WWF wechselt von Google zu Omnia, um Informationsfluss und Kommunikation zu verbessern
Ein neues, auf Omnia und Microsoft 365 basierendes Intranet verbessert die interne Kommunikation innerhalb des World Wildlife Fund und macht die Organisation in Zukunft effizienter und transparenter.
Der World Wildlife Fund (WWF) ist die wohl bekannteste und führende gemeinnützige Organisation für den Schutz der natürlichen Lebensräume der Erde und verhindert die Zerstörung bedrohter Pflanzen- und Tierarten. Mit regionalen Organisationen in über 100 Ländern weltweit beschäftigt allein die schwedische Niederlassung des WWF rund 150 Mitarbeiter und wird von einem Vorstand und einem Kuratorium mit Vertretern aus verschiedenen Organisationen, Institutionen und Behörden geleitet.
Neues Intranet unterstützt verbesserte Effizienz und interne Kommunikation
Um die Kommunikation und den Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern zu verbessern, hat der WWF vor kurzem sein Intranet von einer Google-basierten und selbstentwickelten Plattform auf eine Omnia- und Microsoft 365-basierte Lösung umgestellt. Es wurden auch drei andere Intranet-Lösungen geprüft, aber die Wahl fiel auf Omnia, vor allem wegen der nahtlosen Integration mit Microsoft 365 und Teams, den wichtigsten Desktop- und Collaboration-Tools des WWF.
Die Umstellung auf Omnia hat dazu beigetragen, den internen E-Mail-Verkehr zu reduzieren und die Effizienz der internen Kommunikation zu verbessern. Laut Troy Enekvist, Pressesprecher und Redakteur beim WWF, "hat das digitale Rauschen dadurch erheblich abgenommen und es uns erleichtert, wichtige Nachrichten zu übermitteln und die Mitarbeiter miteinander zu verbinden".
Neben der verbesserten Kommunikation hat das Upgrade auch zu einer besseren Zugänglichkeit aller internen Informationen, Prozesse und Tools geführt, wodurch der WWF mehr Kontrolle und Transparenz über seine Aktivitäten erhält. .
Das auf Omnia basierende Intranet wurde nach einem einjährigen Implementierungsprozess eingeführt, in dessen Verlauf die Inhalte bereinigt, umstrukturiert und durch neue Inhalte ergänzt wurde. Der IT-Manager des WWF, Stefan Andersson, rät, vor der Einführung des Intranets eine gut durchdachte und klare interne Kommunikationsstrategie festzulegen. Dies hilft zu wissen, wie das Intranet die verschiedenen Kommunikations- und Informationsflüsse unterstützen soll und wie die Berechtigungen zu konfigurieren sind, d. h. wer was tun darf.
Alle Mitarbeiter können sich einbringen
Eines der bemerkenswertesten Merkmale des neuen Omnia-basierten Intranets ist, dass alle Mitarbeiter Inhalte erstellen und veröffentlichen können, was zu einem lebendigeren, relevanteren und integrativeren Intranet führt. Die leistungsstarken Governance-Funktionen von Omnia helfen dabei, die Inhalte gut strukturiert, übersichtlich und aktuell zu halten.
Um sicherzustellen, dass das Intranet relevant und auf dem neuesten Stand bleibt, gibt es ein Team, das monatlich die Benutzerstatistiken durchgeht, und eine Entwicklergruppe trifft sich alle zwei Monate, um das Verbesserungen und Anpassungen des Intranets zu diskutieren und entscheiden. Dadurch erhält der WWF eine bessere Ordnung und Kontrolle über sein Intranet.
Das Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystem des WWF wurde ebenfalls in Omnia umgesetzt, um die Verwaltung von Dokumenten und Qualitätskontrollprozessen zu verbessern. Der Implementierungsprozess umfasste eine sorgfältige Planung und Erstellung des richtigen Inhalts und der richtigen Struktur, was zu einem attraktiveren, robusteren und benutzerfreundlichen Intranet führte.
Die Umstellung auf Omnia war nicht ohne Herausforderungen, aber die Vorteile waren beträchtlich. Das frühere Intranet des WWF hatte nur wenige Redakteure, was zu relativ spärlichen und schlecht aktualisierten Inhalten führte. Die Strategie mit dem neuen Intranet ist, dass alle Mitarbeiter Inhalte erstellen und veröffentlichen können, was zu einem lebendigeren und integrativen Intranet geführt hat. Darüber hinaus hat die Integration des Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystems mit Omnia die Verwaltung von Dokumenten und Qualitätskontrollprozessen verbessert und dem WWF mehr Kontrolle über seine Tätigkeiten gegeben.
Der Implementierungsprozess dauerte fast ein Jahr, was Stefan Andersson auf die sorgfältige Planung und Erstellung der Inhalte zurückführt: "Es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, das Intranet richtig zu planen und zu strukturieren, um es attraktiver, robuster und benutzerorientierter zu machen. Auch die Implementierung ist einfacher, wenn man sich für die Planung und Strukturierung etwas Zeit nimmt.
So steckte der WWF viel Zeit in die gründliche Planung und Schaffung einer Informationsarchitektur, erhielt aber im Ergebnis ein attraktiveres, robusteres und benutzerorientierteres Intranet. Die leistungsstarken Governance-Funktionen der Omnia-Plattform haben dem WWF geholfen, die Inhalte gut strukturiert, übersichtlich und aktuell zu halten, und die Organisation hat nun eine bessere Kontrolle über alle internen Kommunikationsflüsse.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Umstellung des WWF auf eine Omnia- und Microsoft 365-basierte Plattform zahlreiche Vorteile mit sich gebracht hat. Eine effizientere und transparentere interne Kommunikation, ein besserer Zugang zu internen Informationen, Prozessen und Tools sowie eine deutliche Verringerung des digitalen Lärms werden den WWF bei seiner wichtigen Arbeit in Zukunft unterstützen.
