Wissensaustausch fördert Wachstum bei INTEC

Das aufstrebende Beratungsunternehmen INTEC hat ein neues Intranet auf der Grundlage von Microsoft 365 und Omnia eingeführt, um wichtige Geschäftsprozesse und den internen Wissensaustausch zu verbessern. Das Unternehmen will in den kommenden Jahren wachsen und sieht Omnia als wertvolles Werkzeug zur Verwirklichung seiner Vision.

Das schwedische Technologieberatungsunternehmen INTEC ist Experte für Planung, Installation, Inspektion, Risikomanagement und fortschrittliche technische Analysen in den Bereichen Elektrizität, Sanitärtechnik, Energie, Industrie und Brandschutz. INTEC beschäftigt heute über 250 Mitarbeiter an 15 Standorten und will in den kommenden Jahren weiter wachsen.

Intranet verbessert das Wissensmanagement

Im ersten Jahr wurde die interne Kommunikation und Projektdokumentation mit Microsoft Teams, E-Mail und einer einfachen serverbasierten Dateiablage abgewickelt. Doch schon bald erkannte das Unternehmen, dass es einen leistungsfähigeren digitalen Arbeitsplatz mit verbesserter Unterstützung für wichtige Prozesse und Aktivitäten benötigte. In einer Vorstudie und Spezifikationsphase wurde entschieden, dass die Lösung die interne Kommunikation, das Prozess- und Dokumentenmanagement, das Projektmanagement und den internen Wissensaustausch unterstützen sollte.

Nach einer Marktsondierung und Bewertung möglicher Lösungen entschied sich INTEC für die Einrichtung und Einführung eines neuen Intranets auf Basis von Microsoft 365 und Omnia, das die genannten Funktionen bereitstellen sollte. Die Lösung wurde im November 2021 eingeführt, und die Auswirkungen auf die Arbeitsweise waren sofort spürbar und überaus positiv.

- Mit Omnia haben wir eine Komplettlösung geschaffen, die nicht nur das Unternehmen vereinheitlicht und unsere interne Kommunikation stärkt, sondern uns auch eine bessere Nutzung des Wissens und eine verbesserte Qualität in und Überwachung unserer Projektprozesse ermöglicht, sagt Filip Eriksson, Intranet Manager und Gruppenleiter bei INTEC.

Neben den traditionellen Intranet-Funktionen wie News, Veranstaltungen und organisatorischen Informationen unterstützt die Lösung auch die Visualisierung von Geschäftsprozessen, das Dokumentenmanagement, die strukturierte Zusammenarbeit von Teams und die Nutzung der Weisheit der Masse durch die Verwendung von Wissensgemeinschaften.

- Das neue Intranet stellt sicher, dass jeder problemlos auf relevante Informationen zugreifen kann und dass unsere Prozesse, Projekte und Dokumente einheitlich und korrekt erstellt und verwaltet werden. Außerdem ist es für uns leichter geworden, Wissen und Fähigkeiten zu entwickeln und zu teilen. Heute ist es viel einfacher, interne Kompetenzen für verschiedene Projekte zu finden und zuzuweisen, und die Mitarbeiter können ihr Know-how in den relevanten Bereichen teilen und weiterentwickeln, so Eriksson.

Eine Lösung, die hilft, die ISO-Anforderungen zu erfüllen

Auf der Grundlage der Lern- und Wissensverteilungskonzepte in Omnia konnte INTEC eine interne Kultur entwickeln, in der die Mitarbeiter dazu ermutigt werden und bereit sind, ihr Wissen weiterzugeben und ihren Kollegen bei der Lösung der täglichen Arbeitsaufgaben zu helfen. Filip erklärt:

- Die Endbenutzer können Wissensartikel, Dokumente und Schulungsvideos erstellen, veröffentlichen, teilen und kommentieren. Unser Intranet ist weitgehend eine autonome Wissens- und Bildungsplattform. Obwohl wir viele Inhalte und Schulungsmaterialien erstellen, wollen unsere Mitarbeiter auch Wissen und bewährte Verfahren weitergeben.

- Die Lösung hat sich als sehr erfolgreich erwiesen, wenn es darum geht, dass sich Kollegen auf einfache und effiziente Weise gegenseitig helfen und gleichzeitig eine gemeinsame Wissensbasis aufbauen. Die intelligenten Suchfilter, Abonnement- und Benachrichtigungsfunktionen von Omnia machen es außerdem einfach, auf dem Laufenden zu bleiben und neues Wissen zu verbreiten. Seit der Einführung haben wir gesehen, wie die Entwicklung von Wissen an Dynamik gewonnen hat und dass die Mitarbeiter Zeit in die Entwicklung ihrer Fähigkeiten investieren.

Neben den verbesserten Möglichkeiten des Wissensaustauschs durch den digitalen Arbeitsplatz schätzt INTEC auch, dass die Lösung ein verbessertes Prozess- und Dokumentenmanagement beinhaltet und langfristig auch ihre ISO-Ambitionen unterstützt.

- Mit Omnia konnten wir eine Menge an gebündelten, schlüsselfertigen Funktionen erhalten, was uns Zeit spart. Die Plattform passt auch zu unserer Arbeitsweise mit ihrer ausgezeichneten mobilen Zugänglichkeit und den leistungsstarken Werkzeugen, die das Erstellen, Verfolgen und Aktualisieren von Inhalten erleichtern. Darüber hinaus verfügt Omnia über integrierte Prozesswerkzeuge, die es uns ermöglichen, ein solides Qualitätsmanagementsystem zu erstellen, das alle ISO-Anforderungen auf zuverlässige und effiziente Weise erfüllt", betont Filip.

Seit der Einführung des Intranets hat INTEC festgestellt, dass verbesserte interne Strukturen und Arbeitsweisen die Produktivität steigern und den Weg für künftiges Wachstum ebnen. Aus dem Geschäftsplan geht hervor, dass das Unternehmen in den kommenden Jahren weiter wachsen soll und dass das neue Intranet ein wertvolles Instrument zur Verwirklichung dieser Ziele sein wird.

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