In die Zukunft geschaut - 10 wichtige Intranet-Trends für 2023

Viele Unternehmen beginnen das neue Jahr mit aktualisierten Intranet-Roadmaps und Plänen zur Verbesserung des digitalen Arbeitsplatzangebots. In diesem Artikel finden Sie unsere Vorhersagen zu Intranet-Trends für 2023 in mittleren und größeren Unternehmen und welche Verbesserungen im Mittelpunkt stehen werden.

Unsere Prognosen basieren größtenteils auf einer kürzlich durchgeführten Umfrage zu den wichtigsten Wünschen von Anwendern in den Bereichen Kommunikation, IT und Personalwesen in Bezug auf den digitalen Arbeitsplatz. Aus dem Feedback, das wir erhalten haben, können wir insgesamt ableiten, dass die Befragten grundlegende Funktionen des Intranets gegenüber "Buzz-Word-Bereichen" zu bevorzugen scheinen.

1. Bessere Benutzerführung

Eine verbreitete Priorität für 2023 ist die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit, um die Lösung zu beleben und die Akzeptanz zu fördern. Dieser erste prognostizierte Trend scheint bei Organisationen mit einem Intranet, das älter als zwei Jahre ist, stärker ausgeprägt zu sein. Unter den Aktivitäten, die zur Erreichung dieses Ziels geplant sind, finden wir:

Verbesserung der Navigation, um das Auffinden von Inhalten zu vereinfachen, insbesondere im Hinblick auf Mega-Menüs und personalisierte Benutzerführung.
Ausbau der Möglichkeiten zur zielgerichteten Präsentation von Inhalten für relevante Benutzergruppen.
Implementierung oder Aktualisierung von Branding- und Designvorlagen innerhalb der Lösung.

Viele Unternehmen haben erkannt, dass seit Jahren der Fokus eher auf Kommunikation mit Kunden gelegen hat und wollen nun im internen Bereich nachbessern. Eine häufige Inspirationsquelle für die anstehenden Arbeiten scheinen Apps und Weblösungen aus dem Consumer-Bereich zu sein. Die Befragten legten besonderen Wert auf einen verbesserten mobilen Zugriff und auf personalisierte Lösungen mit geringerem Schulungsbedarf.

Wir gehen davon aus, dass die Hoffnungen der Anwender auf ein verbessertes und verbraucherfreundlicheres Intranet-Erlebnis im kommenden Jahr zumindest technisch erfüllt werden können. Und wir wissen, dass in vielen Unternehmen bereits daran gearbeitet wird.

2. Direkter Weg zum Anwender (Multi-Channel-Publishing)

Der zweite Trend, den wir im kommenden Jahr sehen, sind Aktivitäten zur Stärkung des Multi-Channel-Publishing in Intranets. Viele Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, Intranet-Inhalte nicht nur im Webbrowser bereitzustellen, sondern die Endanwender dort zu erreichen, wo es für sie am bequemsten ist. Die häufigsten Kanäle, die untersucht und vorbereitet werden, sind:

Bereitstellung von Intranetfunktionen oder des gesamten Intranetangebots in Microsoft Teams. Heutzutage ist es einfach, das Intranet in Teams zu veröffentlichen oder wertvolle Funktionen herauszupicken und diese als Teams-Apps bereitzustellen.
Implementierung einer mobilen Intranet-App, die auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist. Trend scheint zu sein, mobile Apps einzuführen, die an die Bedürfnisse ausgewählter Zielgruppen angepasst werden können und die für das jeweilige Unternehmen gelabelt werden können, um die Informationen aus dem Intranet im eigenen Design, mit eigenem Logo und in den Firmenfarben darzustellen.
Anzeige ausgewählter Inhalte über Digital Signage (Info-Bildschirme). Ein gängiges Beispiel ist die Veröffentlichung von Nachrichtenartikeln, Veranstaltungen, Leistungsindikatoren und Ankündigungen auf einem oder mehreren ausgewählten Bildschirmen in Kantinen oder Eingangshallen.

Andere Anforderungen, über die wir von Intranet-Verantwortlichen hören, sind die Veröffentlichung von Inhalten in einem Intranet-Kanal, den Anwender abonnieren können und die Versendung von Newslettern an weniger aktive Nutzer, in der Hoffnung, diese zur häufigeren Verwendung des Intranets zu bewegen.

