Nutzen Sie Ihr Intranet zur Verbesserung der Employee Experience

Kommunikation, Personalwesen und Führung haben sich in den letzten Jahren ebenso verändert wie die IT und der digitale Arbeitsplatz. Intranets decken heute viel mehr ab als nur die Übermittlung der Unternehmensbotschaft und können dazu beitragen, neue Herausforderungen in diesen Bereichen zu meistern und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.

In den letzten Jahren hat sich der Schwerpunkt der internen Kommunikation von der Vermittlung von Botschaften auf die Förderung der Kommunikation und die Verbreitung von Ideen im gesamten Unternehmen verlagert. Parallel dazu haben sich die Kommunikationsverantwortlichen von Redakteuren in die Rolle von Förderern verwandelt.

Die Arbeitsweisen werden immer hybrider, die Mitarbeiter arbeiten von verschiedenen Standorten aus, erwarten aber dennoch erstklassige Benutzeroberflächen. Die Herausforderungen für die Personalabteilung, vom Preboarding bis zum Offboarding, sind heute größer als je zuvor. Infolgedessen haben wir beobachtet, dass HR-Führungskräfte Ihre Kräfte von der Durchsetzung von Vorschriften auf die Förderung des Mitarbeiterengagements verlagern.

I In diesem Artikel stellen wir Ihnen Möglichkeiten vor, wie Ihr Intranet Sie bei diesen Veränderungen unterstützen kann:

• Verbesserung der Einführung und des Onboardings neuer Talente.
• Veröffentlichung von Best Practices zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit.
• Einrichtung von Trainingsprogrammen für die Mitarbeiterentwicklung.
• Hören Sie auf die Stimmen der Mitarbeiter und reagieren Sie darauf.
• Stellen Sie sicher, dass Sie alle Mitarbeiter einbeziehen.

Alle Screenshots stammen aus einer Umgebung, die auf Omnia und Microsoft 365 basiert. Allerdings sind die hier präsentierten Informationen auch dann von Nutzen, wenn Sie andere Intranetprodukte oder Employee-Experience-Plattformen verwenden.

Die ersten Intranet-Eindrücke zählen

Wenn Sie eine neue Stelle antreten, sind Sie wahrscheinlich sehr daran interessiert, alle Informationen, die Ihnen helfen können, die Einführungsphase zu beschleunigen im Überblick zu haben. Sie werden wahrscheinlich nach Informationen über die Organisation, die Mitarbeiter, die Standorte, die Geschichte und ähnliche Inhalte suchen. Bei der Planung eines Intranets müssen Unternehmen also darauf achten, dass die Lösung für die Begrüßung neuer Mitarbeiter einen guten ersten Eindruck vermittelt.

In diesem Abschnitt haben wir drei Beispiele für Lösungen ausgewählt, die wir für diesen Zweck dringend empfehlen. Alle drei wurden ansprechend gestaltet, denn man hat nur eine Chance, einen ersten Eindruck zu vermitteln.

Bei der ersten Lösung handelt es sich um eine dynamische Organigramm-Darstellung, die es den Endbenutzern ermöglicht, Geschäftsbereiche, Abteilungen und Teams zu durchsuchen, um allgemeine Informationen, Personen, Dokumente und Nachrichten zu einer bestimmten Abteilung zu finden.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine visuelle Navigation eine großartige Möglichkeit ist, Informationen zu präsentieren - vor allem, wenn die Struktur eine Bedeutung hat, wie es bei Organigrammen der Fall ist.

Bild 1: Erkundung des Unternehmens mit Hilfe dynamischer Organigramme

Mit Omnia sind die Diagramme vollständig dynamisch und können leicht aktualisiert werden, wenn sich die Organisation ändert.

Das zweite Beispiel ist eine Landing Page mit Darstellungen für alle Niederlassungen des Unternehmens. Wenn der Benutzer auf einen der Standorte klickt, findet er eine Darstellung der Örtlichkeit mit Inhalten wie Kontakten, Karten, Wetter, Dokumenten und Nachrichtenartikeln zu diesem Standort.

Landing Pages können eine hilfreiche Ergänzung zum Mega-Menü sein, indem sie Informationen über und Navigation innerhalb eines Teilbereichs des Intranets bieten. Unserer Erfahrung nach sollten Landing Pages nicht nur innovative Navigationslösungen bieten, sondern auch zur Umsetzung eines Unternehmensprofils genutzt werden. Ein Beispiel ist diese Landing Page, die alle Niederlassungen eines Unternehmens mit einem passenden Hintergrundbild zeigt.

