Social Intranet: Ein soziales Intranet fördert das Engagement der Mitarbeiter

Social Intranet als Booster für die Kreativität und für einen besseren Informations- und Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen. Warum ist das so?

Der Schlüssel zu höherer Produktivität, Kosteneffizienz und Rentabilität liegt unumstritten bei Ihren Mitarbeitern. Oder genauer gesagt: in ihrem Engagement für Ihr Unternehmen. Wenn es Ihnen gelingt, ihr Engagement und ihren Enthusiasmus zu stärken, wird die Produktivität garantiert in die Höhe schnellen. Ein soziales Intranet hat sich als eines der besten Mittel erwiesen, um das Potenzial Ihres Unternehmens für mehr Innovation, Wissensaustausch und Mitarbeiterengagement zu erschließen.

Wie brillant und vielversprechend Ihre Strategien und Geschäftspläne auch sein mögen, sie sind nur von geringem Wert, wenn Ihre Mitarbeiter nicht mit an Bord sind. Wenn es schwierig ist, Engagement und Konsens zu schaffen und alle davon zu überzeugen, in dieselbe Richtung zu gehen, kann es durchaus strukturelle, kommunikative oder organisatorische Probleme geben. Auch wenn ein Intranet die strukturellen Probleme nicht lösen kann, so kann es doch helfen, sie zu überbrücken. Am wichtigsten ist, dass ein soziales Intranet als Plattform für eine integrative, offene und transparente interne Kommunikation dienen kann.

Wenn jeder frei und einfach mit jedem im Unternehmen kommunizieren kann und die Stimmen und Meinungen aller Mitarbeiter gleich wichtig sind, dann ergeben sich automatisch neue Synergien, ungezügelte Kreativität und ein größeres Engagement der Mitarbeiter.

Im Netz sind wir alle gleichberechtigt

Ein richtig abgestimmtes Intranet führt zu einer verbesserten internen Kommunikation und Zusammenarbeit, einem vereinfachten Informationsmanagement, einem höheren Grad an Wissensaustausch und einem größeren Engagement der Mitarbeiter. Das herkömmliche Intranet kanalisiert Informationen in der Regel von oben nach unten, was in der Tat kaum mehr tut, als die alte, veraltete analoge Kommunikationsstruktur zu simulieren. Die Informationen werden zwar leichter zugänglich, aber sie fördern keineswegs die Begeisterung und das Engagement der Mitarbeiter.

Die Möglichkeit, wichtige Informationen schnell und einfach auf Basis von rollen- und aufgabenorientierten Funktionen zu finden und zu verteilen, schafft auf natürlich Weise enorme Effizienzgewinne. Aber wahrscheinlich liegt ein noch größerer Effizienzgewinn in der Fähigkeit des social Intranet, organisatorische Strukturen und Grenzen, die bisher die interne Kommunikation behindert haben, aufzulösen und auszugleichen.

Das Internet als Ganzes und die sozialen Medien im Besonderen haben gezeigt, wie die Digitalisierung Barrieren eingerissen hat, die früher die Kommunikation zwischen verschiedenen Gruppen und Einzelpersonen blockierten. Heute kann praktisch jeder über soziale Medien ein paar Worte mit Präsidenten, Unternehmensführern, dem Dalai Lama und sogar dem Papst wechseln. Hinter unseren Tastaturen sind wir in der Tat digital gleichberechtigt und können frei und offen diskutieren, ohne dass die statischen Grenzen persönlicher Attribute die Kommunikation verhindern.

Dasselbe Phänomen beobachten wir in einem lebendigen sozialen Intranet, in dem die Mitarbeiter ermutigt werden, ihre Ideen einzubringen und in Chatrooms und Diskussionsforen bei der Lösung von Problemen mitzuhelfen. Im Allgemeinen engagieren sich mehr Menschen und sind am digitalen Arbeitsplatz lösungs- und ergebnisorientierter als am physischen Arbeitsplatz. Diejenigen, denen es schwerfällt, sich vor einer Gruppe von Menschen zu äußern, werden oft von ihren Ängsten und Beschränkungen befreit und können ihre Ansichten und Ideen auf digitalem Wege leichter äußern.

Wenn die Menschen sehen, dass ihnen zugehört wird und dass ihre Ansichten und Ideen geschätzt werden, wächst ihr Selbstvertrauen und ihr Interesse am Wohlergehen und an der Zukunft des Unternehmens. So entwickelt sich der gesamte Prozess zu einer sich selbst auslösenden Spirale der verstärkten Beteiligung und des Engagements. Je mehr Selbstbestätigung man erhält, desto aktiver wird man.

