Qualitätsmanagement mit Microsoft 365, sechs Wege, um zu einer guten Lösung zu kommen

Ein Qualitätsmanagementsystem sollte jeden Mitarbeiter bei seiner Arbeit so unterstützen, dass das Unternehmen zufriedene Kunden und - auf lange Sicht - höhere Umsätze und Gewinne erzielen kann. Hier finden Sie Beispiele dafür, wie Sie diese Vorteile mit einer Lösung in Microsoft 365 realisieren können.

Die meisten Menschen erinnern sich gut daran, wenn sie ein Produkt oder eine Dienstleistung gekauft zu haben, die nicht ihren Erwartungen entsprochen hat. Vielleicht war es ein defektes Sofa, ein lauter Kühlschrank, minderwertige Turnschuhe oder man wurde nach einem Restaurantbesuch krank. Was auch immer es war, sie wurden enttäuscht, haben sich vielleicht beim Verkäufer beschwert und vielleicht auch mit Ihrer Familie, Ihren Freunden oder Ihren Followern in den sozialen Medien den Vorfall diskutiert.

Darum benötigt jedes Unternehmen ein Qualitätsmanagement-system: Probleme mit Produkten und Dienstleistungen müssen vermieden werden, bevor es zu fehlerhaften Lieferungen und enttäuschten Kunden kommt.

Die Einführung eines Qualitätsmanagement-systems trägt dazu bei, dass Ihre Kunden Produkte und Dienstleistungen von gleichbleibend guter Qualität erhalten. Im Gegenzug kann die Lösung auch zu einer Verringerung kostspieliger Fehler, einer besseren Mitarbeiterbindung, einem effektiven Wachstumsmanagement und einer Gewinnsteigerung führen.

Das Beste daran ist, dass die Einführung einer solchen Lösung weder umständlich noch kostspielig sein muss. In diesem Artikel stellen wir Ihnen sechs Beispiele für ein Qualitätsmanagement-system auf der Basis von Microsoft 365 und Omnia vor, die dazu beitragen werden, dass Ihre Kunden zufrieden bleiben.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, melden Sie sich zu unserem Webinar an, in dem wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihr Unternehmen mit einem Qualitätsmanagementsystem in Microsoft 365 weiterentwickeln können.

1. Visualisierung von Prozessen für mehr Kundenfokus

Das Qualitätsmanagementsystem beginnt und endet mit den Kundenbedürfnissen. Es unterstützt Sie dabei, "Interessenten" zu finden, also Organisationen mit bestimmten Bedürfnissen, und diese in zufriedene Kunden zu verwandeln.

In den meisten Unternehmen geschieht dies durch die Definition und Visualisierung von Geschäftsprozessen und die Bereitstellung von Leitlinien für die Mitarbeiter („wie wir arbeiten"). Die Prozesse geben einen Überblick darüber, wie Ihre Organisation aufgebaut ist, wie ihre Teile zusammenwirken und wie Ihr Unternehmen einen Mehrwert für die Kunden schafft.

Das Qualitätsmanagementsystem muss also in der Lage sein, Sie bei der Definition und Darstellung von Prozessen zu unterstützen, aufzeigen, wie Produkte und Dienstleistungen entwickelt, vermarktet, verkauft, produziert und geliefert werden, sowie bei Prozessen wie der Personalentwicklung, der Finanzverwaltung oder der Geschäftsentwicklung unterstützen.

Bei der Definition von Prozessen können Sie alle Aktivitäten, die durchgeführt werden sollen organisieren und beschreiben sowie Dokumente, Formulare, Werkzeuge, Vorlagen, Schulungsressourcen und mehr bereitstellen, um den Mitarbeitern eine einfach zu handhabende Best Practice zu bieten.

 

Bild 1. Visualisieren Sie Prozesse, um zu zeigen, "wie wir arbeiten".

 

2. Governance-Modell schafft Vertrauen

Es ist von großer Bedeutung, dass die im Qualitätsmanagement-system bereitgestellten Inhalte aktuell und korrekt sind, damit die Endbenutzer wissen, dass sie den Informationen, die sie vorfinden, vertrauen können. Um dies zu gewährleisten, sollten Sie ein Governance-Modell mit Richtlinien einführen, die festlegen, wie Prozesse, Dokumente, Webseiten usw. während ihres Lebenszyklus verwaltet werden. Dies kann Aspekte wie Vorlagen, Eigenschaften, Sicherheitskennzeichnungen, Genehmigung, Überprüfung, Archivierung und mehr umfassen.