Bild 2: Landingpage für unsere Standorte

Das dritte Beispiel ist eine leistungsstarke Who-is-who-Suchanwendung mit einer ansprechenden Präsentation der Mitarbeiter und mit der Möglichkeit, Personen anhand von Fähigkeiten, Zertifizierungen, gesprochenen Sprachen und anderen Kompetenzen zu finden.

Bild 3: Suche nach Kollegen auf der Grundlage von Kompetenzen

Auf der Seite mit den Suchergebnissen ist es einfach, jeden Kollegen per E-Mail, Teams-Chat oder Teams-Anruf zu kontaktieren, und Sie können auch jedes Benutzerprofil öffnen, um mehr über Rolle, Verantwortlichkeiten und Kenntnisse zu erfahren.

Mit strukturiertem Onboarding auf Touren kommen

Neue Routinen, neue Kollegen, neuer Essensplatz, neue Ziele. Der Einstieg in eine neue Position kann für jeden eine Herausforderung sein. Wenn Sie bei einem Unternehmen ankommen, das Ihnen das Gefühl gibt, in einem neuen Team willkommen zu sein, sich in Ihrer neuen Rolle wohl zu fühlen und ein entsprechendes Einführungsprogramm anbietet, wird das sicherlich positiv herausstechen.

Die Einführung kann Bereiche wie Mentoring, geplante Schulungen, Rotation, Einzelgespräche und das Kennenlernen der Unternehmenskultur umfassen. Unabhängig vom Inhalt sind wir jedoch der Meinung, dass ein strukturierter Onboarding-Prozess für jede Organisation von großem Wert ist.

Mit Omnia können Sie das Konzept der Freigabeanfragen nutzen, um Onboarding-Vorlagen einzurichten, die einem neuen Mitarbeiter Aktivitäten, Lerninhalte und Informationen präsentieren, die er im Laufe des Prozesses aufnehmen muss. Im folgenden Beispiel erstellt ein Manager einen Onboarding-Plan für zwei neue Mitarbeiter, der in diesem Fall nur aus drei Aktivitäten besteht.

Wenn der Antrag eingereicht wird, erhalten die Mitarbeiter einen Plan, der die Ziele und Erwartungen an die Einarbeitung enthält.

Bild 4: Starten einer Onboarding-Anfrage auf der Grundlage einer Vorlage

Der neue Mitarbeiter kann in diesem Fall den Links folgen, um interne Kurse zu absolvieren, an Einführungsvideos teilzunehmen, sich über Richtlinien zu informieren und den Onboarding-Plan für die Rückmeldung zu nutzen, wenn er die Aktionen abhakt.

Bild 5: Teilnahme an Informationsveranstaltungen und Lesebestätigung

Ihr Intranet bietet eine hervorragende Plattform für ein strukturiertes Onboarding. Es gibt den Mitarbeitern das Gefühl von Wertschätzung und Sicherheit und hilft ihnen, sich in ihrer neuen Rolle zurechtzufinden.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Best Practices

Bei der Einführung neuer Mitarbeiter in eine neue Rolle gibt es nichts Besseres als klar und systematisch präsentierte Best Practices, um zu zeigen, wie das Unternehmen arbeitet und wie Prozesse ablaufen. Dies kann durch die Definition, Visualisierung und gemeinsame Nutzung von Ablaufdiagrammen geschehen, die zusammenhängende Teile des Unternehmens zeigen und strukturieren.

Für jeden Prozess oder jede Aktivität können Sie auch Steuerungs- und Unterstützungsinformationen wie Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Checklisten, Vorlagen und Anwendungen bereitstellen, die bei der Ausführung einer Aufgabe verwendet werden sollten.

Mit Omnia können Sie Geschäftsprozesse erstellen und veröffentlichen, eine Beschreibung, einen Prozessverantwortlichen, Anweisungen, Werkzeuge und andere Ressourcen hinzufügen. Die Prozesse können für die Navigation zu einer bestimmten Phase oder Aktivität verwendet werden und sind Teil der Informationen darüber, "wie wir arbeiten". Im folgenden Beispiel wird das Projektmodell für die Produktentwicklung zusammen mit den zugehörigen Informationen dargestellt.

Bild 6: Best Practice für die Envisioning-Phase in einem Projektmodell

Der Anwender hat auch die Möglichkeit, den Prozess zur schnellen Navigation zu „Meine Prozesse“ hinzuzufügen und Verbesserungsvorschläge und Feedback als Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen einzureichen.

Trainieren und entwickeln Sie Ihre Mitarbeiter

Für die meisten Menschen ist es logisch, dass Schulungsprogramme ihre persönliche Leistungsfähigkeit verbessern. Es gibt jedoch noch weitere Vorteile, die sich aus dem Angebot von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen für Ihre Mitarbeiter ergeben, wie z. B. eine höhere Produktivität, eine geringere Mitarbeiterfluktuation und die Umsetzung der Unternehmenskultur. Deshalb empfehlen wir Ihnen, Ihr Intranet aktiv zur Förderung der internen Weiterbildung zu nutzen.