3. Personalisierte Informationsauswahl

Ein Trend, der unserer Meinung nach in den nächsten Jahren stark zunehmen wird, ist die Personalisierung von Intranet-Ressourcen. Das Ziel hierbei ist die Bereitstellung eines besseren und relevanteren Informationsangebots für jeden Benutzer. Die geplanten Verbesserungen umfassen folgende Punkte:

Die Handhabung globaler, lokaler oder sachbezogener Inhalte in einer Weise, die den Anwendern abhängig von Kriterien wie Standort, Rolle oder Interessen für sie relevante Inhalte anbietet. Ein gängiges Beispiel ist, dass Benutzern an einem bestimmten Standort nur das in seinem Land gültige Mitarbeiterhandbuch angezeigt werden sollte.
Die Unterstützung von Usern beim Abonnieren neuer oder aktualisierter Inhalte in ausgewählten Intranetbereichen, Communities, Seiten, Dokumenten oder Inhalten, die mit einem bestimmten Tag versehen sind.
Motivieren Sie die Anwender, in ihrem Benutzerprofil Informationen über Skills und Interessen zu pflegen, um zielgerichtet und auf die jeweilige Person zugeschnittene Nachrichten, Communities oder Veranstaltungen präsentieren zu können.

Einige Unternehmen diskutieren auch darüber, den Anwendern, welche Funktionen für sie individuell in einem bestimmten Bereich der Startseite angezeigt werden sollen. Dies ist bestimmt keine schlechte Idee, auch wenn unsere Erfahrung zeigt, dass viele Benutzer diese Art von Konfiguration zumeist nicht vornehmen. Ob dies darauf beruht, dass sie keinen Bedarf haben oder nicht wissen, wie es geht, gilt es herauszufinden.

4. Zielgruppe „Frontline-Worker“

In den letzten Jahren haben wir in vielen Unternehmen eine Verschiebung von der Implementierung von Lösungen für die Mitarbeiter am Schreibtisch hin zur verbesserten Einbeziehung der Mitarbeiter z.B. in der Produktion, einem Warenlager oder im Kundenkontakt – sogenannten „Frontline-Workern“ - in alle Initiativen zur Verbesserung der Kommunikation, der Zusammenarbeit und des Wissensaustauschs beobachtet.

Unternehmen können von der Tatsache profitieren, dass sich die Technologie weiterentwickelt hat, so dass dieser Schritt nur noch klein ist. Die noch bessere Nachricht ist, dass wir wesentliche Funktionsverbesserungen bei der Bewältigung der typischen Frontline-Herausforderungen sehen, wie z. B. für Mitarbeiter, die kein Benutzerkonto, keine Microsoft-Lizenz, kein vom Unternehmen zur Verfügung gestelltes Gerät und wenig oder keine Zeit haben, um Unternehmensinhalte zu konsumieren.

Wir gehen davon aus, dass BYOD-Strategien weiter ausgebaut werden und Intranet-Inhalte in einem Kontext bereitgestellt werden, der die Lizenzkosten minimiert. Die oben erwähnten anpassbaren mobilen Apps werden natürlich eine wichtige Rolle spielen, wenn es darum geht, Frontline-Teams zu erreichen und einzubinden. Wir sehen auch eine zunehmende Verwendung von QR-Codes zur Vereinfachung für diese Art von Publikum: "Scannen Sie den QR-Code, um die App herunterzuladen", "Scannen Sie den QR-Code auf größeren Bildschirmen, um in der mobilen Anwendung fortzufahren" oder "Scannen Sie den QR-Code in den Lagerregalen, um Informationen über ein bestimmtes Produkt zu erhalten".

5. Communities für den zielgerichteten Wissensaustausch

Die Teilnehmer der Umfrage haben hervorgehoben, dass die Verbesserung des Wissensaustauschs ein Bereich von großem Interesse ist. Viele Unternehmen planen den Einsatz von „Communities of Practice“, um den strukturierten Wissensaustausch zwischen Kollegen zu unterstützen, und sehen dies oft als Möglichkeit, eine gemeinsame Wissensbasis aufzubauen, in der die Mitarbeiter Ratschläge und bewährte Verfahren zur Unterstützung der täglichen Arbeit finden und miteinander teilen können.