Den digitalen Arbeitsplatz an Rollen und Bedürfnisse anpassen

Wenn wir den Enthusiasmus und die Disziplin der Mitarbeiter steigern wollen, muss der digitale Arbeitsplatz - genau wie der physische - an ihre Bedürfnisse und Vorlieben angepasst werden. Die Art und Weise, wie dies geschieht, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. So gibt es beispielsweise einen großen Unterschied zwischen den Kommunikationsbedürfnissen eines Unternehmens im Gesundheitswesen und denen eines Finanzdienstleisters. Für die Mitarbeiter des Gesundheitswesens sind wahrscheinlich die Aufgaben- und Dokumentenverwaltungssysteme und das Forum zu den einzelnen Arbeitsschichten die wichtigsten Intranet-Tools. Im Finanzunternehmen hingegen dürften die Foren Börse und Rechtsfragen die attraktiveren Bereiche sein.

Um die Nutzung des social Intranets zu optimieren und sicherzustellen, dass es das Engagement der Mitarbeiter fördert, ist es von entscheidender Bedeutung, an seiner Attraktivität zu arbeiten und es benutzerfreundlich, aufgabenorientiert und auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten zu gestalten. So können Sie beispielsweise die Informationsfeeds an die Arbeitsrolle, die Präferenzen und die Zugriffsebenen der einzelnen Mitarbeiter anpassen. Auf diese Weise finden die Benutzer relevante Informationen schneller und müssen sich nicht durch die digitale Flut wühlen, um sie zu finden.

Wenn die Mitarbeiter feststellen, dass nützliche Informationen schnell und einfach zu finden sind, wird das Intranet häufiger genutzt und die Einstellung dazu verbessert. Je häufiger sie die Instrumente des Intranets im Arbeitsalltag nutzen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich an verschiedenen freiwilligen Projekten oder Diskussionsgruppen beteiligen. Aus der Neuheit wird bald eine tägliche Gewohnheit und sogar ein Bedürfnis, in den Diskussionsgruppen, Projektforen und Chatrooms, denen der Mitarbeiter beigetreten ist, mitzuarbeiten und auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Entfesseln Sie schlummernde Innovationskräfte mit einem sozialen Intranet

Wenn niemand von Ihrem Know-how und Ihren Talenten weiß, die nicht in Ihrer Stellenbeschreibung aufgeführt sind, bleiben diese höchstwahrscheinlich verborgen, unentdeckt und ungenutzt. Das ist schade für Sie und eine Verschwendung von wertvollen Ressourcen für Ihren Arbeitgeber. Mit gut dokumentierten Kompetenzprofilen der Mitarbeiter im Intranet gehört diese Art der Ressourcenverschwendung der Vergangenheit an. Entscheider und Mitarbeiter können über die intelligenten Suchmechanismen des Intranets ganz einfach nach Kompetenzen, Berufserfahrung und Wissensquellen suchen.

Generell wird der Wissensaustausch in einer Organisation, die ein aktives und gut strukturiertes soziales Intranet eingeführt hat, effizienter. Die Mitarbeiter sind gerne bereit, ihr Wissen und ihre Erfahrungen zu teilen, wenn sie Zugang zu intelligenten Tools haben, die ihnen dies ermöglichen. Sie betrachten das Intranet auch als die Quelle der Wahl, um zuverlässig Wissen und Kompetenzen zu finden, wenn die Suchfunktionen einfach zu nutzen sind und die Wissensdatenbank gut gefüttert wird. Das erfordert natürlich eine konsequente Strategie, die die Mitarbeiter ermutigt, ihre Kompetenzprofile immer auf dem neuesten Stand zu halten. Datenbanken aktualisieren sich ja leider nicht von selbst...

Wenn es einfach ist, knifflige Probleme zu lösen oder dringend benötigte Kompetenzen zu finden, und wenn Ihre Mitarbeiter bereit sind, ihr Wissen im Intranet zu teilen, wird die Innovationskraft der Organisation automatisch blühen und gedeihen.

Feedback und Transparenz beflügeln das Engagement

Die interessantesten Diskussionen finden oft in der Kaffeeküche statt. Hier entstehen auch neue und innovative Ideen für Verbesserungen in der Organisation. Leider verlassen viele gute Gedanken die Kaffeeküche nicht und erreichen somit auch nicht die Geschäftsleitung, den Vorstand oder andere Entscheidungsträger. Wenn jedoch Diskussionen im Intranet in offenen, themenorientierten und transparenten Foren stattfinden, erreichen die Inhalte der Debatte alle, die informiert werden wollen oder müssen. Das schafft eine viel breitere Beteiligung und gute Ideen bleiben nicht im Verborgenen stecken.

Es gibt nichts Besseres als gutes Feedback, um die Arbeitsmotivation und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern. Gleichzeitig gibt es nur wenige Dinge, die sich verheerender auf das Engagement der Mitarbeiter auswirken als schlechtes oder nicht vorhandenes Feedback. Es ist daher von größter Bedeutung, dass Sie Prozesse schaffen, die zuverlässige Feedback-Routinen beinhalten, die in jedem Forum und jedem Projekt, an dem Ihre Mitarbeiter teilnehmen sollen, greifen. Ihre guten Absichten könnten sonst leider nach hinten losgehen.