Mit Omnia können Sie ein Learning Center einrichten, in dem Sie interne oder externe Kurse anbieten und die Kursverwaltung für alle internen Veranstaltungen nutzen können. Sie können auch Mikrokurse erstellen und freigeben, kurze Schritt-für-Schritt-Kurse mit Text, Bildern, Videos, Links und Abschlusstests, die die Mitarbeiter im Intranet absolvieren können.

Im Beispiel unten sehen Sie die Landing Page eines Lernzentrums mit Kursen, die in vier Bereiche aufgeteilt sind. Beachten Sie auch die Registerkarten für den Kurskalender und eine Galerie von Mikrokursen.

Bild 7: Landing Page für ein Lernzentrum

Mikrokurse sind eine moderne Trainingsmethode, die Fähigkeiten vermittelt, die sofort genutzt werden können und die von den Mitarbeitern in der Regel angenommen und angewendet werden. Im folgenden Beispiel können Sie sehen, wie Mikrokurse strukturiert und präsentiert werden können.

Bild 8: Teilnahme an einem Mikrokurs im Intranet

Die Bedürfnisse der Mitarbeiter verstehen

Heutzutage wünschen sich die meisten Arbeitssuchenden für ein Unternehmen zu arbeiten, das seinen Mitarbeitern Aufmerksamkeit schenkt. Vor allem die junge Generation von Arbeitnehmern möchte ihre Meinung auch am Arbeitsplatz äußern können und erwartet, dass ihr Arbeitgeber sich zumindest die Zeit nimmt, zuzuhören. Für jedes Unternehmen kann es ein Erfolgsfaktor sein, die Einstellungen und Vorlieben der Belegschaft zu verstehen, und wir können das Intranet als ein Instrument nutzen, um diese Meinungen einzufangen.

Ein erstes Beispiel ist eine regelmäßige, wöchentliche oder monatliche Schnellumfrage, bei der eine Reihe von Antwortalternativen zur Verfügung stehen und die Ergebnisse mit allen Anwendern geteilt werden, die ihre bevorzugte Option angeben.

Bild 9: Schnelle Umfrage

Das Intranet kann aber auch als Plattform für ausführlichere Umfragen genutzt werden, z. B. für eine jährliche Mitarbeiterbefragung für das gesamte Unternehmen oder für einen Fragebogen, der sich an Personen mit einer bestimmten Funktion richtet. Die Administratoren können Umfragen einrichten und veröffentlichen, die Ergebnisse analysieren, Berichte erstellen und die Umfrage bei Bedarf wiederholen.

Bild 10: Interne Umfrage

Mit Omnia können Sie auch von verschiedenen Möglichkeiten zur Sammlung von Mitarbeiter-Feedback profitieren. Ein User kann Rückmeldungen zu Prozessen, Dokumenten, Webseiten und Suchergebnissen abgeben und so zu kontinuierlichen Verbesserungen beitragen.

Bild 11: Rückmeldung zu einer Unternehmensrichtlinie

Mitarbeiter können auch soziale Funktionen nutzen, um mit Inhalten und Kollegen zu interagieren, an Unterhaltungen teilzunehmen oder Inhalte zu liken, zu kommentieren, zu teilen und zu bewerten.

Es gibt umfangreiche Möglichkeiten, Ihr Intranet zu nutzen, um Ihre Mitarbeiter zu Ihrer Meinung zu befragen – sowohl namentlich, als auch anonym - und wir empfehlen nachdrücklich, dies als wiederkehrende Aktivität zu implementieren.

Beziehen Sie alle Mitarbeiter ein

Für jede Organisation, die mit ihrem Intranet erfolgreich sein will, ist es wichtig, alle Mitarbeiter mit der Lösung zu erreichen. Dazu gehören natürlich auch die Mitarbeiter an der Front, die keinen PC, Laptop oder Tablet haben, denen es vielleicht unangenehm ist, Informationen zu suchen, selbst wenn sie ein Gerät in die Hand bekommen, und die in vielen Fällen nicht einmal eine Lizenz für Microsoft 365 haben. In diesem Abschnitt werden wir einige Möglichkeiten untersuchen, wie sichergestellt werden kann, dass ein Intranet alle Mitarbeiter erreichen kann.