Die Grundlage für den internen Wissensaustausch scheinen Diskussionen, gemeinsam genutzte Dokumente und Blogbeiträge oder Artikel zu sein, die innerhalb der Gemeinschaft veröffentlicht werden. In den Plänen für künftige Lösungen haben wir jedoch auch Vorschläge zur einfachen Auffindbarkeit von Wissen, zur Möglichkeit der Interaktion mit Inhalten und zu gemeinsamen Anstrengungen zur Verbesserung der Wissensressourcen im Laufe der Zeit gehört. Eine Erweiterung der Lösung könnte die Verwendung eines Gamification-Frameworks sein, bei dem Endanwender Aktivitätspunkte erhalten und Community-Badges verdienen können. Unternehmen können auch auf Basis der gesammelten Punkte zusätzliche Motivationsprämien ausloben.

6. Fokussierung auf Kernprozesse

Mehrere Organisationen planen Verbesserungsmaßnahmen, die das Intranet näher an die Kernprozesse und das Geschäft heranführen sollen. Ein gängiges Beispiel ist die Einführung neuer Konzepte und Funktionen, die die Herausforderungen der Personalabteilung unterstützen und gleichzeitig einen Mehrwert für die Endanwender bieten. Wir haben viele Beispiele dafür gesehen, wie ein Intranet den Werdegang eines Mitarbeiters vom Preboarding bis zum Offboarding unterstützen kann. Die vorrangigen Bereiche für das kommende Jahr scheinen zu sein:

Einrichtung eines Onboarding-Portals (und/oder Preboarding-Portals) mit Ressourcen, die neuen Mitarbeitern eine schnelle Einführung in das Unternehmen ermöglichen.
Implementierung von Weiterbildungsmöglichkeiten, Verwaltung und Administration von Kursen, Mikrokursen und Videokursen, Einführung eines Lernzentrums für den einfachen Zugang zu Kursen und Darstellung der absolvierten Kurse im Benutzerprofil.

Heben Sie neue Kollegen, Rollenwechsel, Jubiläen und Personen, die das Unternehmen verlassen, hervor. Loben Sie Mitarbeiter im Intranet für gute Arbeit, z. B. als "Mitarbeiter des Monats" oder für besonders große Aktivität in Communities.

Führen Sie Umfragen und Erhebungen durch, um ein besseres Verständnis für die Meinung der Mitarbeiter zu erhalten. Richten Sie Kanäle für Feedback und Verbesserungsvorschläge ein.

Alle oben genannten Beispiele können als Maßnahmen zur Verbesserung des Mitarbeiterengagements betrachtet werden, ein Bereich, in dem die Personalabteilung oft eine große Verantwortung trägt. .

7. Finden statt Suchen

Die nächste Prognose hätte leicht in den ersten Trend "Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit" integriert werden können, da die Nutzung der Suche zum Auffinden von Intranet-Ressourcen von entscheidender Bedeutung ist, wenn die Endanwender einen guten Eindruck von der Lösung gewinnen sollen. Wir haben uns jedoch dafür entschieden, die Suchfunktion als eigenen Trend aufzuführen, da viele der befragten Organisationen dies als separaten Bereich in ihren Verbesserungsplänen behandeln.

Wenn es um die Verbesserung der Suche geht, sind die häufigsten Aktivitäten, die für das kommende Jahr geplant sind, folgende:

Unterstützung der Endanwender bei der Eingrenzung des Suchbereichs durch Verwendung von Suchkategorien und Filtern, um das Auffinden von Informationen zu erleichtern.
Einführung einer Möglichkeit für Anwender, einem Suchadministrator Feedback für zukünftige Verbesserungen zu geben.
Bereitstellung von Suchstatistiken, um mehr über die wichtigsten Suchbegriffe, häufig angeklickte Suchtreffer, abgebrochene Suchen und Null-Suchen zu erfahren.

Bieten Sie Möglichkeiten, Suchergebnisse zu promoten und eigenständige Suchanwendungen ("Kollegen finden", "Produkt finden" usw.) zu verwenden, um die bestmögliche Sucherfahrung zu bieten!

8. Inhalte nachhaltig erschließbar machen durch eindeutige Regeln und die Nutzung von Vorlagen

Eine der größten Herausforderungen ist laut unserer Umfrage, dass die Menge an Inhalten und Ressourcen täglich wächst. Jedes aktiv genutzte Intranet produziert ständig mehr Seiten, Dokumente, Beiträge usw. und es muss vermieden werden, dass das Intranet unübersichtlich wird. Was diese Tatsache zu einem wichtigen Punkt macht, ist, dass die Anforderung der Anwender an die einfache Erreichbarkeit dieser Inhalte in gleichem Maße steigt.