Omnia verfügt über ein solides Konzept zur Implementierung Ihres Modells für die Verwaltung von Inhalten innerhalb der Lösung. Das Produkt unterstützt die Erstellung von Informationsrichtlinien, die so wichtige Komponenten wie Vorlagen, beschreibende Informationen, Genehmigungen, regelmäßige Überprüfungen der inhaltlichen Richtigkeit, Archivierungsrichtlinien, Aufbewahrungsvorschriften und mehr für Prozesse, Dokumente und andere Arten von Inhalten innerhalb des Qualitätsmanagementsystems abdecken. Die Lösung ermöglicht auch die Rückverfolgbarkeit aller Inhalte von der Erstellung bis zur Beendigung selbst mehrere Jahre später, so dass alle Ereignisse im Zusammenhang mit z. B. einem bestimmten Dokument verfolgt werden können.

Bild 2. Festlegung von Informationsrichtlinien zur Sicherung der Qualität der Inhalte

 

3. Entwicklung von Mitarbeitern und einer qualitätsorientierten Kultur

Beim Management der Qualität im Unternehmen geht es jedoch nicht nur um die strukturierte Verwaltung von Prozessen, Richtlinien und Verfahren. Die Lösung muss auch die Verwendung und Umsetzung bewährter Verfahren, die Entwicklung der Mitarbeiter und die Schaffung einer qualitätsorientierten Kultur unterstützen. Ein Beispiel dafür, wie dies erreicht werden kann, ist die strukturierte Bereitstellung von Trainings, die Ihren Mitarbeitern helfen, sich zu verbessern und im Laufe der Zeit die unternehmensweite Qualitätsphilosophie zu verinnerlichen.

Mit Omnia können Sie ein Trainings-Center einrichten und interne und externe Präsenz- oder Online-Kurse anbieten sowie Videos und Mikrokurse zur Selbstversorgung bereitstellen. Ein Schritt-für-Schritt-Mikrokurs kann Inhalte wie Text, Bilder, Videos, Links und mehr mischen und ist ein hilfreiches Instrument, um den Mitarbeitern die empfohlene Arbeitsweise zu vermitteln.

Um die Effizienz von Mikrokursen weiter zu optimieren, können Sie auch einen Wissenscheck für jeden Kurs, eine Frage-Antwort-Funktion und die Möglichkeit, Mikrokurse zu bewerten und die am besten bewerteten Elemente zu analysieren im System verankern.

Bild 3. Entwicklung von Mitarbeiterkompetenzen durch Lernressourcen wie Mikrokurse

 

4. Erfolg innerhalb des Projektportfolios fördern

In den meisten Organisationen, insbesondere in projektorientierten Unternehmen, sind Umsatz und Gewinn eng mit Effizienz innerhalb der Projektsteuerung verbunden. Dies bezieht sich nicht nur auf den Erfolg laufender Projekte, sondern auch auf die Ausrichtung der von einer Organisation durchgeführten Projekte auf die Strategie der Organisation.

In diesen Organisationen ist die Definition und Umsetzung von Projektmodellen zur Sicherung des operativen Erfolgs ein wesentlicher Bestandteil des Managementsystems. Dazu gehören häufig auch Modelle zur Messung des Projekterfolgs im Hinblick auf seinen Beitrag zu den strategischen Zielen einer Organisation.

Omnia unterstützt Sie nicht nur bei der Definition dieser Modelle, sondern auch bei der Erstellung von Vorlagen für die Einrichtung der individuellen Zusammenarbeit in Microsoft Teams. Neue Projekte können mit Funktionen für die Gliederung und Planung von Aufgaben, die Bereitstellung von Dokumentenvorlagen, die kontrollierte Verwaltung von Lieferungen, die Anzeige des Projektfortschritts, die gemeinsame Nutzung von Informationen mit Projektbeteiligten und vieles mehr eingerichtet werden.

Bild 4. Zusammenarbeit in strukturierten Projekten in Microsoft Teams

5. Arbeiten mit kontinuierlichen Verbesserungen

Bei der Arbeit mit kontinuierlichen Verbesserungen geht es vor allem darum, eine Denkweise zu implementieren, die immer nach besseren Möglichkeiten sucht, Dinge abzuarbeiten. Eine Arbeitskultur, die es sich zur Aufgabe macht, Ineffizienzen zu erkennen und abzustellen, muss sich auf das gesamte Unternehmen erstrecken, vom CEO bis hinunter zu den Mitarbeitern an der Front, von der Gesamtstrategie bis hin zur effektiven Ressourcennutzung in der Produktion. Wenn es Ihnen gelingt, eine qualitätsorientierte Unternehmenskultur einzuführen, werden Sie in vielen Bereichen Verbesserungen erreichen, die sich direkt auf den Umsatz und das Betriebsergebnis auswirken werden.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Arbeit mit Verbesserungen im Qualitätsmanagementsystem zu unterstützen. Aus Sicht der Benutzer sollte es einfach sein, Vorschläge einzureichen und zu überwachen, an der Verbesserung mitzuarbeiten und sich an Indikatoren zu beteiligen, um zu verfolgen, "wie wir vorankommen". Auf hoher Ebene benötigt die Organisation einen definierten Prozess für die schnelle Analyse, Priorisierung, Behebung und Überwachung der Auswirkungen der vorgenommenen Änderungen.