Beginnen wir mit den Mitarbeitern, die sich fragen, ob sie über die nötigen Kenntnisse verfügen, um Informationen im Intranet zu finden, vielleicht weil sie nicht geübt sind. Eine gute Möglichkeit für diese Gruppe ist die Verwendung von Tutorials, um die Endnutzer mit der Lösung vertraut zu machen, Erwartungen zu formulieren und zu erklären, wie man allgemeine Aufgaben ausführt. Genau wie in den Schritt-für-Schritt-Anleitungen, durch die man sich beim Herunterladen einer mobilen App bewegt.

Bild 12: Einführung in den Wissensaustausch mit einem Schritt-für-Schritt-Tutorial

Wenn Sie Omnia verwenden, können Sie Teile Ihres Microsoft 365-Intranets auch für Mitarbeiter spiegeln, die kein M365-Konto haben. Das bedeutet, dass Sie Informationen, die für Mitarbeiter an vorderster Front wichtig sind, herauspicken und ein Portal nur für diese Gruppe erstellen können. Diese Benutzer können dann über jeden beliebigen Client, auf den sie Zugriff haben, auf Informationen zugreifen. Ein gängiges Szenario ist hier die Verwendung der Omnia Mobile App.

Bild 13: Mobile App

Im obigen Beispiel sehen wir Screenshots einer Lösung, die auf den "Seattle Store" ausgerichtet ist und Zugriff auf das Mitarbeiterhandbuch, ein Formular für Urlaubsanträge, Store-Themen, Nachrichten, Personensuche und Produktsuche bietet.

Mit Omnia können Sie Tutorials starten, wo immer Sie wollen, sei es auf der Startseite, in einem Bereich der Lösung oder bei der Ausführung einer bestimmten Aufgabe, eines Urlaubsantrags oder Ähnlichem.

Eine großartige und einfache Möglichkeit, die Akzeptanz und Nutzung des Intranets zu fördern, ist die Anbindung an Microsoft Teams. In den letzten drei Jahren haben wir ein rasantes Wachstum von Teams erlebt, und heute ist dies für viele Benutzer der bevorzugte Client für die tägliche Arbeit. Omnia ist auf dieses Szenario gut vorbereitet und kann problemlos als Microsoft Teams App "verpackt" werden.

Bild 14: Teams-Integration

In diesem Beispiel sind wir auf der Intranet-Startseite angekommen und können wie im Browser auf beliebige Inhalte oder Ressourcen zugreifen.

Wenn es um die Einbindung aller Mitarbeiter geht, wollen wir schließlich auch Digital Signage erwähnen. Der Begriff bezieht sich auf größere Bildschirme und Monitore, die zur Anzeige von Nachrichten, Nachrichten, Videos, Bildern und Zeitplänen verwendet werden und häufig in öffentlichen Räumen, Museen, Arenen usw. zu sehen sind. Diese Art der Informationsvermittlung eignet sich aber auch für die interne Kommunikation.

Bild 15: Digital Signage

Mit Omnia können Sie eine Reihe von Artikeln, Seiten, Videos usw. einrichten, die auf einem oder mehreren Monitoren angezeigt werden sollen, z. B. in der Bürokantine in Leicester oder in der Büroetage 2 in Kopenhagen. Die ausgewählten Inhalte werden in einer Schleife auf dem Bildschirm angezeigt und sind für jeden, der in der Nähe arbeitet, verfügbar. Digital Signage kann Ihnen definitiv helfen, die Reichweite Ihres Intranets zu erhöhen.

Erfahren Sie mehr über Employee Experience

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, Ihr Intranet dazu führt, die Eployee Experience in Ihrem Unternehmen zu verbessern, empfehlen wir Ihnen, sich zu unserem Webinar „Wie Intranets die HR- und Personalführungsaufgaben von heute unterstützen“ anzumelden.

Sie können sich auch das On-Demand-Webinar „How intranets can support HR“ oansehen oder sich mit dem Thema befassen, indem Sie herunterladen den Bericht „Intranet and Employee Experience Platforms“ und die Bewertungen der besten Produkte auf dem Markt miteinander vergleichen.

Seit 2015 veröffentlicht das in Großbritannien ansässige Unternehmen ClearBox Consulting jährlich Berichte über Intranet-Produkte, um Führungskräften, Intranet-Managern und IT-Fachleuten zu helfen, den Markt zu verstehen und die Produkte auf die wichtigsten Anforderungen abzustimmen. Die Ausgabe 2022 des Berichts wurde im Januar veröffentlicht und enthält ausführliche Bewertungen von 20 Produkten, wobei Omnia wieder einmal als bestbewertetes Produkt hervorgeht.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine Demo erhalten möchten, um zu sehen, wie Omnia Ihnen helfen kann, einen Wettbewerbsvorteil durch die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung zu erzielen.