Um diese Herausforderung zu meistern, planen die meisten Unternehmen, ihr Governance-Konzept mit Informationsrichtlinien, Vorlagen, Metadaten, Workflows, Archivierung usw. zu stärken. Die Einhaltung von definierten Prozessen und Lebenszyklen trägt dazu bei, Inhalte so zu verwalten, dass nicht nur heute, sondern auch in ein oder zwei Jahren ein hervorragend gepflegtes Intranet geboten werden kann.

Die beiden Bereiche, denen die meisten Befragten Priorität einräumen, sind die Verwaltung wichtiger Geschäftsdokumente (Richtlinien, Anweisungen, Vereinbarungen usw.) und eine verbesserte Governance für die Zusammenarbeit in Teams (siehe unten).

9. Die Zusammenarbeit in Microsoft Teams besser organisieren

Es gibt einen Aspekt der Zusammenarbeit in Teams, der immens wichtig scheint. Viele Unternehmen suchen nach einer Möglichkeit, die einfache Anwendung von Teams mit den Strukturen ihrer Governance-Modelle zu kombinieren. Dies gilt vor allem für interne Projekte, die häufig in einem oder mehreren Teams gehostet werden. Hier wünschen sich die Anwender oft eine effektivere Unterstützung bei der Verwendung von Projektmodellen, Dokumentvorlagen, Pflichtaufgaben und bei der Information der Kollegen über das Projekt - oder sogar darüber, dass ein solches Projekt derzeit läuft.

Einige priorisierte Anforderungen für 2023 scheinen die Implementierung verbesserter Unterstützung für die Verwendung offizieller Projektmodelle in Teams, die Einrichtung von Eigenschaften, Richtlinien und Vorlagen für neue Teams, die Integration mit anderen Microsoft 365-Tools und die Bereitstellung eines strukturierten Projektportfolios zu sein.

10. Detaillierte Auswertungen der Intranet-Nutzung

Der letzte Trend schließlich könnte einer der wichtigsten für die Intranet-Verantwortlichen sein. Da es üblich ist, dass die Führungsebene einen aussagekräftigen Nachweis für die Rentabilität von Intranet-Investitionen wünscht, erwarten wir eine starke Entwicklung im Bereich der Analytik.

Unternehmen müssen nicht nur in der Lage sein, Kennzahlen zur Intranetnutzung, zur Reichweite der Inhalte und zur Mitarbeiterzufriedenheit vorzulegen. Die Metriken sollten mit Zielen verglichen und mit der Bewertung der Anwendung, der Anpassung von Strategien und der Entscheidung über Roadmaps verknüpft werden.

Was wird 2023 (höchstwahrscheinlich) kein Trend sein?

Auch wenn wir von bemerkenswerten Fortschritten im Bereich der Chatbots gehört haben, erwarten wir nicht, dass dies ein Intranet-Trend im Jahr 2023 sein wird. Auch erwartet keiner der Befragten Verbesserungen im Intranet auf der Grundlage von KI, Virtual Reality, Augmented Reality, Spracherkennung oder maschinellem Lernen. Mehrere der "Buzz-Word-Bereiche" auf dem Markt müssen also mindestens ein weiteres Jahr warten, bis sie zu tatsächlichen Trends werden oder als Aktivitäten für das kommende Jahr geplant sind.

Die einzige Anregung in Bezug auf die Infrastruktur oder den rein technischen Aspekt des Intranets war die Frage, ob Online-Hosting und das Cloud-Modell tatsächlich kosteneffizienter sind als das alte On-Premises-Setup. Wir gehen nicht davon aus, dass die Unternehmen im kommenden Jahr die Cloud verlassen werden, aber vielleicht werden einige beginnen, diese Frage zu untersuchen.

Endlich

Das sind also die zehn Trends, die wir für das kommende Jahr vorhersagen und von denen wir hören werden.

Wenn Sie daran interessiert sind, mehr über einige der oben genannten Bereiche zu erfahren, finden Sie weiter unten weitere interessante Informationen verlinkt. Oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um mehr darüber zu erfahren, was Omnia für Ihr Unternehmen tun kann - und wie unser Produkt zu den Trends des Jahres 2023 passt.