Bild 5. Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern das Vorschlagen von Verbesserungen

Omnia unterstützt die Definition von Verbesserungsvorschlägen und die Nutzung dieses Prozesses in der Zusammenarbeit mit Microsoft Teams. Das Produkt umfasst auch die Veröffentlichung von Vorschlägen zu Prozessen, Aktivitäten, Anweisungen, Checklisten usw. sowie Möglichkeiten für Prozessverantwortliche (z. B.), die Arbeit an veröffentlichten Themen zu koordinieren. Außerdem können Leistungskennzahlen und Berichte innerhalb einer auf Omnia basierenden Qualitätsmanagementlösung verteilt und angezeigt werden.

6. Alle Mitarbeiter einbeziehen und engagieren

Lange bevor Ihr Qualitätsmanagementsystem in Microsoft 365 eingerichtet ist, müssen Sie sich mit der Frage befassen, wie Sie sicherstellen können, dass die Lösung alle Mitarbeiter erreichen kann. Dies kann sich als schwieriger erweisen als erwartet, vor allem, wenn Ihre Belegschaft aus einer Mischung aus Angestellten, Frontline-Mitarbeitern ohne Schreibtisch, Außendienstmitarbeitern, Zeitarbeitern und anderen Gruppen besteht. Einige dieser Mitarbeiter haben möglicherweise keinen eigenen Arbeitsplatz, kein Gerät für den Zugriff auf das System und nicht einmal ein Microsoft 365-Konto.

Omnia hilft Ihnen sicherzustellen, dass die Lösung alle Mitarbeiter erreicht, indem es die Benutzerverwaltung für die Gruppen bereitstellt, die nicht über ein AD-Konto oder eine Microsoft 365-Lizenz verfügen, einschließlich der Verwaltung von Kontolebenszyklen, On-/Offboarding-Prozessen und dezentraler Eigentümerschaft und Verwaltung.

Omnia unterstützt AD-Konten, Kaizala-Konten und integrierte Omnia-Konten, und die Benutzer können sich über die Authentifizierung von Drittanbietern wie Facebook oder Google oder über einen "Pin-Code" auf einem Mobiltelefon anmelden. Unabhängig davon, welche Authentifizierungsmethode verwendet wird, kann Omnia den Benutzern Zugang gewähren, unabhängig davon, ob ihnen eine M365-Lizenz zugewiesen wurde oder nicht.

Darüber hinaus unterstützt Omnia die Akzeptanz von Mitarbeitern an der Frontlinie durch die Bereitstellung von QR-Codes für den einfachen Download der Omnia Mobile App. Die QR-Codes können auf relevanten Intranetseiten, in einem Digital Signage-Setup oder auf öffentlichen Info-Screens veröffentlicht werden, um die Einbeziehung dieser Benutzer in den Geltungsbereich des Qualitätsmanagementsystems so einfach wie möglich zu gestalten.

Bild 6. Alle Mitarbeiter auf allen Geräten einbeziehen, von Mobiltelefonen bis zu Digital Signage

Wenn Sie Omnia und Microsoft 365 für Ihr Qualitätsmanagementsystem verwenden, können die Endbenutzer an Prozessen und dem Lebenszyklus von Dokumenten teilnehmen, Trainings-Ressourcen nutzen, an Projekten zusammenarbeiten, Verbesserungsvorschläge einreichen und vieles mehr. Dabei spielt es keine Rolle, über welchen Weg sie die notwendigen Informationen und Zugänge erhalten, also ob in Webbrowsern, in Microsoft Teams, in der mobilen Omnia-App, in der mobilen Teams-App und an Informationsbildschirmen z.B. in Foyer oder in der Kantine.

Mit einer Lösung, die in allen Kanälen und für alle Benutzer verfügbar ist, verfügen Sie über eine hervorragende Grundlage, um nicht nur eine hervorragende Lösung für das Qualitätsmanagement, sondern auch eine qualitätsorientierte Unternehmenskultur zu etablieren.

Erfahren Sie mehr über Qualitätsmanagementsysteme in Microsoft 365

Ihr Unternehmen benötigt ein Qualitätsmanagementsystem, um sicherzustellen, dass Produkte und Dienstleistungen zum Erfolg und zur Zufriedenheit Ihrer Kunden beitragen. Und wie oben erwähnt, muss der Weg dorthin weder mühsam noch kostspielig sein.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Omnia Sie bei der Einführung einer großartigen Lösung und einer qualitätsorientierten Philosophie unterstützen kann, dann melden Sie sich für unser Webinar über die Entwicklung Ihres Unternehmens mit einem Qualitätsmanagementsystem in Microsoft 365 an.