbeitsumgebung zu schaffen, implementierte die Gemeinde 2017 und 2018 Office 365. Im Frühjahr 2020 wurde darüber hinaus das neue Intranet auf Basis von Omnia eingeführt.

– Für die Vereinfachung, Aktualisierung und Straffung unserer Plattform mussten wir speziell konzipierte Lösungen hinter uns lassen und Standardsysteme implementieren. Ein weiteres Erfordernis war, dass die Verwaltung und Verbreitung von Informationen auf Grundlage der beruflichen Rollen der Benutzer ’einfach sein sollte. Zugleich benötigten wir aber auch eine Lösung, die uns dabei helfen würde, die einzelnen Bereiche unserer Organisation näher zusammenzubringen, erklärt Elisabet und fügt hinzu:

– Die Architektur, Funktionsvielfalt und Fähigkeit, große Mengen von Informationen handzuhaben, anzupassen und zu verwalten, gemeinsam mit der reibungslosen Integration mit SharePoint und Office 365 machten Omnia’ zu einer äußerst attraktiven Option. Wir entschieden uns letztlich für Omnia, da wir überzeugt davon waren und sind, dass Precio Fishbone der ideale Partner für uns ist. Denn das Unternehmen würde uns optimal bei der Neustrukturierung und Verbesserung unserer Informationsmanagementprozesse unterstützen.

Um 80% weniger Inhalte dank des neuen Intranets

Laut Elisabet waren die Präzisierung und die Umstrukturierung aller Informationselemente der entscheidende Faktor bei der Erstellung der neuen Plattform und des Intranets. Dies führte nämlich zu einer stark verminderten Menge von Informationen. Dies wurde durch eine neue Methode für die Strukturierung und Präsentation von Inhalten ermöglicht.

– Wir haben unsere Inhalte um 80% gestrafft. Die Struktur wurde vollkommen überarbeitet. Zuvor stützte sie sich hauptsächlich auf unsere Organisationsstruktur. Heute sind die Inhalte jedoch nach Themenbereich in Kategorien unterteilt. Jeder Bezirk kann die Inhalte anpassen und präzisieren, die für seinen Verantwortungsbereich und die verschiedenen beruflichen Rollen seiner Mitarbeiter erheblich sind. Diese Methode erlaubte uns, unser Informationsmanagement und die Navigationsprozesse für Benutzer zu straffen, was unseren Mitarbeitern wirksam dabei hilft, Informationen, Kooperationsbereiche und andere Ressourcen schnell zu finden. Es fällt ihnen nun auch leichter, zu erkennen, welche Informationen für sie von Bedeutung sind, da die Informationen nun zielgerichtet sind, wie Elisabet erklärt.

Rigorose Beta-Tests führen zu einer mit Preisen ausgezeichneten digitalen Arbeitsumgebung

Eine der größten Herausforderungen, denen sich die Stadt gegenübersah, betraf die Planung von Ressourcen und den zeitliche Rahmen für die Implementierung des Projekts. So musste das Einführungsdatum aufgrund einer länger als geplanten andauernden Beta-Testphase sogar verschoben werden. Allerdings war die längere Beta-Testphase laut Elisabet mit keinen Nachteilen verbunden:

– Wir luden 200 interessierte Mitarbeiter, Manager und Mitglieder des Hilfspersonals ein, an den Beta-Tests teilzunehmen. Dies stellte sich als eine äußerst lohnenswerte Erfahrung heraus, von der wir jede Menge lernten. Wir waren dank des wertvollen Inputs der Beta-Tester in der Lage, die Lösung vor dem Launch zusätzlich zu justieren, was in der Folge gut von unserer Organisation aufgenommen wurde. Der Launch fiel mit dem Ausbrauch der Corona-Krise und der dadurch bedingten Zunahme bei der Telearbeit zusammen. Dies gab vielen Mitarbeitern einen Grund und die Motivation, sich mit neuen Arbeitsverfahren vertraut zu machen.

Neben der positiven Annahme durch die Organisation wurde die Lösung auch mit dem Preis DWG:s Digital Workplace of the Year in der Kategorie Benutzerengagement ausgezeichnet. Dabei handelt es sich um eine prestigeträchtige Auszeichnung, durch die makellos ausgeführte Projekte und rigorose Beta-Tests anerkannt werden. Erfahren Sie mehr über diese Auszeichnung.

Verbessertes Engagement und optimierter Wissensaustausch

Die Erstellung und die Verwendung von in Office 365 integrierten Kooperationsbereichen wachsen im Intranet schnell. Eine maßgefertigte Funktion für die Mitarbeiterprofile verbesserte zudem den Zugang zu Personen mit interner Zuständigkeit.

– Die Funktion „Mitarbeiterprofil“ erleichtert das Networking und die Auffindung von Kompetenzen innerhalb der Stadt. Auf diese Weise wird unser Ziel unterstützt, mehr Mitarbeiter auf die Vorteile aufmerksam zu machen, in der digitalen Arbeitsumgebung aktiv zu sein, schließt Elisabet.