Verbesserung der internen Kommunikation: Nutzen Sie die Vorteile eines modernen Intranets

Mit einer über verschiedene Standorte verteilten Belegschaft und der zunehmenden Verbreitung von Fernarbeit ist der Bedarf an effizienter und nahtloser interner Kommunikation so groß wie nie zuvor. Unternehmen benötigen effektive Kommunikationsverfahren, um die richtigen Informationen zur richtigen Zeit über den vom Empfänger bevorzugten Kanal bereitzustellen. Ein modernes Intranet ist der Schlüssel zum Unternehmenserfolg der Zukunft.

Im Folgenden werden wir untersuchen, wie Unternehmen das Intranet nutzen können, um die interne Kommunikation zu verbessern. Von der Umsetzung der Informationspolitik über die Planung einer effektiven Kommunikation und die Gewährleistung einer benutzerfreundlichen Nutzung bis hin zur Bewertung und Verbesserung der Kommunikationseffektivität.

Erwartungen an das moderne Intranet

Bevor wir die Auswirkungen auf die interne Kommunikation erörtern, ist es wichtig, das moderne Intranet zu verstehen. Die Mitarbeiter von heute wollen mehr als nur Nachrichten-Updates oder Dokumentenablagen. Sie wünschen sich eine umfassende Plattform, die verschiedene Kanäle wie mobile Apps, Digital Signage, Newsletter und die Anbindung an Plattformen wie Microsoft Teams, Viva Engage oder Slack integriert.

Eine benutzerorientierte Oberfläche, die über alle Geräte hinweg personalisierte Ansichten bietet, fungiert als Drehscheibe für alle Anforderungen des digitalen Arbeitsplatzes. Robuste Netzwerkfunktionen, Tools für die Zusammenarbeit und eine nahtlose Integration mit Apps von Drittanbietern - all das sind wesentliche Komponenten eines modernen Intranets. Das Unternehmen erwartet außerdem ein anpassbares Branding und umfassende Governance- und Analysefunktionen, um eine erfolgreiche Intranet-Initiative voranzutreiben.

Nach der Einrichtung eines Intranets, das die oben genannten Punkte abdeckt, verfügen Sie über eine hervorragende Plattform zur Verbesserung der Kommunikationspraktiken - und zur Förderung der Aktivitäten und Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Ein modernes Intranet allein ist jedoch noch keine Garantie für eine verbesserte interne Kommunikation. Der Erfolg hängt von mehreren Faktoren ab, von der Entscheidung für einen soliden Governance-Plan bis hin zur Nachverfolgung der Ergebnisse mithilfe von Echtzeit-Analysen der Nutzung, Reichweite und Benutzerinteraktionen. Dazu gehören auch wirksame Tools für die Kommunikatoren und die Übermittlung Ihrer Botschaften an den richtigen User im richtigen Kanal. Lassen Sie uns einige wichtige Erfolgsfaktoren untersuchen:

Entscheiden Sie sich für Informationsrichtlinien

Ein starker Governance-Plan mit Richtlinien für den Umgang mit verschiedenen Inhaltstypen ist für den Erfolg Ihres Intranets entscheidend. Der Plan unterstützt die Konsistenz, die Benutzerfreundlichkeit und die Ausrichtung auf die Ziele Ihres Unternehmens. Er kann Richtlinien für die Verwaltung von Inhalten, Vorlagen, Layouts, Metadaten, Einstellungen und mehr enthalten. Wenn er gut ausgearbeitet ist, schafft er die Grundlage für die User den Überblick zu behalten, auch wenn Ihre Inhalte und die Lösung im Laufe der Zeit anwachsen.

Der Governance-Plan kann auch Strukturen enthalten, die sicherstellen, dass das Intranet sicher, konform und zugänglich bleibt und mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.

Effektive Kommunikationspraktiken

Effektive Praktiken sind der Schlüssel zur Verbesserung der internen Kommunikation. Durch die Einrichtung eines Kommunikations-Hubs innerhalb des Intranets können Sie Ihr Team in die Lage versetzen, neue Beiträge und Inhalte zu planen, gemeinsam zu bearbeiten, Kanäle auszuwählen, zu planen und zu veröffentlichen.

Wir empfehlen Unternehmen, eine solide Inhaltsstrategie zu entwickeln, um sicherzustellen, dass das Intranet eine wertvolle Ressource für die Mitarbeiter bleibt. Auch ein jährlicher Kommunikationsplan kann für Ihr Unternehmen von großem Wert sein.

Den Kommunikatoren die richtigen Werkzeuge an die Hand geben

Ein modernes Intranet verfügt über leistungsstarke Tools für die Erstellung, Veröffentlichung, Förderung, Qualitätssicherung und Bewertung von Inhalten. Wichtig ist auch, dass die Lösung die Möglichkeit bietet, Inhalte so zu gestalten, dass sie die Designrichtlinien und die Kultur Ihres Unternehmens widerspiegeln.

Sie müssen mehrere Rollen mit unterschiedlichen Anforderungen innerhalb des Kommunikationsprozesses abdecken, von Redakteuren, Autoren und Designern, die eine anspruchsvolle Veröffentlichungsumgebung benötigen, bis hin zu Betreibern, die eine Webseite ein paar Mal im Jahr aktualisieren. Die erste Gruppe wird Medienmanagement, präzises Targeting und gründliche Analysen fordern, während die zweite Gruppe ein einfaches Tool erwartet.

Um die Kommunikationspraktiken zu verbessern, empfehlen wir außerdem, dass die Plattform die Förderung von Inhalten in internen sozialen Kanälen wie Teams, Viva Engage und per E-Mail ermöglichen sollte.

Sorgen Sie für ein Anwenderfreundlichkeit, die die Akzeptanz fördert

Um das Interesse Ihrer Zielgruppe aufrechtzuerhalten, müssen Sie die richtigen Nachrichten an die richtigen Personen auf einem Gerät ihrer Wahl senden. Das moderne Intranet bietet ein optisch ansprechendes Oberfläche in Webbrowsern, ermöglicht aber auch die Anbindung der Lösung an Microsoft Teams. Für Benutzer, die eine mobile Intranet-App bevorzugen, Nachrichten auf Digital Signage-Bildschirmen ansehen oder einen wöchentlichen Newsletter erhalten möchten, sollten diese Kanäle ebenfalls verfügbar sein. An einem Ort veröffentlichen, aber in vielen Kanälen bereitstellen, kann das Mantra für das Kommunikationsteam sein.

Um sicherzustellen, dass alle Benutzer das moderne Intranet nutzen wollen und wissen, wie es geht, ist es vielleicht eine gute Idee, Tutorials, Videokurse und Mikrokurse zu verwenden, um zu erklären, wie die Mitarbeiter das Beste aus der Lösung herausholen können.

Ergebnisse verfolgen und auswerten

Anhand von Zahlen können Sie feststellen, ob Ihr Intranet funktioniert, und Wege finden, es zu verbessern. In einem modernen Intranet können Sie die Nutzung, die Reichweite, das Benutzerverhalten und die Benutzerinteraktionen in Echtzeit überwachen - und handeln, wenn Inhalte weiter gefördert werden müssen. Die Beobachtung und Analyse, ob Ihre Botschaft bei den richtigen Zielgruppen ankommt, liefert wertvolle Erkenntnisse für die Optimierung der künftigen Kommunikation.

Um die Leistung der internen Kommunikation zu bewerten, empfehlen wir Unternehmen außerdem, Feedback-Kanäle, Umfragen und Erhebungen zu nutzen, um die Meinung der Nutzer zu verstehen.

Erfahren Sie mehr über die Umgestaltung der internen Kommunikation

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein modernes Intranet ein leistungsfähiges Instrument zur Verbesserung der internen Kommunikationspraktiken in Unternehmen darstellt. Mit einem soliden Governance-Plan, strukturierten Kommunikationsrichtlinien, benutzerfreundlichen Schnittstellen und Echtzeit-Überwachungsmöglichkeiten kann ein modernes Intranet die Produktivität, die Innovation und den Unternehmenserfolg fördern.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die interne Kommunikation verbessern können, ohne dass die Ergebnisse hinter den Erwartungen zurückbleiben, lesen Sie diese Fallstudie von MAN Energy Solutions oder nehmen Sie an diesem 14-minütigen On-Demand-Webinar über Intranet-Kommunikationspraktiken teil.

Durch die Umsetzung von Best Practices und das Lernen aus erfolgreichen Fallstudien können Unternehmen das volle Potenzial eines modernen Intranets nutzen, um ihre interne Kommunikation zu verändern.